3U HOLDING AG

Automatisierung der Rechnungsverarbeitung in SAP mit automatischer Zuordnung der Lieferantenbelege an bestimmte Buchungskreise

3U Holding AG automatisiert SAP-Rechnungsverarbeitung mit inPuncto
Unternehmensgröße: 
ca. 150 Mitarbeiter

Branche: sonstige wirtschaftliche Dienstleistungen (Informations- und Telekommunikationstechnik, Erneuerbare Energien sowie Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik)

Land: Deutschland (Marburg), Österreich, Südafrika; Tochtergesellschaften in Europa und den USA

Herausforderung: Automatische Zuordnung von Lieferantenbelegen an einen bestimmten Buchungskreis via OCR-Erkennung.

Verwendete Module für die Realisierung der Lösung: biz²DocumentControl, biz²Archiver, biz²ScanServer

Betreffende Abteilungen: Rechnungswesen, Finanzen

Projektbeschreibung: Da es eine große Anzahl von Buchungskreisen gibt, haben wir mit der inPuncto-Software die Zuordnung von Lieferantenbelege an einen bestimmten Buchungskreis via OCR-Erkennung automatisiert. Hierfür werden alle Rechnungen, die sowohl in Papierform als auch elektronisch bei der 3U HOLDING AG eintreffen erfasst und mit Barcodes versehen. Der Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer liest die Belege mittels OCR aus und ordnet sie aufgrund der Werte automatisch dem richtigen Buchungskreis in SAP zu. Gemäß der Charakteristik der Rechnung und der definierten Prozesslogik / Unterschriftenregelung wird ein SAP-Workflow initiiert. Der erste Mitarbeiter des Workflows geht dafür ins Rechnungscockpit wodurch das Workflow-Management-Tool biz²DocumentControl gestartet wird und beginnt von dort die Bearbeitung. Nach der Vollständigkeitsprüfung wird die Rechnung an den nachfolgenden Mitarbeiter weitergeleitet. Sind alle Freigaben/Genehmigungen und Prozessschritte durchlaufen, wird via SAP-Workflow gemäß Belegart die SAP-Transaktion zur Verbuchung ausgelöst (z. B. FB60, MIRO etc.).

Nutzen: Automatische Zuordnung der Lieferantenbelege an einen bestimmten Buchungskreis; lückenlose Protokollierung der Rechnungsbearbeitung; Ermittlung von Fälligkeiten und Skonti; Berechtigungen der beteiligten Mitarbeiter werden im SAP-Workflow zur Rechnungsbearbeitung und Rechnungsfreigabe berücksichtigt.

Unternehmensbeschreibung: Die 3U HOLDING AG wurde 1997 als Verbindungsnetzbetreiber „3U Telekommunikation GmbH“ gegründet. Heute ist die Aktiengesellschaft in den Segmenten Informations- und Telekommunikationstechnik, Erneuerbare Energien und Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik tätig und bietet umfassende Dienstleistungen für die Infrastruktur von Gebäuden an.

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