Rechnungsprüfung, Workflow & Buchung in SAP

Beim Prozess der Rechnungsverarbeitung & Rechnungsprüfung hat jede Rechnungsart verschiedene Anforderungen. Um eine automatische Rechnungsprüfung in SAP vorzunehmen, müssen die verschiedenen Rechnungsarten erkannt und entsprechend gemanagt werden. Diese Flexibilität bringt die inPuncto-Software bereits mit.

Für den Prozess der automatischen Rechnungsverarbeitung & Rechnungsprüfung werden zunächst Eingangsrechnungen unterschiedlichster Belegarten (z.B. mit/ohne Bestellbezug, Gutschrift, Anlagebuchung, etc.) im Stapel eingescannt. Elektronische Rechnungen, die per E-Mail als PDF oder ZUGFeRD eingehen oder EDI-Rechnungen, werden direkt elektronisch verarbeitet.

Nach der OCR/ICR-Verarbeitung  wird aus dem ausgelesenen Rechnungskontext eine Belegart vorgeschlagen – letztlich wird hierüber auch die entsprechende Transaktion zur Verbuchung der Rechnung bestimmt.

Neben der Durchführung einer systemtechnischen Rechnungsprüfung sowie Wareneingangsprüfung werden außerdem Stamm- und Bewegdaten analysiert.

Verschiedene Abhängigkeiten wirken auf den Rechnungsprozess bzw. Rechnungsworkflow:

• Belegart (typische Kreditorenrechnung ohne Bestellbezug, Eingangsrechnung mit Bestellbezug, Gutschrift, Anzahlungsrechnung, Anzahlungsanforderung, Anlagenbuchung, Sachkontenbuchung etc.)
• Favorisierte Transaktion Ihres Unternehmens,
• Buchungskreis,
• Rechnungsparameter (z.B. Höhe des Rechnungsbetrags),
• Unterschriftenregelung für die Rechnungsprüfung und –freigabe,
• Berechtigungen, etc.

Diese Einflusskriterien prägen den Rechnungsprozess und damit ist auch die benötigte Unterschriftenregelung klar adressiert.

Beispiele von Rechnungsworkflows für die digitale Rechnungsprüfung:

• Ist eine Rechnungsposition zu hoch für einen „Freigeber“ wird z.B. nach dem 4-Augen Prinzip die Person mit der nächsthöheren Finanzkompetenz in den Prozess der Rechnungsprüfung eingebunden.
• Eingangsrechnungen mit Bestellbezug werden in zwei Buchungskreisen komplett unterschiedlich gehandhabt.
• Rechnungen werden seitens der Buchhaltung vorkontiert und dann im Workflow entsprechend weiterbearbeitet z.B. um von den Verantwortlichen geprüft und freigegeben zu werden oder umgekehrt!

Gemäß der Prozessdefinition wird in SAP für die digitale Rechnungsprüfung jeder Rechnung ein spezifischer Workflow gestartet. Prozessbeteiligte können via SAP GUI (Cockpit, Business Workplace), E-Mail oder Web-App in den Rechnungsprozess eingebunden werden und Rechnungen prüfen, kommentieren, genehmigen, zurücksenden.

Wie funktioniert die automatische Rechnungsverarbeitung & Rechnungsprüfung?

In einem einfachen Beispiel, welches für Sie als PDF-Download zur Verfügung steht, wird der Prozess der automatischen Rechnungsverarbeitung & Rechnungsprüfung exemplarisch dargestellt: Automatisierte Rechnungsbearbeitung beliebiger Belegarten

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