Elektronische Rechnungsbearbeitung

Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses dank automatisierter Rechnungsbearbeitung in SAP

Automatisieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitung in SAP und optimieren Sie so den Purchase-to-Pay-Prozess!

Jeden Tag erhält Ihr Unternehmen eine Vielzahl an Rechnungen, die es manuell zu erfassen, prüfen und freizugeben gilt. Die manuelle Rechnungsbearbeitung erfordert nicht nur einen hohen zeitlichen Aufwand sondern ist auch sehr leicht fehleranfällig. Gerade in diesen Purchase-to-Pay-Prozessen ist das Potenzial zur Optimierung bzw. Automatisierung hoch.

Bei der Purchase-to-Pay-Optimierung mit der inPuncto-Software werden die SAP-Businesslogiken und -Tools (Objekte, Verantwortungen, Workflows) mit hilfreichen Zusatzfunktionen erweitert: z.B. Scannen Scansoftware, automatisierter Posteingang für elektronische Dokument inkl. OCR/ICR-Technologie, komfortables Workflow-Management-Tool zur elektronischen Rechnungsbearbeitung und Rechnungsfreigabe, Rechnungscockpit u.v.m. Der Rechnungsworkflow erfolgt ohne Medienbrüche, die Rechnungsworkflow-Protokolle werden automatisch generiert und Rechnungen gesetzkonform sowie revisionssicher archiviert.

Prozessbeteiligte können auch via E-Mail oder Web-App in den elektronischen Prüfungs- und Freigabe-Workflow der Rechnungsbearbeitung eingebunden werden. Sie können sogar ohne Internetverbindung auf Geschäftsreisen Rechnungen bearbeiten: Das fertig geprüfte Dokument wird dann in einer Warteschlange gespeichert und sobald Sie wieder online sind, wird es automatisch via Workflow weitergeleitet. Der Prozess der elektronischen Rechnungsbearbeitung wird dabei nicht unterbrochen!

Für den automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess gehen Rechnungen in Papierform oder digital ein, ohne vorsortiert werden zu müssen. Die rechnungsrelevanten Werte werden automatisch ausgelesen und mit SAP-Werten abgeglichen. Je nach Belegart wird dann zielgerichtet der spezifische Rechnungsworkflow ausgelöst.

Mit dem Rechnungscockpit können Sie alle Rechnungen und Rechnungsprozesse jederzeit überwachen, bei Bedarf eingreifen, die Rechnungen neu zuordnen, sich über den aktuellen Bearbeitungsstand informieren, Rechnungen auswerten etc. Nach der abgeschlossenen Buchung sind das Originaldokument (eingegangene Kreditorenrechnung, Rechnung mit Bestellbezug, Gutschrift etc.) und das Rechnungsworkflow-Protokoll am FI-Beleg (gebuchter Rechnungsbeleg) angehängt.

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Wie funktioniert die elektronische Rechnungsbearbeitung beim automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess in SAP?

In einem einfachen Beispiel, welches für Sie als PDF Download zur Verfügung steht, wird der Prozess der elektronischen Rechnungsbearbeitung exemplarisch dargestellt: Purchase-to-Pay: elektronische Rechnungsbearbeitung