Elektronische Rechnungen im B2B-Bereich
Die Einführung elektronischer Rechnungen im B2B-Sektor setzt einen weiteren Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Während dies im Bereich Business-to-Government (B2G) bereits Tatsache ist, durch die Einführung der E-Rechnungspflicht im öffentlichen Auftragswesen, wird diese Entwicklung ab dem 1. Januar 2025 bis Ende 2027 schrittweise auch auf den Bereich Business-to-Business (B2B) ausgeweitet.
Die rechtliche Grundlage in Deutschland bildet das Wachstumschancegesetz, das der Bundesrat in einer Kompromissfassung am 27.03.2024 verabschiedet hat und konkrete Anforderungen, bzw. Bedingungen festlegt. So müssen im Rahmen der neuen umsatzsteuerrechtlichen Regelungen in Deutschland Inlandsunternehmen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Es gibt jedoch Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 EUR), Fahrscheine sowie Rechnungen über steuerfreie Leistungen nach UStG § 4 Nr. 8 – 29 (darunter fallen z.B. Gesundheits- und Sozialleistungen).
Die Vorschriften für elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verlangen, dass die Rechnungen die notwendigen Angaben gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig enthalten, und zwar in einem Format, das den europäischen Norm EN 16931 entspricht oder interoperabel ist, wie vom § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG-E vorgesehen. Die Umsetzung dieser Norm in Deutschland erfolgt durch den Standard XRechnung, der eine nationale Anwenderspezifikation des CEN-Datenmodells ist. Auch ZUGFeRD-Rechnungen ab Version 2.0.1 gelten als gültige elektronische Rechnungen, wie vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) am 02.10.2023 verkündet wurde.
Definitionen: „Elektronische Rechnungen“ vs. „sonstige Rechnungen“
Eine elektronische Rechnung (§ 14 Abs. 1 Satz 2 ff. UStG n. F.) ist ein Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Norm EN 16931, bekannt als „europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung“, wurde entwickelt, um ein gemeinsames europäisches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen zu schaffen. Reine PDFs, Bilddateien oder eingescannte Rechnungen sind deshalb keine elektronischen Rechnungen, da diese keine Daten in strukturierter Form enthalten. Bei Hybridrechnungen, also Rechnungen, die sowohl eine Bild- oder PDF-Datei sowie den strukturierten Datensatz enthalten, ist der strukturierte Datensatz das Rechnungsoriginal.
Papierrechnungen und Rechnungen die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, zählen als „sonstige Rechnungen“. Ab dem 01.01.2025 treten diese neuen Definitionen sowie die nachfolgenden Formate gemäß EN 16931 im B2B-Bereich in Kraft.
- ZUGFeRD: Hybrid-Format – menschenlesbares PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
- XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Cross-Industry Invoice“ (CII)
- XRechnung: XML-Datei in der Syntax „Universal Business Language“ (UBL)
E-Rechnungen – Zeitplan in B2B Bereich
Aufgrund der hohen Komplexität der Umstellungsprozesse für Unternehmen hat der Gesetzgeber Übergangsregelungen eingeführt. Es gelten Übergangsfristen für den Zeitraum 2025-2027, innerhalb derer Papier-Rechnungen, EDI-Verfahren und elektronische Rechnungsformate, die noch nicht den EU-Normen entsprechen, unter bestimmten Bedingungen weiterhin verwendet werden können. In der nachfolgenden Tabelle geben wir Ihnen einen Überblick über die zugelassenen Rechnungsstellungsformate und die damit verbundenen Bedingungen im Übergangszeitraum von 2025 bis 2027.
Vorteile durch die elektronische Rechnungsstellung
Die Einführung der elektronischen Rechnung bringt trotz des anfänglichen Aufwands viele Vorteile mit sich, darunter eine verbesserte Prozesseffizienz, Kosteneinsparungen und eine zeitnahe Verfügbarkeit von Rechnungsdaten u.a.:
- Europaweite Interoperabilität der Systeme: Nahtloses Kommunizieren mit anderen Unternehmen innerhalb Europas und effektive Integration von Geschäftsprozessen.
- Einsparpotenziale durch verbesserte Prozesse: Durch den Wegfall von Porto-, Papier-, Druck- und Lagerkosten für Papierrechnungen ergeben sich erhebliche Kosteneinsparungen.
- Zeitersparnis: Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse reduziert den manuellen Aufwand erheblich und ermöglicht eine schnelle Suche und Verfügbarkeit von Rechnungen.
- Direkte Verfügbarkeit von Rechnungen: Rechnungen sind sofort verfügbar und können jederzeit abgerufen werden.
- Schnelle Rechnungsübermittlung: Die elektronische Übermittlung ermöglicht eine schnelle und sichere Zustellung von Rechnungen.
- Keine Medienbrüche: Die gesamte Rechnungsabwicklung erfolgt digital, was Medienbrüche vermeidet und die Effizienz steigert.
Handlungsfelder für die Unternehmen
Obwohl der großzügigen Übergangsfristen für die Einführung der elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich ist der Handlungsbedarf noch jetzt erforderlich! Je eher die Umstellung auf bzw. die Einführung des XRechnung-Standards erfolgt, desto stressfreier die Übergangsphase.
Eine Umstellung auf elektronische Rechnungen ist zeitintensiv und beinhaltet sowohl die Auswahl der technischen Komponenten als auch die Anpassungen von unternehmensinternen Prozessen. Technologie- und Beratungspartner bzw. spezialisierte Anbieter von Lösungen für elektronische Rechnungen helfen beim Implementieren der technischen Komponenten wie z.B. einem Eingang für elektronische Rechnungen, Rechnungsworkflows und die revisionssichere Archivierung. Für die Anpassung der unternehmensinternen Prozesse muss zunächst dafür gesorgt werden, dass alle Mitarbeiter, die an Rechnungsprozessen beteiligt sind, die neuen Komponenten akzeptieren und damit arbeiten können. Zusätzlich zur technischen Umstellung bietet die Einführung elektronischer Rechnungen die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Einkauf und Rechnungswesen zu optimieren. Durch die Neugestaltung von Prozessen können Effizienzgewinne erzielt und eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen gewährleistet werden.
inPuncto unterstützt Sie mit Kompetenz und Erfahrung bei der Einführung von E-Rechnungsprozessen in SAP. Beispielsweise werden E-Rechnungen, die als PDF-Anhänge per E-Mail im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format eingehen, mithilfe des Verarbeitungsservers biz²ScanServer durch individuelles XML-Parsing ausgelesen und an SAP übergeben. Anschließend werden die Rechnungen im Original über SAP im Archivsystem archiviert, wobei kundenspezifische SAP-Workflows für den Freigabeprozess konfiguriert werden können.
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