Elektronische Rechnungen verarbeiten

Elektronische Rechnungen: Rechnungsworkflow von E-Mail-PDF & ZUGFeRD

Gehen elektronische Rechnungen per E-Mail als PDF-Rechnungen, im ZUGFeRD-Format eingehen oder auch als EDI-Rechnungen ein, werden diese mithilfe des Posteingangs-Verarbeitungsservers biz²ScanServer von inPuncto direkt ins SAP-System importiert.

Der Posteingangs-Verarbeitungsserver von inPuncto erfasst und verarbeitet unterschiedliche Rechnungsformate wie:

  • PDF- / TIF-Format via E-Mail oder Scan von Papier,
  • XRechnung 1.2 (XML-Datei): UBL Syntax und UN/CEFACT Syntax (Syntax identisch mit ZUGFeRD 2.0)
  • ZUGFeRD-Rechnungen (PDF-Datei mit XML-Anhang): Format 1.0 oder 2.0,
  • EDIFACT-Rechnungen,
  • SAP IDoc-Rechnungen,
  • Andere länderspezifische Rechnungsformate, z.B.:
    • SIX Paynet, PostFinance (Schweiz)
    • ebInterface (Österreich)
    • Chorus Pro (Frankreich)
    • Facturae (Spanien)
    • FatturaPA.xml (Italien)
    • Finvoice (Finnland)

Der inPuncto-Server verarbeitet die elektronischen Rechnungen (optional auch OCR-technisch und anschließend startet er je Rechnung einen eigenen Workflow in SAP.

Die elektronischen Rechnungen können über verschiedene Eingangskanäle zum Posteingangs-Verarbeitungsserver biz²ScanServer gelangen:

E-Mail Rechnungen mit PDF per Drag&Drop in ein definiertes Verzeichnis ablegen:

Eine Möglichkeit besteht darin, die an die E-Mail angehängte elektronische Rechnung (z.B. im PDF-Format) per Drag&Drop in ein Verzeichnis (z.B. auf dem Desktop) zu ziehen, das mit dem Posteingangs-Verarbeitungsserver verknüpft ist. Dieser prüft automatisch, ob in diesem Verzeichnis E-Mail-Rechnungen zu verarbeiten sind. Wenn dies der Fall ist, dann holt er sich die Dateien und beginnt mit der Verarbeitung der Email-Rechnungen: Extraktion von relevanten Rechnungswerten via OCR-Texterkennung, Abgleich mit SAP-Daten, Übertragung der Rechnungen ins Archiv, Start der Workflows in SAP. Der Verarbeitungsprozess ist der gleiche wie bei Papierrechnungen, außer dass der Barcode systemtechnisch erzeugt wird.

Im SAP-Rechnungscockpit ist zu sehen, dass systemtechnisch ein Barcode je Rechnungsworkflow vergeben wurde. Mit einem Klick kann von dort aus die Rechnung weiter bearbeitet werden: Rechnungsprüfung, ggfs. Kontierung / Klärung, Freigabe, Buchung. Anschließend hängen die Original-Rechnung und das Rechnungsworkflow-Protokoll an dem gebuchten Beleg (via Standard ArchiveLink-Verknüpfung).

Der Vorteil dieses Verfahrens: Sie haben die volle Kontrolle über den Verarbeitungsvorgang der elektronischen Rechnungen, die per E-Mail eingehen.

Elektronische Rechnungen per E-Mail an den Posteingangs-Verarbeitungsserver weiterleiten:

Rechnungen, die per E-Mail kommen entahlten in der Regel einen Text und einen Anhang (die angehängte Rechnung z.B. als PDF-Datei). Der Empfänger kann die E-Mail mit der angehängten elektronischen Rechnung direkt manuell an den Posteingangs-Verarbeitungsserver biz²ScanServer weiterleiten, der hierfür eine extra E-Mail-Adresse bekommt.

Mit Outlook können aber auch Regeln erstellt werden, wohin E-Mails von einem bestimmten Absender gesendet werden sollen oder zuverlässigen Lieferanten kann direkt die E-Mail-Adresse des Verarbeitungsservers gegeben werden.

Der Server von inPuncto hat verschiedene Eingangskanäle, u.a. auch einen SMTP-Eingang. D.h., dass man ihn auch von außen durch einen E-Mail-Mechanismus ansprechen kann. Ab hier beginnt dann die Verarbeitung der elektronischen Rechnungen. Der Prozess ist derselbe wie oben beschrieben.

Die komplette E-Mail kann auch mitabgelegt werden (EML-Format), sodass Infos aus der E-Mail ebenfalls archiviert sind.

Der Vorteil dieses Verfahrens: Volle Automatisierung des Eingangs der elektronischen Rechnungen im SAP-System.

VIDEOS:

Rechnungsworkflow von E-Mail (PDF) & ZUGFeRD-Rechnungen Video-Tutorials für Sie:

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

YouTube

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

Ihr Ansprechpartner

Ihr inPuncto Team

E-Mail: kontakt[at]inpuncto.com
Telefon: +49 (0) 711 66 188 500

Geprüft und zertifiziert!

Elektronische Rechnungen per e-mail mit geprüfter Software von inPuncto

Geprüfte Revisionssicherheit für Ihre dokumentenbasierte Prozesse mit inPuncto ECM-Software

Weitere Lösungen für die Prozessoptimierung mit dem elektronischen Dokumenteneingang und dem Freigabe-Workflow in SAP

Weitere Lösungen für die Prozessoptimierung mit dem elektronischen Dokumenteneingang und dem Freigabe-Workflow in SAP