Compliance-Anforderungen einhalten

Einhaltung von Compliance-Anforderungen und Revisionssicherheit

Bezüglich Rechtsberatung und Fragen zur IT-Revision (Compliance und Revisionssicherheit) arbeitet inPuncto mit namhaften Experten zusammen.

Unsere Software biz² ECM-Suite wurde im Hinblick auf die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und Revisionssicherheit der Prozesse gemäß Institut der Wirtschaftsprüfer PS 880 nach aktuellsten Kriterien vom Ebner Stolz geprüft und zertifiziert.

Gegenstand der Prüfung war die Validierung der von inPuncto entwickelten Softwareprodukte zur automatischen Dokumentenverarbeitung (abschließende Archivierung) auf Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Revisionssicherheit. Die SAP-Funktionalitäten und -Berechtigungen waren grundsätzlich nicht Gegenstand dieser Prüfung, insofern erstreckten sich die Prüfungshandlungen nicht auf die Revisionssicherheit des rechnungslegenden SAP-Systems und der Daten bei Drittanwendern, sondern auf die Implementierung und Produktivsetzung der Softwareprodukte von inPuncto.

Die Prüfung auf Basis des Prüfungsstandard IDW PS 880 umfasste eine Verfahrensuntersuchung mit folgenden Schwerpunkten:

• Verarbeitungsfunktionen.
• Softwaresicherheit.
• Dokumentation.

Es wurde geprüft und beurteilt, ob die Kriterien der Verarbeitungsfunktionen durch das programmierte Kontrollsystem angemessen umgesetzt werden und ob eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation vorliegt. Die Wirksamkeit der Programmfunktion wurde anhand von Testfällen beurteilt. 

Die inPuncto-Software wurde nach folgenden gesetzlichen Anforderungen zertifiziert:

Ordnungsmäßigkeits-, Sicherheits- und Kontrollanforderungen und Revisionssicherheit gemäß

• Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie (IDW RS FAIT)
• Regeln ordnungsmäßiger Buchführungssysteme bei Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren (IDW RS FAIT 3)
• Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD)
• Regeln zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GoBD)
• VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. „Code of Practice“ (CoP)

Abgabenordnung

• § 140 AO: Abgabenordnung: Buchführungspflicht
• § 146 AO: Buchführung und Aufzeichnungen
• § 147 AO: Aufbewahrung von Unterlagen

Handelsgesetzbuch

• § 238 HGB: Handelsgesetzbuch Buchführungspflicht
• § 239 HGB: Führung der Handelsbücher
• § 257 HGB: Aufbewahrungsfristen und –anforderungen
• § 261 HGB: Unterlagen auf Bild- und Datenträgern

Beispiele der Einhaltung von Compliance-Anforderungen bzw. Revisionssicherheit mit inPuncto ECM-Software

Checkliste über gesetzkonformes Archivierungskonzept in SAP