Schneller, flexibler und moderner: Der biz²ScanServer von inPuncto erhielt ein Upgrade

inPuncto-Software für Dokumentenverarbeitung erhielt Upgrade Was ist neu? Welche Änderungen gab es? Warum lohnt sich das Upgrade auf die Version 2.6.72?

Um das herauszufinden, haben wir unsere Entwickler interviewt.

Stellt euch bitte kurz vor!

Bernd: Ich bin Bernd und arbeite seit neun Jahren bei der Firma inPuncto. Meine Hauptaufgabe ist die Softwareentwicklung vom biz²ScanServer.

Johannes: Ich bin Johannes, auch Softwareentwickler und knappe neun Jahre bei inPuncto. Ich bin für Komponenten zuständig, also für die „kleinen Software-Teile“, die als Bausteine in Systemarchitekturen wie den biz²ScanServer eingebunden werden.

Was ist der biz²ScanServer überhaupt?

B: Der biz²ScanServer ist ein Programm, das im Hintergrund als Windows-Service läuft und Arbeitsaufträge für unterschiedliche Unternehmensbereiche bearbeiten kann. Die klassischen Einsatzbereiche sind die Verarbeitung von Dokumenten, z. B. von Rechnungen oder Personaldokumenten und das Transferieren der Ergebnisse nach SAP.

Der biz²ScanServer bietet vielfältige Möglichkeiten, um digitale Dokumente zu verarbeiten und stellt unterschiedliche Eingangskanäle zur Verfügung: Die Eingangsdaten können beispielsweise direkt aus SAP stammen, aus Dateisystem-Verzeichnissen oder auch direkt aus E-Mail-Anhängen, die z. B. durch Scanner/Multifunktionsgeräte erzeugt werden, oder natürlich auch direkte E-Mail-Eingänge für die verschiedensten e-Formate, wie ZUGFeRD, X-Rechnung etc. Der biz²ScanServer kann sowohl Einzeldokumente als auch Dokumentstapel, die viele unterschiedliche Dokumente enthalten, verarbeiten. Um Einzeldokumente eines Dokumentenstapels voneinander zu separieren, werden Barcodes genutzt.

J: Der Name „Scan“ Server kommt daher, weil er früher nur für die Verarbeitung von gescannten Rechnungsdokumenten gedacht war. Heute kann er mit entsprechenden Erweiterungen und Programmierungen für alle möglichen Aufgaben verwendet werden.

Warum gibt es eine neue Version des biz²ScanServers?

B: Der alte biz²ScanServer war von Beginn an ein Erfolgsmodell – der Beginn ist allerdings schon sehr lange her, um genau zu sein war das 2003. Das sind immerhin 15 Jahre und in dieser Zeit ist technologisch sehr viel passiert!

Wir haben zwar auch die alte Version immer wieder angepasst und die entsprechenden Kundenwünsche umgesetzt, allerdings kommt irgendwann der Punkt, an dem ein Redesign eines erfolgreichen Modells nötig ist, um für die Zukunft gewappnet zu sein und auf neue Technologien reagieren zu können.

Hinter der neuen Version steckt deshalb auch ein neues Konzept, das funktional auf der alten Version aufbaut, aber bezüglich der Softwarearchitektur so gestaltet ist, dass flexibel auf zukünftige Entwicklungen des Marktes reagiert werden kann. Aufgrund unserer langen Erfahrung wissen wir ganz genau, was sich die Kunden wünschen, was sie brauchen und in welche Richtung sich der Markt entwickeln wird – und dieses Wissen machte es uns auch leichter die Software, die hinter der neuen Version des biz²ScanServers steckt, rund zu gestalten.

J: Im Laufe der Zeit fanden wir immer wieder neue Aufgabengebiete, die mit dem biz²ScanServer abgedeckt werden konnten. Aber auch unsere Kunden wünschten sich verschiedene Erweiterungen. Nach und nach kamen deshalb immer mehr Dinge dazu, die der biz²ScanServer verarbeiten konnte, z.B. Personalakten für den HR-Bereich, Auslesen von AU-Bescheinigungen, Zählerkarten… Beim bisherigen biz²ScanServer mussten Anpassungen direkt im Programmcode vorgenommen werden. Das war umständlich und teuer. Die neue Version lässt sich flexibler konfigurieren, sodass wir zukünftig besser und schneller auf Kundenwünsche reagieren können. Bei Anforderungen, die über die Konfigurationsmöglichkeiten hinausgehen, lassen sich aber auch durch einen höheren Modularisierungsgrad neue Dinge einfacher und kostengünstiger implementieren.

B: Zusammengefasst kann man sagen, dass die neue Version sowohl bestehende als auch neue Anforderungen berücksichtigt und außerdem eine Weitsicht enthält, um zukünftige Anforderungen zu erfüllen.

