Elektronische Rechnungen verarbeiten

Der Posteingangs-Verarbeitungsserver von inPuncto erfasst und verarbeitet unterschiedliche Rechnungsformate wie:

• PDF- / TIF-Format via E-Mail oder Scan von Papier,
• XRechnung 1.2 (XML-Datei): UBL Syntax und UN/CEFACT Syntax
• ZUGFeRD-Rechnungen (PDF-Datei mit XML-Anhang): Format 1.0, 2.0.1 oder 2.1
• EDIFACT-Rechnungen,
• SAP IDoc-Rechnungen,
• Andere länderspezifische Rechnungsformate, z.B.:
  • SIX Paynet, PostFinance (Schweiz)
  • ebInterface (Österreich)
  • Chorus Pro (Frankreich)
  • Facturae (Spanien)
  • FatturaPA.xml (Italien)
  • Finvoice (Finnland)

Der inPuncto-Server verarbeitet die elektronischen Rechnungen (optional auch OCR-technisch und anschließend startet er je Rechnung einen eigenen Workflow in SAP.

Die elektronischen Rechnungen können über verschiedene Eingangskanäle zum Posteingangs-Verarbeitungsserver biz²ScanServer gelangen:

E-Mail Rechnungen mit PDF per Drag&Drop in ein definiertes Verzeichnis ablegen:

Eine Möglichkeit besteht darin, die an die E-Mail angehängte elektronische Rechnung (z.B. im PDF-Format) per Drag&Drop in ein Verzeichnis (z.B. auf dem Desktop) zu ziehen, das mit dem Posteingangs-Verarbeitungsserver verknüpft ist. Dieser prüft automatisch, ob in diesem Verzeichnis E-Mail-Rechnungen zu verarbeiten sind. Wenn dies der Fall ist, dann holt er sich die Dateien und beginnt mit der Verarbeitung der Email-Rechnungen: Extraktion von relevanten Rechnungswerten via OCR-Texterkennung, Abgleich mit SAP-Daten, Übertragung der Rechnungen ins Archiv, Start der Workflows in SAP. Der Verarbeitungsprozess ist der gleiche wie bei Papierrechnungen, außer dass der Barcode systemtechnisch erzeugt wird.

Im SAP-Rechnungscockpit ist zu sehen, dass systemtechnisch ein Barcode je Rechnungsworkflow vergeben wurde. Mit einem Klick kann von dort aus die Rechnung weiter bearbeitet werden: Rechnungsprüfung, ggfs. Kontierung / Klärung, Freigabe, Buchung. Anschließend hängen die Original-Rechnung und das Rechnungsworkflow-Protokoll an dem gebuchten Beleg (via Standard ArchiveLink-Verknüpfung).

Der Vorteil dieses Verfahrens: Sie haben die volle Kontrolle über den Verarbeitungsvorgang der elektronischen Rechnungen, die per E-Mail eingehen.

Elektronische Rechnungen per E-Mail an den Posteingangs-Verarbeitungsserver weiterleiten:

Rechnungen, die per E-Mail kommen entahlten in der Regel einen Text und einen Anhang (die angehängte Rechnung z.B. als PDF-Datei). Der Empfänger kann die E-Mail mit der angehängten elektronischen Rechnung direkt manuell an den Posteingangs-Verarbeitungsserver biz²ScanServer weiterleiten, der hierfür eine extra E-Mail-Adresse bekommt.

Mit Outlook können aber auch Regeln erstellt werden, wohin E-Mails von einem bestimmten Absender gesendet werden sollen oder zuverlässigen Lieferanten kann direkt die E-Mail-Adresse des Verarbeitungsservers gegeben werden.

Der Server von inPuncto hat verschiedene Eingangskanäle, u.a. auch einen SMTP-Eingang. D.h., dass man ihn auch von außen durch einen E-Mail-Mechanismus ansprechen kann. Ab hier beginnt dann die Verarbeitung der elektronischen Rechnungen. Der Prozess ist derselbe wie oben beschrieben.

Die komplette E-Mail kann auch mitabgelegt werden (EML-Format), sodass Infos aus der E-Mail ebenfalls archiviert sind.

Der Vorteil dieses Verfahrens: Volle Automatisierung des Eingangs der elektronischen Rechnungen im SAP-System.

Ergänzen Sie Ihr SAP-System gezielt mit den Produkten der ECM-Suite von inPuncto und schaffen Sie mehr Komfort und Sicherheit auf dem Weg zur Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse. Flexibel erweiterbar und in verschiedenen Kombinationen einsetzbar, lassen sich somit Ihre dokumentenbasierten Prozesse umfangreich und gewinnbringend digitalisieren.