Prozesse in SAP: Workflow von dokumenten­­basierten Prozessen

Prozessoptimierung mit elektronischem Doku­menten­­eingang und Freigabe-Workflow in SAP

Erreichen Sie eine Prozessoptimierung durch die Automatisierung des Workflows von Dokumenten in SAP!
Freigabe-, Prüfungs- und Genehmigungsprozesse gehören zum Tagesgeschäft in Ihrem Unternehmen. Damit diese effektiv sind und Optimierungen für SAP-Prozesse vorgenommen werden können, werden eindeutige „Unterschriften“-Regelungen gemäß Personen, Rollen, Objekten und Kompetenzen benötigt. So hat z.B. die Person, welche „sachlich richtig“ zeichnet, oftmals nicht die erforderliche Finanzkompetenz zur Freigabe einer Rechnung, weswegen der interne Prozess manuell an die entsprechende Kompetenz weitergeleitet werden muss. Um eine Prozessoptimierung zu erreichen, müssen derartige Vorgänge automatisiert werden.

Bei der Optimierung Ihrer SAP-Prozesse mittels inPuncto-Software ist dabei egal, um welche Art des Dokuments es sich handelt: ob Rechnung, Bestellung oder Lieferschein – unsere Software bearbeitet die Dokumente automatisch (optional OCR-Verarbeitung) und gibt sie für den elektronischen Workflow frei.

Für die Prozessoptimierung werden ein „Abbild der Unterschiften-Regelung“, eine „Prozess-Engine zur Steuerung der Kommunikation“ sowie „Daten/Images der Objekte“ wie z.B. Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Bestellungen etc. benötigt.

Unsere Software realisiert diese Prozessoptimierung auf Basis von SAP – deren Standard wird mit Zusatzfunktionen von uns „angereichert“.

• Für das Abbild der Unterschriftenregelung (Genehmigungs- bzw. Freigabeprozess von Dokumenten und Belegen) kann das Org.-Management zzgl. ergänzender Tabellen verwendet werden. Hierin findet eine exakte Abbildung der Kompetenzregelung Ihres Unternehmens statt. Natürlich sind auch Themen wie Eskalation und Vertreterregelung Bestandteil der Lösung.

• Als Prozess-Engine verwenden wir den SAP-Workflow-Engine, welcher um ein Cockpit erweitert wurde. Sie haben vollständige Transparenz und Kontrolle über alle aktiven/inaktiven Vorgänge (z.B. Stand der Bearbeitung einer Eingangsrechnung) – natürlich auch mit der individuellen Workflow-Historie eines Prozesses.

• Zur einfachen Handhabung der elektronischen Freigaben und Prüfungen von Dokumenten stellen wir ein komfortables Workflow-Management-Tool bereit, welches auf den SAP-Workflow basiert und eine vollständige Sicht auf Images (eingescannte Rechnung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, etc.), Daten, Freigaben, Kommentare etc. ermöglicht. Mit diesem Workflow-Tool biz²DocumentControl werden alle am Prozess beteiligten Mitarbeiter eingebunden. Via E-Mail oder Web-App können Prozessbeteiligte leicht und einfach Dokumente prüfen, kommentieren, freigeben bzw. zurückweisen, wie z.B. Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen, Genehmigung von Bestellungen etc.