Workflow Management für SAP

Das Workflow-Tool zur Steuerung von Prüfungs- & Freigabeprozessen von SAP-Dokumenten

Realisieren Sie den elektronischen Workflow für Dokumentenprüfung & Dokumentenfreigabe mit dem Workflow-Management-Tool biz²DocumentControl (ehemals biz²Validator) von inPuncto. Der SAP-Workflow powered by inPuncto ist schlank, komfortabel und günstig! Auch Nicht-SAP-Experten lassen sich in den elektronischen Workflow integrieren!

Eine Vielzahl von Dokumenten, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation per Post oder elektronisch erreichen, unterliegen einem spezifischen Prozess zur Dokumentenfreigabe.

In Abhängigkeit vom Inhalt des Dokuments wird automatisch ein elektronischer Workflow zur Dokumentenfreigabe initiiert und zielgerichtet gesteuert und die relevanten, erforderlichen Prozessbeteiligten gemäß des Genehmigungsverfahren am elektronischen Workflow beteiligt.

Beginnend mit dem ersten Aufruf des Workflow-Management-Tools biz²Document Control aus SAP oder Outlook erfolgt eine Vollständigkeitsprüfung der bereits vorvalidierten Werte des Dokuments im Posteingangs-Verarbeiter biz²ScanServer.

Der Anwender vervollständigt die Angaben, nimmt Änderungen vor und schreibt Kommentare oder Annotationen. Der nächste Sachbearbeiters ist in Form von Regeln in SAP hinterlegt (automatische Bearbeiterfindung) und beschleunigt so das Genehmigungsverfahren. Der User kann dies ggf. auch manuell im elektronischen Workflow übersteuern. Der Freigabeworkflow wird also prozessspezifisch weiter ausgeprägt.

Verschiedene Aspekte – wie z.B. bei Eingangsrechnungen das Thema „Vollständigkeit“ – werden automatisch überprüft und die benötigten Prozessbeteiligten erhalten durch den elektronischen Workflow eine Nachricht zur Bearbeitung/Kommentierung/Kontierung/elektronischen Freigabe des Dokuments etc.

Der inPuncto-Freigabeworkflow bietet diverse Möglichkeiten zur Dokumentenprüfung & Dokumentenfreigabe. Je nachdem, ob es sich um einen SAP-Anwender, einen temporären Anwender oder einen Nicht-SAP-Spezialisten handelt, können Prozessbeteiligte das Workflow-Tool unterschiedlich starten

• in SAP via Cockpit oder Business Workplace,
• außerhalb via Web oder E-Mail, sogar via E-Mail ohne Internet-Verbindung, z.B. im Flugzeug oder im Zug.

Liegen letztlich alle relevanten Prüfungen und Dokumentenfreigaben vor, wird beispielsweise die hierfür vorgesehene Transaktion aus dem SAP-Workflow-Container befüllt – z.B. FB60, MIRO etc.

Mit dem Workflow-Management-Tool zur Dokumentenfreigabe können Sie:

• Ausgelesene Werte visuell überprüfen und ergänzen, Kommentare und Annotationen aufbringen, Dokumente elektronisch freigeben oder zurückweisen.
• Das Dokument automatisch oder manuell an den nächsten Prozessbeteiligten weiterleiten, etc.

Wie funktioniert die Dokumentenfreigabe mit dem elektronischen Workflow-Tool?

Sie finden hier eine Beschreibung des kontextspezifischen Freigabeworkflows mithilfe des biz²DocumentControl anhand eines Beispiels in Form eines PDFs: Rechnungsprüfung automatisieren durch Freigabe-Workflow