Optimierte Dokumentenverarbeitung und –archivierung in SAP mit inPuncto-Software bei einem deutschen Automobilzulieferer

Bestell- und Rechnungsfreigabe in SAP - Kundenprojekt Erfolgreiche Implementierung der inPuncto SAP Lösungen trägt zur Prozessautomatisierung bei unserem Kunden bei

Ziel der Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung und revisionssicherer Archivierung war, Mitarbeiter in der täglichen Arbeit zu unterstützen, die internen Prozesse effizienter zu gestalten und überflüssige manuelle Eingaben einzusparen.

Seitdem haben wir verschiedene SAP-Add-ons in das bereits vorhandene SAP-System implementiert und so den Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess bei unserem Kunden automatisiert. Darüber hinaus wurden mit unseren inPuncto-Lösungen das Scannen, Archivieren sowie der Rechnungsworkflow von Lieferantenrechnungen und deren Anhänge realisiert.

Software-Komponente und Implementierungsphasen des SAP-Projektes

Insgesamt bestand das Projekt aus vier Phasen, in welchen wir jeweils ein weiteres Szenario umgesetzt haben. In der ersten und zweiten Projektphase wurden von uns das Workflow-Management-Tool biz²DocumentControl, die Scanner Software biz²Scanner, der Posteingangs-Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer, biz²WebServer installiert, um den Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozess zu automatisieren.

Unser Kunde erhält täglich zahlreiche Rechnungen (z.B. Frachtbriefe, Lieferscheine, Handelsrechnungen etc.), entweder in Papierform oder per E-Mail mit PDF-Anhang. Anhand eines Multifunktionsgerätes oder eines lokalen Scanners werden die Papierrechnungen mit dem biz²Scanner digitalisiert. Von dort aus werden die Rechnungsscans an den Massenverarbeiter biz²ScanServer weitergeleitet.

Dabei wird die direkte Weiterleitung der E-Mails mit PDF-Rechnungen durch einen weiteren Eingangskanal an dem biz²ScanServer ermöglicht. Das Auslesen der Rechnungen (ohne Anhänge) erfolgt per OCR, wobei sowohl ESR- als auch zukünftig QR-Codes erkannt werden können.

Im nächsten Schritt stellten wir dem Kunden eine Lösung bereit, die sie beim Abruf und Verarbeitung von E-Mails mit PDF-Rechnungen aus einem Google E-Mail-Account unterstützt. Die Weiterleitung der E-Mail-Rechnungen erfolgt direkt an den biz²ScanServer. Das Dokument aus dem E-Mail-Anhang wird mit einem speziellen Szenario bearbeitet und hier wird anschließend SAP-seitig auch ein Barcode generiert.

Im Anschluss haben wir ein Szenario zum späten Archivieren mit Barcode in SAP realisiert. Für den Kunden stand hierbei im Fokus die Optimierung, sowie die Revisionssicherheit für die Abläufe des Archivierungsprozesses von Belegen in der Versand- und Zollabteilung.
Zum Archivieren von Dokumenten werden den in SAP erstellten Dokumenten spezielle Barcodes vergeben. Anschließend werden die Belege via Multifunktionsgeräte eingescannt. Dabei wird der gesamte Scanstapel via E-Mail oder Share an den Posteingangs-Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer zur Massenverarbeitung übergeben.

Nach der Unterschrift der Verantwortlichen werden die Dokumente automatisch erfasst, verknüpft und archiviert. Mit den inPuncto-Add-Ons kann der Automobilzulieferer außerdem externen PDFs bearbeiten und archivieren.

Optimierte Rechnungsverarbeitung und Bestellfreigabe in SAP

Nun hat sich unser Kunde von der papierbasierten und manuellen Rechnungsverarbeitung und Bestellfreigabe verabschiedet. Dank der tief in SAP integrierten Lösungen vom IT-Partner inPuncto können dort Eingang- und Ausgangsrechnungen ganz schnell und bequem automatisch gescannt, verarbeitet, freigegeben und archiviert werden.

Dank unserem Konzept, bei dem wir für die unterschiedlichsten Szenarien dieselben Tools anwenden, konnte sich der Automobilzulieferer den Schulungsaufwand auf ein Minimum reduzieren und eine schnelle Mitarbeiterakzeptanz im Unternehmen erreichen. Nun können sich dessen Mitarbeiter mehr auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren und noch effizienter und komfortabler um die Belange ihrer Kunden kümmern.

Unser Kunde ist einer der führenden Automobilzulieferer und Hersteller von Technischer Keramik, der sich auf den Bereich Zündung und Sensorik spezialisiert. Permanent steigernde Datenmengen stellten Unternehmensleistungen und Datenverwaltung vor neuen Herausforderungen. Der Automobilzulieferer ist das deutsche Tochterunternehmen einer Unternehmensgruppe mit weltweit über 16.000 Beschäftigten und 41 Niederlassungen. 2017 wählte das Unternehmen inPuncto als IT-Partner aus und hat uns inzwischen für mehrere Projekte beauftragt.