Digitaler Posteingang für SAP

Um Dokumente zu bearbeiten, Werte automatisch zu erkennen (OCR-Texterkennung) bzw. Prozesse (Workflows) auszulösen haben wir die serverbasierte Anwendung zur Posteingangsverarbeitung & Dokumentenverarbeitung biz²ScanServer entwickelt. Mit diesem Tool können Sie ganze Papierstapel oder große Mengen an elektronischen Dateien (z.B. PDF-Rechnungen) auch via OCR/ICR -Texterkennung völlig automatisch als digitalen Posteingang bearbeiten. Der Server, der den digitalen Posteingang bearbeitet, verfügt über mehrere Eingangskanäle für Scans, Files, E-Mails, XMLs etc., d.h. der Posteingangsverarbeitungs-Server von inPuncto ist im Rahmen der Eingangskanäle flexibel und nicht auf ein bestimmtes Format fixiert. Die Aufgaben des Posteingangsverarbeitungs-Servers sind die Bildaufbereitung, Barcodelesung, Separierung von Dokumenten aber auch: das Auslesen von Inhalten via OCR/ICR-Texterkennung sowie ein automatischer Vergleich und eine Analyse der Stammdaten und Bewegdaten im Hintergrund, die Übergabe der Daten, die Initiierung von Workflows, die Übergabe des Images zur Archivierung in PDF, TIFF etc.

Der Posteingangs–Verarbeitungsserver bietet auch ein Modul zur selbstlernenden OCR/ICR-Texterkennung, d. h. Dokumente (z.B. Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen), die durch die OCR/ICR-Software nicht optimal erkannt worden sind, werden aus dem Prozess herausgezogen und an einen Trainingsarbeitsplatz geschleust. Dort wird die OCR-Software „trainiert“, sodass die Felder bzw. Werte bei der nächsten Prüfung erkannt werden. Dadurch wird die Erkennungsrate stetig erhöht und der Prozess kontinuierlich optimiert. Mehr über die Anwendung: OCR-Texterkennung – Freeform und OCR-Training erfahren

Innerhalb des Verarbeitungsserver biz²ScanServer befindet sich auch ein Konvertierungsmodul, um die Dokumente im digitalen Posteingang zu bearbeiten. Z.B. aus TIF-Format wird PDF-Format, aus PDF wird TIFF, aus TIFF wird PDF-A oder umgekehrt, aus PDF wird PDF-A, auch text-durchsuchbar etc. Die Format-Konvertierung ist leicht einstellbar. Auch die Anbindung von Multifunktionsgeräten, die via „Scan-to-E-Mail“ oder „Scan-to-File“ Funktionen verfügen, ist realisiert.

Sie können ganz unterschiedliche Bearbeitungsprozesse für den Dokumenten-Posteingang definieren und diese gleichzeitig im biz²ScanServer aktiv schalten. Konkret bedeutet dies, dass keine Vorsortierung Ihrer Belege nötig ist. Die Identifizierung und Bearbeitung des digitalen Posteingangs wird automatisch anhand des Eingangskanals oder anhand spezifischer Barcodes vorgenommen. So können Sie auf der einen Seite „Eingangsrechnungen“ im Stapel (inkl. OCR/ICR-Texterkennung) durchführen, während ein anderer Stapel von eingescannten Dokumenten sich um den Prozess „Befüllung der digitalen Personalakte“ im HR-Bereich kümmert.

Der Dokumentenverarbeiter des digitalen Posteingangs ergänzt sich gut mit der Capture-Software SAP-Scanner von inPuncto. Der Scan-Client verbindet beliebige Dokumentenscanner direkt mit dem SAP-System. So können Sie über den Scan-Client Ihre Dokumente erfassen und die jeweiligen Verarbeitungsprozesse zentral im Posteingangs-Verarbeitungsserver und in SAP pflegen.