Automatische Archivierung von Eingangsrechnungen

Scannen und Archivieren von Eingangsrechnungen an die gebuchten SAP-Rechnungsbelege

Verwalten Sie Ihre Eingangsrechnungen in Ihrem SAP-ERP-System mittels automatischer Zuordnung und Archivierung von Eingangsrechnungen an die gebuchten Rechnungsbelege!

Die manuelle Suche von Eingangsrechnungen (Originale) zu den gebuchten Belegen in SAP ist zeitaufwendig. Mit unserer Software können Eingangsrechnungen komfortabel und schnell den entsprechenden Belegen zugeordnet und im Archiv z.B. im SAP-Archiv von inPuncto biz²ArchiveServer archiviert werden (Barcode-Archivierung).

Bei der Buchung des Beleges wird über das Customizing z.B. eingestellt, dass dem zu buchenden Beleg noch ein Barcode mitgegeben wird („Barcode erfassen“). Dazu erfasst der Bearbeiter in der Buchhaltung den Rechnungsbeleg und überträgt die Daten der Eingangsrechnung manuell in die Transaktion. Bei der Buchung wird der Benutzer automatisch zur Eingabe eines Barcodes aufgefordert („Barcode erfassen“). Ein Barcode-Label (z.B. fortlaufend von der Rolle) wird auf die Eingangsrechnung angebracht.

Die Papierrechnungen können entweder einzeln eingescannt werden oder von einem weiteren Mitarbeiter können zu einem späteren Zeitpunkt mehrere Rechnungen im Stapel gescannt werden. Die weitere Verarbeitung erfolgt völlig automatisch mit dem inPuncto Server zur Posteingangs-Dokumentenverarbeitung.

In diesem Szenario werden die Barcodes mit dem wartenden Beleg verknüpft und die Images der Eingangsrechnungen archiviert. Wenn nach einer Original-Eingangsrechnung gesucht wird, kann diese einfach direkt aus dem jeweiligen SAP-Beleg über die Anlagenliste aufgerufen werden. Die Eingangsrechnungen sind via ArchiveLink mit den gebuchten Belegen (Business-Objekten) verknüpft.

Wie funktioniert das Scannen & Archivieren von Eingangsrechnungen?

In einem einfachen Beispiel, welches für Sie als PDF-Download zur Verfügung steht, wird der Prozess vom Scannen & Archivieren von Eingangsrechnungen inkl. der Verknüpfung an den gebuchten Belegen exemplarisch dargestellt: Eingangsrechnungen an SAP Belege Scannen und Archivieren »