Unsere elektronische Personalakte für SAP HCM wurde erfolgreich bei der TÜV NORD GROUP implementiert
Unsere elektronische Personalakte in SAP HCM wird jetzt erfolgreich bei TÜV NORD eingesetzt.
Die maßgeschneiderte Add-on-Lösung der inPuncto GmbH und IT2 Solutions AG ermöglicht es den Mitarbeitern von TÜV NORD jetzt die elektronischen Personalakten direkt innerhalb der SAP GUI zu starten. Datenschutz und Datensicherheit sind dabei dank der vollständigen Integration in das bereits vorhandene SAP-System und somit auch in die vorhandene Verwaltungsfunktionen jederzeit gewährleistet: revisionssichere Archivierung, sichere Authentifizierung, detaillierten Datenzugriff, Zugriffsprotokoll und einer verschlüsselten Übertragung der Informationen.
Das Roll-out der Lösung für die elektronische Personalakte erfolgte in zwei Stufen:
Im ersten Schritt wurde ein Überblick über die vorhandenen Aktenbestände und -strukturen als Vorgabe für die künftige Ablagesystematik der elektronischen Personalakten geschaffen und alle vorhandene elektronischen Daten (z.B. E-Mails) in die Software übernommen. Im zweiten Schritt der Einführung der digitalen Personalakte, der Integration der Geschäftsprozesse, konnten sämtliche aktenrelevanten Bearbeitungsschritte innerhalb der Akte durchgeführt und nachvollzogen werden.
Die Personalprozesse sind seit der Einführung der elektronischen Personalakte deutlich effektiver geworden, da die Mitarbeiter schnell die gesuchten Akten finden und darauf zugreifen können. Aber auch die Abbildung und Kontrolle der gesetzlichen Vorgaben wurden durch die Einführung der elektronischen Personalakte bei TÜV NORD erheblich verbessert.
Um den Mitarbeitern Sicherheit im Gebrauch der neuen Software für die digitale Personalakte zu geben, wurden die vorhandenen Handlungsanweisungen zur Umsetzung der internen Richtlinien und des Datenschutzes angepasst und es wurde ein zentraler Ansprechpartner bestimmt, der die Koordinierung der internen Abstimmungsprozesse und der Zusammenarbeit mit dem Projektteam und dem externen Beratungsteam übernimmt.
Geplant ist außerdem der externe, mobile Zugriff auf die digitalen Personalakten, die Integration externer Partner, der Abgleich zwischen der Vorgangsbearbeitung und anderen bereits vorhandenen Systemen mit Ablaufsteuerungen und die Einführung einer elektronischen Archivierung.
Success Story: Elektronische Personalakte in SAP-HCM bei TÜV Nord (PDF) »