e-Rechnungen im ZUGFeRD-Format ­für SAP

inPuncto unterstützt das ZUGFeRD/XRechnungsformat und die FeRD-Initiative!

Was ist ZUGFeRD?

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ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein neues Dateiformat für e-Rechnungen (auch als e-Invoicing bekannt), das auf PDF/A-3 beruht und strukturierte Daten im XML-Format enthält. Durch diesen hybriden Ansatz dient das PDF als „Container“, mit dem Rechnungsdaten einerseits über das PDF visuell dargestellt und andererseits über das eingebettete, standardisierte XML-Format, maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Da das ZUGFeRD-XML-Format auf dem internationalen Standard UN-CEFACT basiert, ist es auch außerhalb von Deutschland nutzbar.

Warum sollte ZUGFeRD genutzt werden?

Durch das standardisierten PDF/A kann das ZUGFeRD-Format von Anwendern herstellerunabhängig und ohne bilaterale Abstimmungen für den Austausch von elektronischen Rechnungen genutzt werden. Mit anderen Worten: Durch das standardisierte Rechnungsformat wird der Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen sowie Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schneller und einfacher. Da eine ZUGFeRD-Rechnung immer das PDF selbst und die XML-Datei enthält, kann der Empfänger außerdem selbst entscheiden, welches Format er verarbeiten möchte. Die Funktionsweise von ZUGFeRD-Rechnungen wird wiederum durch das verwendete Profil definiert.

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ZUGFeRD 1.0 Basic

Mit dem Basic-Profil werden einfache Rechnungsdaten (Kopf- und Fußdaten, reduzierte Positionsdaten) in strukturierter Form zur Verfügung gestellt, die für die Buchung und Einleitung von Zahlungen erforderlich sind. Weitere Rechnungsinformationen werden in Freitextform abgebildet.

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ZUGFeRD 1.0 Comfort

Mit dem Comfort-Profil können mehr strukturierte Daten an den Empfänger übermittelt werden als mit dem Basis-Profil. Dadurch ist es dem Empfänger möglich die Rechnungsverarbeitung noch weiter zu automatisieren, da die Informationen, die für die Verarbeitung notwendig sind in strukturierter Form bzw. als qualifizierter Text übermittelt werden.

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ZUGFeRD 1.0 Extended

Mit dem Extended-Profil werden alle Daten sowohl in strukturierte Form als auch als qualifiziertes Textfeld abgebildet und der Empfänger entscheidet, welche dieser Daten er für den jeweiligen Geschäftsprozess benötigt und auslesen möchte. Zusätzliche Daten, die nicht für die Rechnungsverarbeitung relevant sind, können als Freitext hinzugefügt werden.

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ZUGFeRD 2.0* bzw. Factur-X

Im Zuge des E-Rechnungsgesetzes und der damit verbundenen europäischen Norm EN 16931, die als neuer Standard für elektronische Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung festgelegt wurde, musste auch das ZUGFeRD-Format angepasst werden. Das Ergebnis ist ZUGFeRD 2.0 bzw. auf internationaler Ebene “Factur-X”. Genau wie ZUGFeRD 1.0 basiert auch ZUGFeRD 2.0 auf UN/CEFACT.

ZUGFeRD 2.0 bzw. Factur-X ist ein Paket, das aus vier Teilen besteht:

  • Teil 1: ZUGFeRD 2.0 Profil EN 16931 (Norm)
  • Teil 2: ZUGFeRD 2.0 Profil Extended
  • Teil 3: ZUGFeRD 2.0 Profil Basic
  • Teil 4: ZUGFeRD 2.0 Profil Buchungshilfe

Teil 1 (ZUGFeRD 2.0 Profil EN 1693) ist direkter Nachfolger des ZUGFeRD 1.0-Profil “Comfort” und entspricht exakt dem europäischen Standard. Das heißt, Rechnungen im ZUGFeRD 2.0-Profil EN 16931 kann von allen europäischen Verwaltungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU empfangen und verarbeitet werden. Teil 2 (Profil Extended), Teil 3 (Profil Basic) und Teil 4 (Profil Buchungshilfe) wurden mit dem französischen Forum harmonisiert. Öffentliche Verwaltungen in Frankreich akzeptieren neben dem Profil EN 16931 auch die anderen Factur-X-Profile (Basic, Extended und Buchungshilfe), wenn sie an das zentrale E-Rechnungs-Portal “Chorus” angeschlossen sind.

* Die aktuelle Fassung ZUGFeRD 2.0.1 wurde am 15. Oktober 2019 veröffentlicht. Die Version beinhaltet Korrekturen, um die Konformität von ZUGFeRD 2.0 mit der EN16931 zu gewährleisten.

ZUGFeRD 2.1.1 bzw. Factur-X 1.0

In dieser neuen Version von ZUGFeRD (vom 01.07.2020) wird auch ein weiteres Profil zur Verfügung gestellt, nämlich das XRechnungs-Profil (nur als XML-Datei zu erzeugen), das auch die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland erfüllt. Somit wird es möglich sein, elektronische Rechnungen an die Rechnungsempfänger in der Bundesverwaltung gesendet werden.

Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie auf ZUGFeRD 2.1.1. umstellen wollen, wir unterstützen Sie gerne dabei!

Wie funktioniert ZUGFeRD mit inPuncto?

Wenn Sie unseren Posteingang-Verarbeitungserver biz²ScanServer nutzen und eine ZUGFeRD-Rechnung (Format 1.0, 2.0.1 oder 2.1.1.) bei Ihnen eintrifft, dann können Sie diese wie gewohnt entweder automatisch oder manuell gesteuert über den E-Mail-Eingang für elektronische Rechnungen weiterverarbeiten und in das SAP-System übertragen.

Die XML-Datei wird dort analysiert und je nach ZUGFeRD-Profil entsprechend ausgelesen. Anschließend startet der SAP Workflow. Mit dem Workflow Tool biz²DocumentControl können Sie sich das PDF gleichzeitig auch visualisieren lassen sowie die Rechnung prüfen, kontieren, freigeben etc.

Ihre Vorteile als Versender

Schnell

  • Prozessbeschleunigung beim Empfänger durch das einheitliche Format (ZUGFeRD-Rechnungen können dadurch schneller verarbeitet und bezahlt werden)
  • Verbesserung der Liquidität.

Kostensparend

  • Einsparung von hohen Porto- und Papierkosten.
  • Einsparung von Papierarchiven.
  • Zeitaufwand für Versand von Papierrechnungen entfällt.

Ihre Vorteile als Empfänger

Automatisiert

  • Vollautomatische und fehlerfreie Ablage der Rechnungen.
  • Rechnungen können schneller gefunden werden.
  • Prozessbeschleunigung durch den automatischen Abgleich mit der Bestellung und der automatischen Übernahme der Rechnungsdaten.

Effizient

  • Einsparung von Zeit, Platz und Papier.
  • Dank automatischer Genehmigungs- und Freigabeworkflows lassen sich Skontofristen leichter einhalten.
  • Zeitaufwand für Versand von Papierrechnungen entfällt.

Visualisiert

Kurze Übersicht zur Workflow von ZUGFeRD-Rechnungen:

Kurz und kompakt – die Highlights unserer Software

Vorteile

  • NLightweight
  • NGeprüft & zertifiziert
  • NKostengünstig
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