e-Rechnungen im ZUGFeRD-Format für SAP

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD ist ein neues Dateiformat für e-Rechnungen auch als e-Invoicing bekannt, das auf PDF/A-3 beruht und strukturierte Daten im XML-Format enthält. Durch diesen hybriden Ansatz dient das PDF als „Container“, mit den Rechnungsdaten einerseits über das PDF visuell dargestellt und andererseits über das eingebettete, standardisierte XML-Format, maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Da das ZUGFeRD-XML-Format auf dem internationalen Standard UN-CEFACT basiert, ist es auch außerhalb von Deutschland nutzbar.

Warum sollte ZUGFeRD genutzt werden?

Durch das standardisierten PDF/A kann das ZUGFeRD-Format von Anwendern herstellerunabhängig und ohne bilaterale Abstimmungen für den Austausch von elektronischen Rechnungen genutzt werden. Mit anderen Worten: Durch das standardisierte Rechnungsformat wird der Austausch von elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen sowie Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung schneller und einfacher. Da eine ZUGFeRD-Rechnung immer das PDF selbst und die XML-Datei enthält, kann der Empfänger außerdem selbst entscheiden, welches Format er verarbeiten möchte. Die Funktionsweise von ZUGFeRD-Rechnungen wird wiederum durch das verwendete Profil definiert.

Die verschiedenen ZUGFeRD-Profile

Mit dem Basic-Profil werden einfache Rechnungsdaten (Kopf- und Fußdaten, reduzierte Positionsdaten) in strukturierter Form zur Verfügung gestellt, die für die Buchung und Einleitung von Zahlungen erforderlich sind. Weitere Rechnungsinformationen werden in Freitextform abgebildet.
Mit dem Comfort-Profil können mehr strukturierte Daten an den Empfänger übermittelt werden. Dadurch ist es dem Empfänger möglich die Rechnungsverarbeitung noch optimaler zu automatisieren, da die Informationen, die für die Verarbeitung notwendig sind in strukturierter Form bzw. als qualifizierter Text übermittelt werden.
Mit dem Extended-Profil werden alle Daten sowohl in strukturierte Form als auch als qualifiziertes Textfeld abgebildet und der Empfänger entscheidet, welche dieser Daten er für den jeweiligen Geschäftsprozess benötigt und auslesen möchte. Zusätzliche Daten, die nicht für die Rechnungsverarbeitung relevant sind, können als Freitext hinzugefügt werden.

Wie funktioniert ZUGFeRD mit inPuncto?

Wenn Sie unseren Posteingang-Verarbeitungserver biz²ScanServer nutzen und eine ZUGFeRD-Rechnung bei Ihnen eintrifft, dann können Sie diese wie gewohnt entweder automatisch oder manuell gesteuert über den Email-Eingang für elektronische Rechnungen weiterverarbeiten und in das SAP-System übertragen.

Die XML-Datei wird dort dann analysiert, je nach ZUGFeRD-Profil entsprechend ausgelesen. Anschließend startet der SAP Workflow und mit dem Workflow Tool biz²DocumentControl können Sie sich das PDF gleichzeitig auch visualisieren lassen sowie die Rechnung prüfen, kontieren, freigeben etc.

VIDEO:

Rechnungsworkflow von ZUGFeRD-Rechnungen Video-Tutorial für Sie:
Ihr Ansprechpartner

Ihr inPuncto Team

E-Mail: kontakt[at]inpuncto.com
Telefon: +49 (0) 711 66 188 500

ZUGFeRD-Rechnungen bearbeiten mit inPuncto

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Vorteile von ZUGFeRD-Rechnungen

Für Sie als Versender von ZUGFeRD-Rechnungen besteht ein großer Vorteil darin, dass für Sie hohe Porto- und Papierkosten sowie der zeitliche Aufwand des Versendens von Papierrechnungen entfällt.

Durch elektronische Rechnungen sparen Sie außerdem Platz und Sie können diese auch jederzeit leicht wiederfinden. Durch das einheitliche Format können die Prozesse beim Empfänger beschleunigt werden, da ZUGFeRD-Rechnungen schneller verarbeiten und bezahlen werden können, was letztendlich auch Ihre Liquidität verbessert.

Als Empfänger profitieren Sie von der vollautomatischen und fehlerfreien Ablage der Rechnungen und auch Sie sparen Papier und Zeit und können abgelegte Rechnungen leicht wiederfinden.

Durch die automatische elektronische Weiterleitung können Genehmigungen und Freigaben schnell eingeholt werden, wodurch Sie Skontofristen leichter einhalten können. Durch den automatischen Abgleich mit der Bestellung und der automatischen Übernahme von Daten sparen Sie nicht nur Zeit, sondern beschleunigen auch Ihre Prozesse.

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Was bedeutet die Abkürzung „ZUGFeRD“?

Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

 

Geprüft und zertifiziert!

e-Rechnungen im ZUGFeRD-Format einfach mit geprüfter Software von inPuncto verarbeiten

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