Automatisie­rung der Rechnungs­­bear­­beitung in SAP beim Caritas­verband der Erzdiözese München und Freising e.V.

Automatisierte Rechnungsbearbeitung in SAP mit inPuncto SoftwareRechnungen ohne Bestellbezug werden dank inPuncto-Software automatisch bearbeitet

Um die automatische Erfassung und Verarbeitung von Papier- und elektronischen Rechnungen beim Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. zu realisieren, implementierten wir bereits 2013 die folgenden SAP-Add-ons in das bereits vorhandene SAP-System: Den Scanner-Client biz²Scanner, den Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer und das Workflow-Tool biz²DocumentControl. Vor der Einführung der inPuncto-Software mussten alle eingehende Rechnungen (Papier und elektronisch) manuell eingescannt bzw. abgespeichert, dann geprüft und anschließend freigegeben werden. Diese manuelle Rechnungsbearbeitung war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig. „Wir suchten deshalb nach einer Lösung, die uns die zeitintensive Rechnungserfassung abnimmt und die Rechnungsprüfung automatisiert“, berichtet John Schopfel, Leiter Anwendungsbetreuung Finanz- und Rechnungswesen. Fündig wurde er bei unserer inPuncto-Software: „Die SAP-Zusatzsoftware von inPuncto bot genau das an, was wir suchten und dank der Möglichkeiten, die sich durch die Software boten, konnten wir gleichzeitig auch noch andere Prozesse verbessern“, erinnert sich John Schopfel.

Automatischer Rechnungsworkflow von elektronischen Rechnungen und Papierrechnungen

Auch heute treffen die Rechnungen beim Cariatasverband in Papierform oder in elektronischer Form als PDF per E-Mail ein. Die Papierrechnungen werden zunächst mit einem Barcode versehen, einzeln oder in Masse mit der Scanner-Software biz²Scanner erfasst und an den Posteingangs-Verarbeitungsservers biz²ScanServer weitergeleitet. Elektronische Rechnungen werden per Drag&Drop direkt an den biz²ScanServer übertragen. Dort werden die Rechnungsdaten via OCR-Texterkennung ausgelesen und im Hintergrund mit den SAP-Stammdaten abgeglichen und vorbelegte Rechnungsdaten anhand der Kundennummer ermittelt. Anschließend startet der Prüf- und Freigabeworkflow mit dem Workflow-Tool biz²DocumentControl. Kann eine Rechnung keinem Kreditor zugeordnet werden, dann lässt sich dieser mit der Transaktion FK01 direkt anlegen. Die Rechnungsfreigabe erfolgt nach einer Freigabematrix gemäß dem Rechnungsbetrag sowie dem 4-Augen-Prinzip. Es können dazu sowohl SAP-User als auch nicht SAP-User (z.B. via E-Mail) in den Freigabeprozess einbezogen werden. Die Validierung durch die einzelnen Bearbeiter kann auch offline abgewickelt werden. Nachdem der Überweisungsauftrag von allen Stellen freigegeben wurde, findet die Buchung statt und der zuständige Freigeber erhält eine Infomail.

Neue Standards bei der inPuncto-Software dank Caritas

„Zwei Funktionen, nämlich die Infomail an den Freigeber und das direkte Anlegen eines Kreditors mit der Transaktion FK01, fanden wir so nützlich, dass wir unsere Software seitdem standardmäßig mit diesen beiden Funktionen ausliefern“, verrät Jürgen Ullrich, Projektleiter bei der inPuncto GmbH.

Besondere Anforderungen des Caritasverbands der Erzdiözese München und Freising e.V. an die Rechnungsverarbeitung

Eine Besonderheit beim Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. ist die Nutzung von sogenannten Überweisungsaufträgen. Bei diesen Formularen werden z.B. auch Kontierungswerte aufgedruckt, von der OCR ausgelesen und in SAP automatisch zur Rechnung vorbelegt. Diese Formulare gibt es in zwei verschiedenen Varianten: mit elektronischer Freigabe und ohne elektronische Freigabe. Die Variante mit elektronischer Freigabe ist vergleichbar mit dem normalen Prüfungs- und Freigabeworkflow von Rechnungen ohne Bestellbezug, das Formular ohne Genehmigungsworkflow enthält zusätzlich Felder für Unterschriften, die dann via OCR ausgelesen werden. Sind alle erforderlichen Unterschriften auf dem Formular enthalten, kann die Rechnung gleich gebucht werden.

Eine weitere Besonderheit beim Caritasverbund war die Erweiterung der Rechnungsprüfung um SEPA-Mandate. Da die Einführung der automatisierten Rechnungsverarbeitung mit der SEPA-Pflicht ab Februar 2014 zusammenfiel, mussten für den Rechnungsprüfungsprozess beim Caritasverbund auch SEPA-Mandate integriert werden. Gemeinsam mit ZALARIS (damals LBU-Systemhaus) wurde dies realisiert.

Kurze Einarbeitungszeit und nahtlose Integration der inPuncto-Software in das vorhandene SAP-System

Eine umfangreiche Einarbeitung der Mitarbeiter des Caritasverbands in unsere Software und deren Funktionen war nicht nötig, da alle mit der gewohnten SAP-GUI weiterarbeiten konnten. „SAP ist und bleibt das führende System“, erläutert Dr. Frank Marcial, Geschäftsführer der inPuncto GmbH. „Unsere Add-on-Produkte und Lösungen lassen sich nahtlos in das bereits vorhandene SAP-System integrieren, sodass ein teures Drittsystem nicht nötig ist und das bestehende System dank unserer schlanken Software genau um die Funktionen erweitert wird, die benötigt werden.“

Über den Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V.

Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. wurde 1922 von den katholischen Elisabethenvereinen, Vinzenzvereinen und Fürsorgeeinrichtungen gegründet, um gemeinsam Menschen in Not besser helfen zu können. Heute ist der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. als Träger- und Spitzenverband der katholischen Kirche der größte soziale Arbeitgeber in der Erzdiözese München und Freising (Oberbayern). Die ca. 7.200 feste Mitarbeiter und ca. genauso viele Ehrenamtlichen bieten in den über 350 Einrichtungen und Diensten vielfältige soziale Dienstleistungen für Menschen aller Altersklassen, gesellschaftlichen Schichten und Konfessionen an.

Success Story: Automatisierte Rechnungsverarbeitung in SAP: Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. »