Das Diakonische Werk der Evangelischen Landeskirche in Baden e.V.

Elektronische Rechnungsverarbeitung in SAP

Unternehmensgröße: ca. 36.000 Mitarbeiter an ca. 1.000 Standorten

Branche: Sozialwesen

Land: Deutschland (Karlsruhe)

Herausforderung: Aufgrund der besonderen Organisationsform des Diakonischen Werks der Evangelischen Landeskirche in Baden mussten viele kundenspezifische Anpassungen vorgenommen werden.

Verwendete Module für die Realisierung der Lösung: biz²Archiver, biz²DocumentControl, biz²ScanServer

Betreffende Abteilungen: Rechnungswesen

Projektbeschreibung: Eingehende Papierrechnungen werden über ein Multifunktionsgerät in ein Share auf dem biz²ScanServer gescannt. Im biz²ScanServer werden die Dokumente durch den Barcodereader separiert. PDF-Rechnungen, die per E-Mail eintreffen, werden ebenfalls an den biz²ScanServer weitergeleitet. Das Auslesen der Rechnungsdaten aus den Papierrechnungen und den digitalen Rechnungen erfolgt durch die OCR. Kundenspezifische Anpassungen mussten hier bezüglich Amazon-Rechnungsnummern vorgenommen werden, da diese die von SAP maximal vorgesehene Länge überschreiten. Der biz²ScanServer initiiert nach dem Auslesen der Daten den entsprechenden Rechnungsworkflow in SAP und die Bearbeiter können über das Rechnungscockpit die Rechnungen bearbeiten. Hierfür startet der biz²DocumentControl durch die Ausführung des Workitems im Business Workplace. Die erkannten Daten können dank des Customizings von inPuncto abhängig vom Kontierungstyp (z.B. Projektnummer, Veranstaltung, Kostenstelle) validiert, kommentiert und freigegeben werden. Anschließend werden die Dokumente sowie zusätzliche Anlagen revisionssicher in das inPuncto Archiv biz²Archiver abgelegt. Weitere Anpassungen betrafen die Buchung von Reisekostenabrechnungen über das Rechnungscockpit, Sammelabrechnungen für bestimmte Lieferanten und die Erkennung von Anzahlungsbelegen über die OCR samt automatischer Kontierung.

Nutzen: Dank der individuellen Anpassungen der inPuncto-Zusatzsoftware für das bereits vorhandene SAP-System konnten viele individuelle Rechnungsszenarien automatisiert werden.

Unternehmensbeschreibung: Die Geschichte der Diakonie Baden begann mit dem 1848 initiierten „Landesverein für Innere Mission“ (seit 1929 „Evangelischer Landesverband für Innere Mission“). 1961 wurde der „Evangelischer Landesverband für Innere Mission“ mit dem 1945 gegründeten „Hilfswerk der evangelischen Kirche in Baden“ zum „Diakonischen Werk der Evangelischen Landeskirche in Baden“ zusammengeschlossen. Heute ist das Diakonische Werk Baden einer der Spitzenverbände der Freien Wohlfahrtspflege in Baden-Württemberg und einer von 17 Landesverbänden der Diakonie in Deutschland.

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