Eingangsrechnungen verwalten, automatisch in SAP zuordnen & archivieren

Verwalten Sie Ihre Eingangsrechnungen in Ihrem SAP-ERP-System mittels automatischer Zuordnung und Archivierung von Eingangsrechnungen an die gebuchten Rechnungsbelege!

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SAP-Archivierung
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Eingangsrechnungen verwalten, automatisch in SAP zuordnen & archivieren

Eingangsrechnungen an die gebuchten SAP-Rechnungsbelege zuordnen

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Die manuelle Suche von Eingangsrechnungen (Originale) zu den gebuchten Belegen in SAP ist zeitaufwendig. Mit unserer Software können Sie die Eingangsrechnungen verwalten und komfortabel und schnell den entsprechenden Belegen zuordnen und im Archiv z.B. im SAP-Archiv von inPuncto biz²ArchiveServer archivieren (Barcode-Archivierung).

Bei der Buchung des Beleges wird über das Customizing z.B. eingestellt, dass dem zu buchenden Beleg noch ein Barcode mitgegeben wird (Barcode-Erfassung). Dazu erfasst der Bearbeiter in der Buchhaltung den Rechnungsbeleg und überträgt die Daten der Eingangsrechnung manuell in die Transaktion. Bei der Buchung wird der Benutzer automatisch zur Eingabe eines Barcodes aufgefordert („Barcode erfassen“). Ein Barcode-Label (z.B. fortlaufend von der Rolle) wird auf die Eingangsrechnung angebracht.

Die Papierrechnungen können entweder einzeln eingescannt werden oder von einem weiteren Mitarbeiter können zu einem späteren Zeitpunkt mehrere Rechnungen im Stapel gescannt werden. Die weitere Verarbeitung erfolgt völlig automatisch mit dem inPuncto Server zur Posteingangs-Dokumentenverarbeitung.

In diesem Szenario werden die Barcodes mit dem wartenden Beleg verknüpft und die Images der Eingangsrechnungen archiviert. Wenn nach einer Original-Eingangsrechnung gesucht wird, kann diese einfach direkt aus dem jeweiligen SAP-Beleg über die Anlagenliste aufgerufen werden. Die Eingangsrechnungen sind via ArchiveLink mit den gebuchten Belegen (Business-Objekten) verknüpft.

Wie kann man die SAP Eingangsrechnungen verwalten?

In einem einfachen Beispiel, welches für Sie als PDF-Download zur Verfügung steht, wird der Prozess vom Scannen & Archivieren von Eingangsrechnungen inkl. der Verknüpfung an den gebuchten Belegen exemplarisch dargestellt: Eingangsrechnungen verwalten und an SAP Belege Scannen und Archivieren »

Ihre Vorteile mit der Lösung von inPuncto

Komfortabel

Kein aufwendiges Suchen nach Originalen.

Revisionssicher

Revisionssichere Archivierung via Speicherung auf wormfähigen Medien.

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Geringer Einarbeitungsaufwand.

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Anwendungsbeispiele

Eingansrechnungen verwalten: An SAP-Belege Scannen, Archivieren & Verknüpfen:

Rechnungswesen

FI-Rechnungen (Rechnungen ohne Bestellbezug, Kreditorengutschriften), MM-Rechnungen (Rechnungen mit Bestellbezug, Anzahlungsrechnungen, Anzahlungsanforderungen, Anlagenbuchungen, Sachkontenbuchungen) etc.

Logistik & Produktion

beliebige geschäftsrelevanten Dokumente z.B. Lieferscheine, Gelangensbestätigungen, Auftragsbestätigungen ect.

Management, Personalwesen, Engineering

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Wie werden Sie weiter digitalisieren?

Ergänzen Sie Ihr SAP-System gezielt mit den Produkten der ECM-Suite von inPuncto und schaffen Sie mehr Komfort und Sicherheit auf dem Weg zur Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse. Flexibel erweiterbar und in verschiedenen Kombinationen einsetzbar, lassen sich somit Ihre dokumentenbasierten Prozesse umfangreich und gewinnbringend digitalisieren.