Dokumente scannen & bearbeiten im Stapel

Überführen Sie Ihre geschäftsrelevanten Dokumente (Papier und digital) inkl. OCR-Texterkennung mit wenigen Schritten in Ihr SAP-System!

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Hochvolumiges Scannen & automatisch Dokumente bearbeiten

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In Unternehmen, Institutionen und Organisationen existiert nach wie vor eine Vielzahl an Papierunterlagen – teils in zentralen Archiven, teils an dezentralen Ablageorten. Aber auch im Tagesgeschäft müssen ganze Stapel an Dokumente gescannt und bearbeitet werden (z.B. Barcode–Trennung, Archive-Link-Verknüpfung, OCR–Texterkennung mit Auslesen von Werten). Gegebenfalls müssen Workflows gestartet und Dokumente archiviert werden.

Ziel ist es, Papiere und elektronische Daten und Dokumente systematisch und komfortabel automatisch zu erfassen bzw. auszulesen, zu separieren und ins SAP-System zu überführen – optional auch mit Free-Form-OCR-Texterkennung via OCR-Scan-Software und anschließend Workflows zur Prüfung und Freigabe zu starten.

Dafür haben wir die serverbasierte Anwendung zur Posteingangsverarbeitung & Dokumentenverarbeitung biz²ScanServer entwickelt, welche eingehende Dokumente kontextspezifisch ausliest, separiert, bearbeitet und SAP-Prozesse startet, die Dokumente den Business Objekten zuordnet und archiviert (z.B. mit dem inPuncto SAP-Archiv biz²ArchiveServer).

Mit dem Server zur Posteingangs-Dokumentenverarbeitung wird der gesamte Dokumenteneingang (Papier und digital) automatisch erfasst und lässt sich so einfach und effizient in das SAP-System überführen. Eine automatische OCR-Texterkennung kann der Server ebenso durchführen. Mehr über die Anwendung: OCR-Texterkennung – Freeform und OCR-Training erfahren

Der Posteingangs-Dokumentenverarbeitungs-Server verfügt über mehrere Eingangskanäle, wie beispielsweise für Scans, Files und E-Mails und lässt somit viele Arten an Formaten zu (PDF, TIFF, XML etc.). Für die automatische Dokumentenbearbeitung gehen die Dokumente in Papierform und/oder digital ein und werden nach der Art getrennt, in das Archiv abgelegt und mit dem zugehörigen Objekt verknüpft.

Die Konvertierung in das PDF (A), TIFF-Format etc. ist ebenfalls durch den Dokumenten-Verarbeiter abgedeckt. Ihre Unterlagen brauchen Sie nicht vorsortieren, da die verschiedenen Dokumente z.B. Eingangsrechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Personalunterlagen automatisch kontextspezifisch getrennt und bearbeitet werden können.

Je nach Bedarf werden Werte über Free-Form-Texterkennung via OCR-Scan-Software ausgelesen, mit Stammdaten verglichen, artspezifische Workflows gestartet und zuständige Mitarbeiter benachrichtigt.

Wie funktioniert das hochvolumige Scannen inkl. der Bearbeitung von Dokumenten?

In einem einfachen Beispiel, welches für Sie als PDF Download zur Verfügung steht, wird der Prozess exemplarisch dargestellt: Scannen und Dokumente bearbeiten »

Ihre Vorteile mit der Lösung von inPuncto

Zentralisiert

Durch serverbasierte Anwendung werden unterschiedlichste Posteingangs-Szenarien realisiert.

Flexibel

Free-Form-Texterkennung via OCR-Scan-Software bei Bedarf.

Schlank

Kurze Einführungszeiten, übergreifende Nutzbarkeit, flexible Möglichkeiten.

Visualisiert

Kurze Übersicht zu unserer Lösung für das hochvolumige Scannen:

Kurz und kompakt – die Highlights unserer Software

Vorteile

  • NLightweight
  • NGeprüft & zertifiziert
  • NKostengünstig

Wann starten Sie?

Anwendungsbeispiele

für das hochvolumige Scannen und Bearbeiten von Dokumenten

Rechnungswesen

AGBs von Lieferanten, unterschriebene Rahmenverträge von Lieferanten, Benachrichtigungsschreiben von Bank und Kontoänderungen an den jeweiligen Stammsatz scannen und archivieren etc.

Logistik & Produktion

Lieferscheine zu Bestellungen bzw. zum Materialbeleg scannen & archivieren, Bestellungen des Kunden zur Auftrag, Qualitätsnachweis zur Charge etc.

Personalwesen

Mitarbeiterbezogene Unterlagen in der Personalakte scannen & archivieren, Bewerberunterlagen zum Bewerberdatenstamm scannen und archivieren, Reisebelege zu einer Reise scannen und archivieren.

Branchenspezifisch

Energieversorger (auslesen und verbuchen von Ablesekarten, Zählerkarten etc.), Engineering: Übernahme ins Zeichnungsarchiv -> Digitales Archiv etc.

Whitepaper

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Sie mehr Komfort und Sicherheit auf dem Weg zur Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse. Flexibel erweiterbar und in verschiedenen Kombinationen einsetzbar, lassen sich somit Ihre dokumentenbasierten Prozesse umfangreich und gewinnbringend digitalisieren.

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