Rechnungsfreigabe-Tool für SAP: Mobil, schnell und ohne SAP-Login

Kürzere Durchlaufzeiten mit mobiler Rechnungsfreigabe

Mit der zunehmenden Digitalisierung und Mobilität in der Geschäftswelt wird die mobile Dokumentenfreigabe in SAP zu einem wichtigen Instrument für Unternehmen, um den Workflow zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern. Oft ist es der Fall, dass bei der Freigabe mehrere Personen involviert sind, wobei das Vier-Augen-Prinzip zum Einsatz kommt. Jedoch kommt es häufig vor, dass beteiligte Personen außer Haus sind und die freizugebenden Unterlagen nicht rechtzeitig erreichen. Dies führt zu unerwünschten Verzögerungen und einer ungünstigen Entwicklung im Geschäftsprozess.

Das Problem wird durch die mobile Lösung mit dem biz²WebServer/biz²DocumentControl@Web elegant gelöst. So wird nicht nur die Flexibilität der Mitarbeiter erhöht, sondern auch die Geschwindigkeit des Freigabeprozesses deutlich gesteigert. Dies ermöglicht eine zeitnahe Realisierung von Skonto, da die Fristen für die Skonto-Gewährung oft sehr knapp sind. Manager und andere Prozessbeteiligte können von überall aus auf die relevanten Dokumente zugreifen und diese gemäß dem Vier-Augen-Prinzip freigeben, was zu einer effizienten Abwicklung des gesamten Prozesses führt.

Mobiles Workflow Management mit dem biz²WebServer/ biz²DocumentControl@Web

Durch die Integration des biz²WebServers können spezifische (Web)User, insbesondere Manager, mühelos in den elektronischen Rechnungsworkflow eingebunden werden, wobei eine nahtlose Kommunikation zwischen dem SAP-System und den Usern ermöglicht wird.

Mit gängigen Internetbrowsern wie Firefox oder Google Chrome greifen die Benutzer über das Tool biz²DocumentControl@Web auf die mobilen Funktionen zu. Die Benutzeroberfläche, die auf UI5 basiert, ist responsiv gestaltet und passt sich automatisch an die Bildschirmgröße verschiedener Endgeräte an, sei es ein Smartphone, Tablet oder Laptop. Somit sind die Anwender nicht mehr an ihren Schreibtisch gebunden, sondern können auch unterwegs oder im Homeoffice aktiv am Freigabeprozess teilnehmen. Dies steigert nicht nur die Flexibilität der Mitarbeiter, sondern erhöht auch die Effizienz des gesamten Freigabeprozesses.

Die Einrichtung der Anwender erfolgt sowohl in SAP als auch im biz²WebServer als dedizierte (Web)User. Der Fokus liegt dabei auf einfachen Funktionen wie Genehmigen, Ablehnen, Kommentieren und Weiterleiten. So wird auch die Bearbeitung anspruchsvollerer Aufgaben wie Rechnungsvalidierung oder -kontierung schnell und problemlos ermöglicht.
Die verfügbaren Funktionen bieten eine umfassende Unterstützung für den Rechnungsworkflow.

Wichtigste Features & Funktionen im Überblick

• Adaptives Web-Design für eine optimale Nutzung auf verschiedenen Geräten
• Übersichtliche Organisation von Rechnungen durch Listen und Filter nach Kategorien ermöglicht: „Neu“, „In Bearbeitung“ und „Gesendet“.
• Flexible Anpassungen in der Listenansicht anhand: Spaltenauswahl, Spaltenanordnung, Sortierung und Suchfunktion.
• Wesentliche Rechnungsinformationen in Detailansicht: Dokumente und Kommentare werden angezeigt, um eine fundierte Entscheidungsfindung zu unterstützen.
• Erweiterte Ansicht für einen detaillierten Einblick in Dokumente, Workflow-Protokolle und Anlagen mit Download- und Vollbild-Funktionen.
• Funktionen zur Rechnungsbearbeitung: Freigabe, Ablehnung, Kommentierung und Weiterleitung sind direkt verfügbar.
• Reibungslose Integration mit dem SAP-System: Aktualisierung von Daten sowie das Senden von Änderungen, wobei Warnmeldungen bei noch nicht übertragenen Änderungen automatisch generiert werden.

Durch die Nutzung des mobilen Rechnungsfreigabe-Tools für SAP werden die Barrieren traditioneller Freigabeprozesse überwunden. Unternehmen können ihre Prozesse optimieren, Reaktionszeiten verbessern, wichtige Entscheidungen zeitnah treffen und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Mitarbeitern fördern.

Fragen zur mobilen Rechnungsfreigabe in SAP? Oder möchten Sie die Lösung in Ihren eigenen Prozessen erleben?