Elektronische Rechnungs-Bearbeitung

Automatisieren Sie Ihre Rechnungsbearbeitung in SAP und optimieren Sie so den Purchase-to-Pay-Prozess!

Prozesse in SAP
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Elektronische Rechnungsbearbeitung

Optimierung des Purchase-to-Pay-Prozesses

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Jeden Tag erhält Ihr Unternehmen eine Vielzahl an Rechnungen, die es manuell zu erfassen, prüfen und freizugeben gilt. Die manuelle Rechnungsbearbeitung erfordert nicht nur einen hohen zeitlichen Aufwand sondern ist auch sehr leicht fehleranfällig. Gerade in diesen Purchase-to-Pay-Prozessen ist das Potenzial zur Optimierung bzw. Automatisierung hoch.

Bei der Purchase-to-Pay-Optimierung mit der inPuncto-Software werden die SAP-Businesslogiken und -Tools (Objekte, Verantwortungen, Workflows) mit hilfreichen Zusatzfunktionen erweitert: z.B. Scannen Scansoftware, automatisierter Posteingang für elektronische Dokument inkl. OCR/ICR-Technologie, komfortables Workflow-Management-Tool zur elektronischen Rechnungsbearbeitung und Rechnungsfreigabe, Rechnungscockpit u.v.m. Der Rechnungsworkflow erfolgt ohne Medienbrüche, die Rechnungsworkflow-Protokolle werden automatisch generiert und Rechnungen gesetzkonform sowie revisionssicher archiviert.

Prozessbeteiligte können auch via E-Mail oder Web-App in den elektronischen Prüfungs- und Freigabe-Workflow der Rechnungsbearbeitung eingebunden werden. Sie können sogar ohne Internetverbindung auf Geschäftsreisen Rechnungen bearbeiten: Das fertig geprüfte Dokument wird dann in einer Warteschlange gespeichert und sobald Sie wieder online sind, wird es automatisch via Workflow weitergeleitet. Der Prozess der elektronischen Rechnungsbearbeitung wird dabei nicht unterbrochen!

Für den automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess gehen Rechnungen in Papierform oder digital ein, ohne vorsortiert werden zu müssen. Die rechnungsrelevanten Werte werden automatisch ausgelesen und mit SAP-Werten abgeglichen. Je nach Belegart wird dann zielgerichtet der spezifische Rechnungsworkflow ausgelöst.

Mit dem Rechnungscockpit können Sie alle Rechnungen und Rechnungsprozesse jederzeit überwachen, bei Bedarf eingreifen, die Rechnungen neu zuordnen, sich über den aktuellen Bearbeitungsstand informieren, Rechnungen auswerten etc. Nach der abgeschlossenen Buchung sind das Originaldokument (eingegangene Kreditorenrechnung, Rechnung mit Bestellbezug, Gutschrift etc.) und das Rechnungsworkflow-Protokoll am FI-Beleg (gebuchter Rechnungsbeleg) angehängt.

Purchase to Pay Optimierung mit inPuncto – günstiger, schneller, transparenter!

Wie funktioniert die elektronische Rechnungsbearbeitung beim automatisierten Purchase-to-Pay-Prozess in SAP?

In einem einfachen Beispiel, welches für Sie als PDF Download zur Verfügung steht, wird der Prozess der elektronischen Rechnungsbearbeitung exemplarisch dargestellt: Purchase-to-Pay: elektronische Rechnungsbearbeitung

Ihre Vorteile mit der Lösung

Schneller

Beschleunigung der Umlaufverfahren, sodass diese nur noch wenige Minuten beanspruchen.
Schneller Zugang zu Originaldokumenten und Einbindung von Managementreports.
Vertreterregelungen und Eskalationen sind klar geregelt – kein Zeitverlust.

Compliance Konform

Anforderungen einhalten: mit unserer von Wirtschaftsprüfern zertifizierten Lösung werden alle gesetzlichen Vorgaben (GoBD) erfüllt.

Transparent

Lückenlose Protokollierung aller Verarbeitungsaktionen.
Vollständiger Überblick über alle Rechnungen und deren Zustände in Echtzeit.
Historiengenerierung für jeden Prozess.

Kostensparend

Auswertungen für das Management.
Einhaltung der Zahlungsziele bei allen Rechnungen.
Reduktion der Mahngebühren.
Steigerung der Skontoerträge.

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Optimierung des Purchase-to-Pay durch die elektronische Rechnungsbearbeitung

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Anwendungsbeispiele

für die Optimierung des Purchase-to-pay-Prozesses

Rechnungseingangsbuch – Cockpit

Mit dem Rechnungseingangsbuch inkl. Cockpit besitzen Sie Transparenz und Kontrolle über alle Rechnungsworkflows.

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Rechnungsprüfung unterschiedlicher Belegarten

Auf der Grundlage klarer Prozessregeln in SAP automatisieren Sie die Rechnungsprüfung unterschiedlichster Belegarten

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Elektronische Rechnungen verarbeiten

Elektronische & Papier Rechnungen mit einer Lösung verarbeiten!

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e-Rechnungen: ZUGFeRD- und XRechnungsformat

e-Rechnungen im ZUGFeRD- und XRechnungsformat einfach & komfortabel verarbeiten!

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Automatisierter Rechnungseingang

Reduzieren Sie die Prozesskosten des Rechnungseingangs-Workflows bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität.

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Automatische Archivierung Eingangsrechnungen

Scannen und archivieren Sie Ihre Eingangsrechnungen automatisch an die gebuchten SAP-Rechnungsbelege.

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Erfolgsgeschichte

Prozessoptimierung im Dokumenten-Management

zur Success Story

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Wie werden Sie weiter digitalisieren?

Ergänzen Sie Ihr SAP-System gezielt mit den Produkten der ECM-Suite von inPuncto und schaffen Sie mehr Komfort und Sicherheit auf dem Weg zur Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse. Flexibel erweiterbar und in verschiedenen Kombinationen einsetzbar, lassen sich somit Ihre dokumentenbasierten Prozesse umfangreich und gewinnbringend digitalisieren.