Output Management: Dokumentenerstellung in SAP
Output-Management: Automatische Dokumentenerstellung mit SAP-Daten in MS-Office
Die Erstellung von Dokumenten aus SAP kann viel Zeit beanspruchen. Das muss aber nicht sein, denn mit der Zusatzsoftware von inPuncto lassen sich Microsoft Word-Dokumente für das Output-Management mit wenigen Klicks automatisch erstellen und direkt mit aktuellen Daten aus SAP befüllen. Nach der Erstellung haben Sie außerdem die Möglichkeit die Dokumente individuell weiter zu bearbeiten.
Was ist Output-Management?
Unter Output-Management versteht man den Prozess der Erzeugung, Erstellung und Verteilung von (physischen und elektronischen) Dokumenten an bestimmte Empfänger (Personen oder Unternehmen) mit dem Ziel, diese Prozesse zu optimieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Das Output-Management ist ein Teilbereich des Enterprise Content Managements (ECM).
Wie funktioniert das Output-Management mit den inPuncto-add-ons?
Sie benötigen für die automatische Dokumentenerstellung zunächst ein SAP-System, das die Daten, Strukturen und Logiken enthält, mit denen Sie arbeiten möchten. Außerdem ein Ablage- bzw. Archivsystem, in dem Sie die veränderbaren Dokumente zwischenspeichern können, z.B. unseren biz²ArchiveServer und dann benötigen Sie natürlich noch unseren Client biz²OfficeForms für Microsoft Office, um die Vorlagen und Dokumente für das Output-Management zu erzeugen und bearbeiten.
- Initiierung der Dokumentenerstellung - das SAP Objekt
- Vorlagenerstellung
- Vorlagenmanagement
- Dokumentenerstellung
- Dokumentenverwaltung
Mittels SAP-Funktionsbausteine werden repräsentative Datensätze aus SAP bereitgestellt.Bei Business Objekten aus HR/HCM können das z.B. Personalnummern, Namen, Adressen und weitere personalspezifische Kriterien sein.
Sie können aber auch Textbausteine, z.B. für ein Anschreiben, modellieren und innerhalb eines Textblocks verschiedene Textbausteine verschachteln und mit individuellen Regeln versehen.
Auch Tabellen, z.B. für eine Angebotserstellung aus SAP heraus, können ganz einfach hinzugefügt werden. Hierfür muss lediglich die erste Tabellenzeile modelliert werden – die restlichen Daten werden dann direkt aus dem SAP-System gezogen und die Tabelle damit befüllt. MS-Word fungiert hier als Vorlagendesign-Tool inkl. der Elemente und deren Regeln. SAP liefert strukturiert die Daten
Das direkte „WYSIWYG“ (what-you-see-is-what-you-get) überzeugt im Handling und in der Transparenz der Modellierung. Sie sehen dadurch nämlich exakt wie das künftige Dokument aussehen wird.
Die Vorlagenverwaltung für das Output-Management findet komplett in SAP statt und nicht in Microsoft oder lokal! Das hat den Vorteil, dass die Vorlagen über die inPuncto-Lösung jederzeit für alle Beteiligten verfügbar und immer auf dem aktuellsten Stand sind. Versionen, Gültigkeiten und Berechtigungen runden das gesamte Verwaltungsthema der Vorlagen in SAP ab.
Das Besondere: Vorlagen können auch (z.B. für Übersetzungen) ohne SAP-Integration exportiert und unabhängig vom SAP System bearbeitet, optimiert und nachträglich wieder im SAP-System gespeichert/importiert werden.
Ihr Ansprechpartner
E-Mail: kontakt[at]www.inpuncto.com
Telefon: +49 (0) 711 66 188 500
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Automatische Dokumentenerstellung: Anwendungsbeispiele & Vorteile
Anwendungsbeispiele für die automatische Dokumentenerstellung
Die intelligente Dokumentenerzeugung von inPuncto lässt sich besonders gut im Personalbereich (Arbeitsverträge, Arbeitsbescheinigungen, Arbeitszeugnisse, Mitarbeiteranschreiben, Freigaben von Urlaubs- und Reiseanträgen, Prämienanschreiben etc.) oder im Student-Lifecircle-Management (individueller Studienverlauf von Studierenden anhand kontextbezogener Inhalte) einsetzen. Aber auch bei der Erstellung von Anschreiben, Formularen, Reports, Angeboten, Lieferscheinen, Preislisten, Vertragsdokumenten etc. lässt sich die Lösung gewinnbringend nutzen.
Ihre Vorteile durch die intelligente Dokumentenerzeugung von inPuncto
- Integration der Dokumentenerzeugung in SAP.
- Dokumentvorlage lassen sich ohne Programmierkenntnisse und ohne kompliziertes Scripting erstellen (what-you-see-is-what-you-get bzw. WYSIWYG).
- Hohe Flexibilität dank der einfachen Bearbeitung mit der MS-Office-Oberfläche.
- Zeitersparnis (und somit auch Personalkostenersparnis) bei der Dokumentenerstellung in Masse oder der individuellen Dokumentenerstellung dank intelligentem Vorlagenmanagement und Daten aus SAP.
- Die erstellten Vorlagen lassen sich jederzeit individuell über die Office-Oberfläche bearbeiten.
- Vorlagen und SAP-Textbausteine für die Dokumentenerstellung sind durch die zentrale Verwaltung immer auf dem neuesten Stand und entsprechen dem Corporate Design.
- Revisionssichere Archivierung der erzeugten Dokumente.
- Senkung der Betriebskosten (Wegfall von Papier-, Toner- und Portokosten).
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