Einführung des automatischen SAP-Workflows zur Rechnungs-verarbeitung beim Dortmunder Entsorgungsdienstleister EDG

EDG DortmundUnsere SAP-Add-ons sorgen für eine schnelle Rechnungserkennung und Rechnungsfreigabe von Papier- und E-Mail-PDF-Rechnungen

Für das Projekt „Elektronische Rechnungsverarbeitung in SAP mit OCR-Rechnungserkennung und Rechnungsfreigabeworkflow “ haben wir die Scanner-Software biz²Scanner, den Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer, das Workflow-Tool biz²DocumentControl sowie einen vollständig eingerichteten OCR-Trainingsarbeitsplatz in das bereits vorhandene SAP-System der EDG implementiert.

Rechnungsbearbeitung mit intelligenter OCR-Erkennung

Die täglich eintreffenden Papier- und E-Mail-Rechnungen mit PDF-Anhängen und sehr vielen Anlagen können nun schnell eingescannt bzw. erfasst werden, wodurch die EDG nicht nur viel Zeit spart, sondern auch Fehler, die bei einer manuellen Rechnungsbearbeitung unvermeidlich sind, reduziert. Dies ist durch dank der automatischen Rechnungsbearbeitung mit intelligenter OCR-Erkennung möglich. Ein weiterer Vorteil ist, dass alle Entscheider bequem in den SAP-Workflow zur Rechnungsfreigabe einbezogen werden können.

Projektleiter Bernd Engelhardt (Leiter Organisation und Informationstechnik) entschied sich beim Vergleich der unterschiedlichen Anbieter für SAP-Zusatzsoftware für unsere Lösung, da diese ihn sowohl hinsichtlich seiner Ansprüche als auch in Bezug auf das sehr gute Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugte.

Umgesetzt wurde das Projekt von März bis Dezember 2014. Durch agiles Projektvorgehen war die Konzeptionsphase integrierter Bestandteil der Umsetzungen.

Für die Bearbeitung der ca. 200 Rechnungen pro Tag samt Anhang wird nun ein Blatt mit einem bestimmten Barcode zwischen den relevanten Rechnungsseiten und den Anlagen eingebracht und die OCR-Erkennungsquote bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung beträgt jetzt deutlich über 90 %.

Rechnungen diverser Arten elektronisch bearbeiten

Die EDG kann mit unserer Lösung Rechnungen (Papier und elektronisch) unterschiedlicher Arten elektronisch bearbeiten: klassische FI-Rechnungen ohne Bestellbezug, Rechnungen mit Bestellbezug und beliebig vielen Rechnungspositionen sowie weitere Rechnungsbelege. Das Eingabeformat kann PDF und TIFF sein, das Ablageformat ist PDF.

Pro Jahr werden nun rund 45.000 Rechnungen via intelligenter OCR-Texterkennung verarbeitet und die Anwender kommen sehr gut mit der Software zurecht.

Die EDG Entsorgung Dortmund GmbH wurde 1991 infolge der Umwandlung des Stadtreinigungsamts in eine privatrechtliche Gesellschaft gegründet. Der Sitz des Entsorgungsdienstleisters ist in Dortmund und das Unternehmen hat rund 760 Mitarbeiter, die tagtäglich dafür sorgen, dass der Abfall fachgerecht entsorgt bzw. wiederaufbereitet wird.

Success Story: Elektronische Rechnungsverarbeitung in SAP mit OCR-Rechnungserkennung & Rechnungsfreigabeworkflow bei EDG Entsorgung Dortmund (PDF) »