Rechnungsprüfung unterschiedlicher Belegarten

Automatische Rechnungsverarbeitung & Rechnungsprüfung beliebiger Belegarten in SAP

Automatisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung inklusive elektronischer Rechnungsprüfung in SAP – gleich, ob es sich um typische Eingangsrechnungen (Lieferanten-, Kreditorenrechnungen) oder Spezialfälle handelt. Eine Vielzahl von Belegarten wird unterstützt!

Der Prozess der Rechnungsverarbeitung & Rechnungsprüfung hat je nach Rechnungsart verschiedene Anforderungen. Es gilt somit, verschiedenste Belegarten von Rechnungen sicher zu managen und eine möglichst automatische Rechnungsprüfung in SAP vorzunehmen. Diese Flexibilität bringt die inPuncto-Software bereits mit.

Für den Prozess der automatischen Rechnungsverarbeitung & Rechnungsprüfung werden zunächst Eingangsrechnungen unterschiedlichster Belegart (z.B. mit/ohne Bestellbezug, Gutschrift, Anlagebuchung, etc.) im Stapel eingescannt. Elektronische Rechnungen, die per Email als PDF oder ZUGFeRD eingehen oder EDI-Rechnungen, werden direkt elektronisch verarbeitet.

Nach der OCR/ICR-Verarbeitung  wird aus dem ausgelesenen Rechnungskontext eine Belegart vorgeschlagen – letztlich wird hierüber auch die entsprechende Transaktion zur Verbuchung der Rechnung bestimmt.

Eine systemtechnische Rechnungsprüfung sowie Wareneingangsprüfung wird ebenso durchgeführt. Stamm- und Bewegdaten werden analysiert.

Verschiedene Abhängigkeiten wirken auf den Rechnungsprozess bzw. Rechnungsworkflow:

• Belegart (typische Kreditorenrechnung ohne Bestellbezug, Eingangsrechnung mit Bestellbezug, Gutschrift, Anzahlungsrechnung, Anzahlungsanforderung, Anlagenbuchung, Sachkontenbuchung etc.)
• Favorisierte Transaktion Ihres Unternehmens,
• Buchungskreis,
• Rechnungsparameter (z.B. Höhe des Rechnungsbetrags),
• Unterschriftenregelung für die Rechnungsprüfung und –freigabe,
• Berechtigungen, etc.

Diese Einflusskriterien prägen den Rechnungsprozess und damit ist auch die benötigte Unterschriftenregelung klar adressiert.

Beispiele von Rechnungsworkflows für die elektronische Rechnungsprüfung:

• Ist eine Rechnungsposition zu hoch für einen „Freigeber“ wird z.B. nach dem 4-Augen Prinzip die Person mit der nächsthöheren Finanzkompetenz in den Prozess der Rechnungsprüfung mit eingebunden.
• Eingangsrechnungen mit Bestellbezug werden in zwei Buchungskreisen komplett unterschiedlich gehandhabt.
• Rechnungen werden seitens der Buchhaltung vorkontiert und dann geht der Workflow auf die Reise z.B. zur Prüfung und Freigabe von den jeweiligen Verantwortlichen oder umgekehrt!

Gemäß der Prozessdefinition wird in SAP für die elektronische Rechnungsprüfung jeder Rechnung ein spezifischer Workflow gestartet. Prozessbeteiligte können via SAP GUI (Cockpit, Business Workplace), E-Mail oder Web Rechnungen prüfen, kommentieren, genehmigen, zurücksenden. Auch Nicht-SAP-Profis können in den Rechnungsprozess eingebunden werden.

Wie funktioniert die automatische Rechnungsverarbeitung & Rechnungsprüfung?

In einem einfachen Beispiel, welches für Sie als PDF-Download zur Verfügung steht, wird der Prozess der automatischen Rechnungsverarbeitung & Rechnungsprüfung exemplarisch dargestellt: Automatisierte Rechnungsbearbeitung beliebiger Belegarten