Elektronische Rechnungen verarbeiten

Elektronische Rechnungen: Rechnungsworkflow von E-Mail-PDF & ZUGFeRD

Gehen elektronische Rechnungen per E-Mail als PDF-Rechnungen, im ZUGFeRD-Format eingehen oder auch als EDI-Rechnungen ein, werden diese mithilfe des Posteingangs-Verarbeitungsservers biz²ScanServer von inPuncto direkt ins SAP-System importiert.

Der Posteingangs-Verarbeitungsserver von inPuncto erfasst und verarbeitet unterschiedliche Rechnungsformate wie:

• PDF- / TIF-Format via E-Mail oder Scan von Papier,
• ZUGFeRD-Rechnungen: Format 1.0 oder 2.0,
• EDIFACT-Rechnungen,
• SAP IDOC-Rechnungen,
• SIXpaynet-Rechnungen,
• Postfinance Rechnungen.

Der inPuncto-Server verarbeitet die elektronischen Rechnungen (optional auch OCR-technisch und anschließend startet er je Rechnung einen eigenen Workflow in SAP.

Die elektronischen Rechnungen können über verschiedene Eingangskanäle zum Posteingangs-Verarbeitungsserver biz²ScanServer gelangen:

E-Mail Rechnungen mit PDF per Drag&Drop in ein definiertes Verzeichnis ablegen:

Eine Möglichkeit besteht darin, die an die E-Mail angehängte elektronische Rechnung (z.B. im PDF-Format) per Drag&Drop in ein Verzeichnis (z.B. auf dem Desktop) zu ziehen, das mit dem Posteingangs-Verarbeitungsserver verknüpft ist. Dieser prüft automatisch, ob in diesem Verzeichnis E-Mail-Rechnungen zu verarbeiten sind. Wenn dies der Fall ist, dann holt er sich die Dateien und beginnt mit der Verarbeitung der Email-Rechnungen: Extraktion von relevanten Rechnungswerten via OCR-Texterkennung, Abgleich mit SAP-Daten, Übertragung der Rechnungen ins Archiv, Start der Workflows in SAP. Der Verarbeitungsprozess ist der gleiche wie bei Papierrechnungen, außer dass der Barcode systemtechnisch erzeugt wird.

Im SAP-Rechnungscockpit ist zu sehen, dass systemtechnisch ein Barcode je Rechnungsworkflow vergeben wurde. Mit einem Klick kann von dort aus die Rechnung weiter bearbeitet werden: Rechnungsprüfung, ggfs. Kontierung / Klärung, Freigabe, Buchung. Anschließend hängen die Original-Rechnung und das Rechnungsworkflow-Protokoll an dem gebuchten Beleg (via Standard ArchiveLink-Verknüpfung).

Der Vorteil dieses Verfahrens: Sie haben die volle Kontrolle über den Verarbeitungsvorgang der elektronischen Rechnungen, die per E-Mail eingehen.

Elektronische Rechnungen per E-Mail an den Posteingangs-Verarbeitungsserver weiterleiten:

Rechnungen, die per E-Mail kommen entahlten in der Regel einen Text und einen Anhang (die angehängte Rechnung z.B. als PDF-Datei). Der Empfänger kann die E-Mail mit der angehängten elektronischen Rechnung direkt manuell an den Posteingangs-Verarbeitungsserver biz²ScanServer weiterleiten, der hierfür eine extra E-Mail-Adresse bekommt.

Mit Outlook können aber auch Regeln erstellt werden, wohin E-Mails von einem bestimmten Absender gesendet werden sollen oder zuverlässigen Lieferanten kann direkt die E-Mail-Adresse des Verarbeitungsservers gegeben werden.

Der Server von inPuncto hat verschiedene Eingangskanäle, u.a. auch einen SMTP-Eingang. D.h., dass man ihn auch von außen durch einen E-Mail-Mechanismus ansprechen kann. Ab hier beginnt dann die Verarbeitung der elektronischen Rechnungen. Der Prozess ist derselbe wie oben beschrieben.

Die komplette E-Mail kann auch mitabgelegt werden (EML-Format), sodass Infos aus der E-Mail ebenfalls archiviert sind.

Der Vorteil dieses Verfahrens: Volle Automatisierung des Eingangs der elektronischen Rechnungen im SAP-System.