Welche stark gewünschten Kundenanforderungen wurden umgesetzt?

B: Bei vielen unserer Kunden, deren Business in den letzten Jahren gewachsen ist, war der Wunsch einer schnelleren Verarbeitung bei gleichzeitiger Erhöhung des Belegvolumens und Erhöhung der Anwendungsfälle im Rahmen der Digitalisierung, an erster Stelle. Die Skalierung der Performance kann der Kunde selbst über die Anzahl der logischen Prozessoren wählen. Der biz²ScanServer parallelisiert und verteilt die Jobs – seine Gesamtrechenleistung ist massiv erhöht.

J: Eine höhere Gesamtrechenleistung ist bei rechenintensiven Sachen, wie zum Beispiel Texterkennung („OCR/ICR“), ein wichtiges Thema. Wir Menschen können beispielsweise auch nur deshalb so schnell lesen, weil wir Milliarden von Nervenzellen im Kopf haben, die man als Entsprechung für die Prozessoren im Computer ansehen kann…

B: Ein weiterer Benefit des neuen biz²ScanServers ist die erhöhte Flexibilität in der Konfiguration von Maileingängen z.B. mehrere angehängte Rechnungen einer Mail können jetzt gleichzeitig verarbeitet werden. Ein anderer E-Mail-Eingang behandelt e-Formate wie ZUGFeRD oder xRechnung. Ein anderer E-Mail-Eingang verarbeitet Rechnungen und AGB in der E-Mail u.v.m.

J: Aufgrund der zunehmend internationalen Anforderungen unserer Kunden ist der neue biz²ScanServer voll unicodefähig. Das ist besonders im internationalen E-Mail-Verkehr ein wichtiges Thema. Normalerweise sind die Aufträge in Mails sprachneutral, aber je nachdem, von welchem System die E-Mails abgeschickt werden, sehen sie intern dann anders aus und haben andere Zeichensätze. In Unicode sind alle Zeichen der Welt vertreten, aber viele E-Mails werden auch heute noch in einem Nicht-Unicode-Zeichensatz verschickt – wir haben bei der neuen Version vor allem die internationale Erkennung von Nicht-Unicode-Zeichensätzen verbessert.

Warum sollten Anwender das Upgrade durchführen?

B: Ganz allgemein, weil mit der neuen Version viele Kundenwünsche und Kundenanforderung umgesetzt wurden. Man kann jetzt auch viel besser die Performance analysieren und dadurch Zeitfresser leichter identifizieren – der biz²ScanServer besteht aus einer Server-Komponente und einer administrativen Client-Komponente, die z.B. derartige Performance-Analyse ermöglicht. Bisherige Performance-Analysen waren bisher nur über eine zeitintensive Analyse der Log-Dateien möglich.

J: Ja, genau, und die grundsätzliche Änderung beim neuen biz²ScanServer ist, dass wir jetzt Statistikdaten aufzeichnen und die Statistikdaten in der administrativen Client-Komponente angezeigt werden. Zum Beispiel ist es oft so, dass die SAP-Kommunikation langsam ist oder Konvertierungen bzw. die Texterkennung zeitintensiv sind. Durch die Statistikdaten wissen wir dann ganz genau, wo wir ansetzen müssen, um die Performance zu verbessern.

Welche Funktionen gefallen euch besonders gut?

B: Ich finde die Möglichkeit, dass man im biz²ScanServer-Client sehr genau sehen kann, welcher Client oder welche Komponente für was wie viel Zeit gebraucht hat sehr nützlich, da man dadurch die Engstellen in der Performance sehr genau identifizieren kann.

J: Besonders gelungen ist auch die neue Verbindungskomponente zwischen Microsoft und SAP. Damit sind viele weitere Dinge möglich. Zum Beispiel wird dadurch SAP-Landscape unterstützt: Hier ist festgelegt, an welchen Servern sich die Nutzer und somit auch der biz²ScanServer anmeldet. Bisher wurden diese Anweisungen in Dateien auf den jeweiligen Rechnern gespeichert, in SAP-Landscape kann man das zentral festlegen.

Was waren die größten Herausforderungen bei der Entwicklung?

J: Eine große Herausforderung war, dass mehrere logische Prozessoren parallel arbeiten. Jetzt kann der biz²ScanServer also mehrere Jobs parallel erledigen. Wenn man mehrere Dinge auf einmal macht, dann geht das zwar schneller, man kann damit ein System aber auch überlasten. Anfangs sind wir an dieser Stelle immer wieder an Grenzen gestoßen, doch dann haben wir einen passenden Weg gefunden, sodass der biz²ScanServer gesichert und stabil multitaskingfähig ist.

Vielen Dank für das Interview!

Wenn Sie Fragen zum Upgrade haben oder sich für die Konditionen interessieren, dann schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an support@inpuncto.com.