Elektronische Rechnungen verarbeiten

Elektronische Rechnungen: Rechnungsworkflow von Email-PDF & ZUGFeRD

Elektronische Rechnungen, die per Email als PDF-Rechnungen oder ZUGFeRD eingehen oder auch EDI-Rechnungen, werden mithilfe des Posteingangs-Verarbeitungsservers biz²ScanServer von inPuncto direkt ins SAP-System importiert.

Der Posteingangs-Verarbeitungsserver von inPuncto erfasst und verarbeitet unterschiedliche Rechnungsformate wie:

PDF- / TIF-Format via Email oder Scan von Papier,
ZUGFeRD-Rechnungen: Unterstützung vom BASIC-, COMFORT- und EXTENDED-Profil,
EDIFACT-Rechnungen,
SAP IDOC-Rechnungen,
SIXpaynet-Rechnungen,
Postfinance Rechnungen.

Der inPuncto-Server verarbeitet zuerst die elektronischen Rechnungen auch OCR-technisch und anschließend startet er je Rechnung ein Workflow in SAP.

Die elektronischen Rechnungen können über verschiedene Eingangskanäle zum Posteingangs-Verarbeitungsserver biz²ScanServer gelangen:

Email Rechnungen PDF per Drag&Drop in ein definiertes Verzeichnis ablegen:

Eine Möglichkeit ist, die an die Email angehängte elektronische Rechnung (z.B. im PDF-Format) per Drag&Drop in ein Verzeichnis zu ziehen. Dieses Verzeichnis kann als Verknüpfung auf dem Desktop eingerichtet sein. Der Posteingangs-Verarbeitungsserver prüft automatisch, ob in diesem Verzeichnis Email-Rechnungen zu verarbeiten sind. Wenn dies der Fall ist, dann holt er sich die Dateien und beginnt mit der Verarbeitung der Email-Rechnungen: Extraktion von relevanten Rechnungswerten via OCR-Texterkennung, Abgleich mit SAP-Daten, Übertragung der Rechnungen ins Archiv, Start der Workflows in SAP. Der Verarbeitungsprozess ist der gleiche wie bei Papierrechnungen, außer dass der Barcode systemtechnisch erzeugt wird.

Im SAP-Rechnungscockpit ist zu sehen, dass systemtechnisch ein Barcode je Rechnungsworkflow vergeben wurde. Mit einem Klick kann von dort aus die Rechnung weiter bearbeitet werden: Rechnungsprüfung, ggfs. Kontierung / Klärung, Freigabe, Buchung. Anschließend hängen die Original-Rechnung und das Rechnungsworkflow-Protokoll an dem gebuchten Beleg (via Standard ArchiveLink-Verknüpfung).

Der Vorteil dieses Verfahrens: Volle Kontrolle über den Verarbeitungsvorgang elektronischer Rechnungen, die per Email eingehen.

Elektronische Rechnungen per Email an den Posteingangs-Verarbeitungsserver weiterleiten:

Die Rechnungen kommen per Email. Die Email enthält in der Regel einen Text und einen Anhang (die angehängte Rechnung z.B. als PDF-Datei). Der Empfänger kann die Email mit der angehängten elektronischen Rechnung direkt an den Posteingangs-Verarbeitungsserver biz²ScanServer weiterleiten.

Mit Outlook können aber auch Regeln erstellt werden, wohin Emails von einem bestimmten Absender gesendet werden sollen oder zuverlässigen Lieferanten kann direkt die Email-Adresse des Verarbeitungsservers gegeben werden.

Der Server von inPuncto hat verschiedene Eingangskanäle, u.a. auch einen SMTP-Eingang, d.h., dass man ihn auch von außen durch einen Email-Mechanismus ansprechen kann. Ab hier beginnt dann die Verarbeitung der elektronischen Rechnungen. Der Prozess ist der gleiche wie oben beschrieben.

Die komplette Email kann auch mitabgelegt werden (EML-Format), sodass Infos aus der Email ebenfalls archiviert sind.

Der Vorteil dieses Verfahrens: Volle Automatisierung des Eingangs der elektronischen Rechnungen im SAP-System.

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