Klinikum Itzehoe

Einführung der elektronischen Rechnungsbearbeitung für Rechnungen mit und ohne Bestellbezug

Unternehmensgröße: ca. 2000 Mitarbeiter

Branche: Gesundheitswesen

Land: Deutschland (Itzehoe)

Herausforderung: Vollständige Umstellung auf E-Mail-Rechnungen (Rechnungen als PDF-Anhang), Automatisierung der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe

Verwendete Module für die Realisierung der Lösung: biz²Archiver, biz²DocumentControl, biz²Scanner, biz²ScanServer, biz²Explorer

Betreffende Abteilungen: Rechnungswesen, Einkauf

Projektbeschreibung: Das Klinikum Itzehoe entschied sich dafür das vorhandene SAP-System mit inPuncto-Add-on-Software zu ergänzen, um Papierrechnungen durch die Umstellung der Rechnungseingänge auf E-Mail-PDF-Rechnungen zu reduzieren sowie die Rechnungsbearbeitung zu automatisieren. Dank des zentralen Rechnungseingangs mit dem Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer sowie durch das Führen eines Rechnungseingangsbuchs ist der Bearbeitungsstand der Rechnungen mit und ohne Bestellbezug jederzeit nachvollziehbar. Ein weiterer Punkt waren die Minimierung der Bestellnachbearbeitung durch optimale Einstellung der Toleranzgrenze und der automatische Zahllauf.
In einem Folgeprojekt wurde außerdem die SAP-Scanner-Software biz²Scanner in den Buchungsvorgang integriert. Alle Dokumente, die zu einer Buchung gehören werden damit erfasst, anschließend mit der SAP-Archivierungssoftware biz²Archiver archiviert und sind als Anlage an der Bestellung verfügbar. Außerdem können nun auch nachträglich Dokumente zu den bestehenden SAP-Business-Objekten hinzugescannt werden.

Nutzen: Reduzierung der Papierrechnungen und dadurch Verkleinerung der Papierarchive, vollständiger Überblick über alle Rechnungen und deren Bearbeitungsstände in Echtzeit sowie Effizienzsteigerung durch standardisierte Abläufe. Dank des Folgeprojekts wurde außerdem die digitale Archivierung von Buchungen optimiert.

Unternehmensbeschreibung: Das Klinikum Itzehoe wurde 1837 durch eine Bürgerinitiative als Julienstift gegründet und war das erste öffentliche Krankenhaus von Itzehoe. 1897 wurde der Julienstift von der Stadt Itzehoe übernommen und 1973 fand die Grundsteinlegung für das heutige Krankenhaus statt. Heute ist das Klinikum Itzehoe eines der größten Krankenhäuser in Schleswig-Holstein und gehört zum 6K-Krankenhausverbund. Es ist außerdem Lehrkrankenhaus der Universitäten Kiel, Lübeck und Hamburg. Träger des Klinikums ist der Zweckverband des Kreises Steinburg und der Stadt Itzehoe. Neben zehn Kliniken gehören außerdem verschiedene Zentren zum Klinikum.

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