Einführung der automatischen Rechnungsverarbeitung in SAP bei einem Schweizer Werkzeugmaschinen-Hersteller

SAP-Add-ons der inPuncto GmbH sorgen für schnelle Bearbeitungszeiten bei Papier- und E-Mail-Rechnungen
Projekt „Einführung automatische Rechnungsverarbeitung und revisionssichere Archivierung in SAP“. Unser Kunde hat seinen Sitz in der Schweiz und beschäftigt rund 600 Mitarbeiter. Zu der Unternehmensgruppe gehören mehrere Tochtergesellschaften und durch das weltweite Vertriebs- und Servicenetz stehen den Kunden Unternehmensvertreter in über 80 Ländern zur Verfügung.

In diesem Großunternehmen treffen pro Jahr ca. 70.000 Rechnungen (Papier und per Mail) ein diese wurden bisher manuell bearbeitet. Diese Art der Rechnungsbearbeitung war nicht mehr zeitgemäß, kostete viel Zeit und Geld, war sehr fehleranfällig und die gesetzlichen Anforderungen an die Archivierung konnten nicht eingehalten werden.

Erweiterung des bestehenden SAP-Systems mit inPuncto Add-ons

Das Ziel war deshalb, das bereits vorhandene SAP-System um die Zusatzfunktion der automatischen Rechnungsverarbeitung inkl. Workflow und revisionssichere Archivierung zu erweitern.

Nach einem Vergleich der verschiedenen Anbieter für SAP-Add-ons fiel die Wahl des Kunden auf unsere Software, da ihn das Lösungsportfolio aus einer Hand (samt Hardware), die modulare Beschaffenheit der Produkte sowie das sehr gute Preis-Leistungs-Verhältnis überzeugten.

Die Rechnungsverarbeitungs-Lösung für unseren Auftraggeber beinhaltet die Prozessbeschleunigung durch frei-Form OCR-Texterkennung, standardisierte Freigabeworkflows für verschieden Rechnungstypen, bei denen sich die Sprache automatisch umschaltet (Deutsch, Englisch, Französisch). Managementreports, die Digitalisierung der Rechnungen und die damit verbundene Transparenz der Prozesse sowie die revisionssichere PDF/A Archivierung samt Verschlüsselungsserver rundeten das Angebot ab. Zum Einsatz kamen hierfür die Produkte biz²Archiv-Software, biz²CryptoServer, biz²Scanner, biz²ScanServer, biz²DocumentControl sowie die passende Hardware für die revisionssichere Archivierung.

Beschleunigung der Prozesse mit der automatischen Rechnungsverarbeitung in SAP

Nach der Implementierung der Add-ons zur automatischen Rechnungsverarbeitung in SAP konnte unser Auftragsgeber bereits nach kurzer Zeit eine deutliche Beschleunigung der Prozesse feststellen und dank des elektronischen Archivs kann jetzt auch dezentral auf die einzelne Rechnungen zugegriffen werden. Sämtliche Rechnungen sind zudem via Standard-Archive-Link-Verknüpfung am gebuchten Beleg zu finden.

Für die Mitarbeiter entfiel nun das zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Eintippen der Rechnungsdaten und Rechnungen können dank der Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung jederzeit nachverfolgt werden.

Durch all diese Maßnahmen erzielte der Auftraggeber einen schnellen ROI und die Einführungszeit der neuen Lösungen für die automatische Rechnungsverarbeitung und revisionssichere Archivierung waren dank der intuitiven Bedienung über die gewohnte SAP-Oberfläche sehr kurz, sodass die Mitarbeiter bereits nach kurzer Zeit sicher mit den neuen Add-ons für SAP arbeiteten.