Digitale Personalakte für SAP HCM
Vereinfachen Sie Ihr Personalmanagement – mit einer digitalen Personalakte in SAP!
Digitale Personalakte in SAP: voll integriert, komfortabel und günstig
Personalakten beinhalten oft zahlreiche und verschiedenste Papiere, die sowohl eine zentrale als auch eine digitale Verwaltung und Ablage erfordern.
Das Aufsetzen eines neuen DMS-Systems für die digitale Personalakte würde sich zeit-, kosten und verwaltungsaufwändig gestalten, da eine Einrichtung und Strukturierung sowie ein ständiger Abgleich mit Ihrem zentralen SAP-System notwendig wäre.
Warum nicht stattdessen Ihr bereits vorhandenes SAP-System für die Ablage und das Management digitaler Personalakten ohne Umwege nutzen? In Zusammenarbeit mit dem Technologiepartner top flow GmbH bietet inPuncto eine komfortable, schnelle und kostengünstige Lösung an, um elektronische Personalakten in SAP direkt in HCM (HR) zu verwalten.
Da hierfür Personaldaten und Berechtigungen aus SAP übernommen werden, ist die Sicherheit sensibler Daten von Anfang an garantiert und gewohnte Zugriffsrechte werden voll berücksichtigt.
Sowohl Akten-Altbestände als auch neu eingehende Dokumente verschiedener Formate werden automatisch ins System überführt:
- Papierdokumente: einzelne Unterlagen und Dokumentenstapel»
- Elektronische Dokumente: E-Mails, MS-Office Dateien, Bilder, PDFs etc.
- Weitere aus dem System heraus erstellte Dokumente.
Die Dateien werden automatisch der jeweiligen elektronischen Personalakte in SAP angehängt – schnell und verwechslungsfrei.
Direkt aus der elektronischen Personalakte können auch unterschiedliche Personaldokumente sehr komfortabel auf Knopfdruck erstellt werden.
Funktionsübersicht
Zugriff auch via Fiori
Neben dem klassischen Zugriff über das SAP-System ist es mit dieser Software auch möglich via Fiori-basierter Browseranwendung Personalakten zu führen und zu verwalten. Sie finden die gleichen Dokumente wie in der SAP GUI und auch die Zugriffsberechtigungen sind gleich.
Akten und Dokumente suchen
Über das Cockpit können Sie nach bestehenden elektronischen Akten suchen oder mithilfe Schlagwortsuche nach Inhalten von Dateien und nach bestimmten Dokumenten suchen und dadurch beim Führen und Verwalten der eAkten Zeit sparen.
Druckfunktionalität
Die Personalakte selbst können Sie außerdem ganz oder teilweise (z.B. nur die bewerbungsrelevanten Dokumente) drucken. Um eine unerwünschte Vervielfältigung zu vermeiden, lässt sich die Druck-Funktion über eine SAP Berechtigungssteuerung schützen.
Lokales Ein- und Auschecken
Lokales Ein- und Auschecken von PDF-Dokumenten samt Kommentarfunktion.
Funktionen auf „Aktenebene“
Funktionen auf „Aktenebene“ wie Historie, Auswertungen, übergreifende Suche, Weitergabe der Akten, etc.
Anbindung der E-Mail-Clients Microsoft Outlook
Durch die vollständige Anbindung der E-Mail-Clients Microsoft Outlook und Notes, stehen Ihnen die Mail-Client-Funktionen zur Verfügung: z.B. Importieren, Schreiben, Beantworten, Weiterleiten, Versenden und Speichern von E-Mails, auch mit Anhang. Das Erstellen von Terminen und Aufgaben aus dem SAP-System heraus ist ebenso unterstützt.
Dokumentenvorschau und in-Place-Bearbeitung von Office-Dokumenten
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen sich einzelne Dokumente innerhalb des (Teil)Strukturbaums als Dokumentenvorschau anzeigen lassen. Bei Bedarf können Sie Office- Dokumente einfach bearbeiten und Versionieren.
Serienbrief-Funktion und Massendruck
Aus SAP heraus steht Ihnen die Seriendruck-Funktion zur Verfügung.
Notiz-Funktion
Damit Sie beim Führen und Verwalten der Personalakten nichts vergessen, können Sie mit einem Klick auf das Notiz-Icon jeder eAkte Erinnerungen und Mitteilungen hinzufügen, bereits vorhandene Aktennotizen bearbeiten oder mit einem Fälligkeitsdatum versehen.
Funktionen auf „Ebene der Dokumente“
Funktionen auf „Ebene der Dokumente“: Dokumente werden in PDF oder TIF umgewandelt, hinzugefügt, gescannt, verschlagwortet, etc.
Direktes Scannen
Über den integrierten ScanClient kann der Sachbearbeiter direkt in die digitale Personalakte Dokumente hinzuscannen.
Direktes Drucken in die Akte / Massenerfassung
Massen-Scan vom Dokumentenstapel. Anhand der Barcode- und Patchcode-Blätter erkennt der Posteingangs-Verarbeiter die zugehörigen Unterlagen je Personalstamm.
Archivierung von digitalen Personalakten
die Personalakten werden auf einem separaten Archivsystem – in einem abgetrennten und geschützten Bereich archiviert und via Standard Archive-Link mit der jeweiligen eAkte verknüpft.
Personalakten weitergeben (Ausleihe)
Manchmal ist es nötig Personalakten zum Führen und Verwalten an andere Mitarbeiter weiterzugeben. Um einen optimalen Datenschutz zu gewährleisten, können Sie deshalb einzelnen Mitarbeitern temporäre Einsichtsrechte in bestimmte Akten gewähren.
DSGVO-konformes Archivieren und Verwalten von Daten
Speicherung und Verwaltung von Daten unter Berücksichtigung von gesetzlichen Mindestaufbewahrungszeiten und damit verbundener Sperrfristen.
Dokumente umhängen
Einzelne Dokumente können Sie per Drag & Drop schnell und unkompliziert umhängen bzw. in ein anderes Register verschieben.
Datums-Funktion
Alle Dokumente werden mit einem Entstehungsdatum und einem Ablagedatum abgespeichert, wodurch sich Personalakten leichter führen und verwalten lassen.
Verknüpfung und Integration weiterer Akten (Akte-in-Akte-Prinzip)
– z.B. Stellen- und Bewerberakte, Absprung von und in SAP SuccessFactors.
Aktencontrolling
Für jede elektronische Personalakte können Sie ein komplettes Protokoll zu sämtlichen Änderungen und Bearbeitungen erstellen lassen.
Workflow gesteuerte Eintritts- und Austrittscheckliste
Über Workflow gesteuerte Eintritts- und Austrittscheckliste lässt sich der On- und Offboarding Prozess optimal beherrschen.
Ihre Vorteile mit der Lösung von inPuncto
Sicher
- Höhere Sicherheit dank rollenbasierter Zugriffe auf die elektronische Personalakte.
- Kein Drittsystem erforderlich: direkt in SAP-HCM (SAP ERP oder SAP S/4HANA) integriert.
Rentabel
- Mehrwert für Ihr bestehendes System.
- Schneller ROI, z.B. Reduzierung von Raumkosten und Suchzeiten sowie parallele Zugriffe auf digitale Personalakten durch berechtigte User.
- Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, kurze Projekteinführungszeiten, einfache Bedienung, etc.
- Geringere Bearbeitungszeit dank der bis zu 90% kürzeren Zugriffs- und Ablagezeiten.
Rechtskonform
- Definition individueller Löschfristen zur Einhaltung der DSGVO-Richtlinien.
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