Umsetzung in Rekordzeit: Automatisierte SAP-Rechnungs­bearbeitung bei einem Schweizer Stahlhändler

Automatisierte SAP-Rechnungsbearbeitung in Rekordzeit umgesetzt In nur 7 Wochen hat die inPuncto GmbH die automatische Rechnungsbearbeitung realisiert

Projekt „Automatisierte Rechnungsbearbeitung von Lieferanten­rechnungen in SAP“

Unser Kunde ist ein Stahlgroßhändler mit Sitz in der Schweiz und beschäftigt rund 900 Mitarbeiter. Zur Unternehmens­gruppe gehören insgesamt sechs Unternehmungen, die an vielen Standorten in der Schweiz tätig sind. Die einzelnen Buchungskreise wurden technisch und organisatorisch zu einem einzigen Buchungskreis zusammengefasst, um das Rechnungsvolumen zu reduzieren. Jährlich sollen etwa 60.000 Lieferantenrechnungen mit ca. 120.000 Rechnungsseiten verarbeitet werden, wobei die Tendenz für die Anzahl der Rechnungsseiten in den nächsten Jahren steigend ist.

Besondere Herausforderung: Der Wettlauf gegen die Zeit

Mit unseren inPuncto-Lösungen wurden das Scannen, Archivieren sowie der Rechnungsworkflow von Lieferentenrechnungen und deren Anhänge realisiert. Die besondere Herausforderung bestand in der schnellen Umsetzung des Projekts, da die Lösung zur Bearbeitung der Rechnungen gleichzeitig mit der Zusammenlegung der Buchungskreise produktiv gesetzt werden sollte.

Mit uns hat der Kunde einen Partner gefunden, der dies schnell und zuverlässig umsetzen konnte. Dies gelang dank der schlanken Zusatzsoftware, die direkt in das bereits vorhandene SAP-System implementiert werden konnte sowie durch die umfangreichen Standardfunktionen. Das Projekt wurde sogar vor dem geplanten Termin in einer Rekordzeit von 7 Wochen finalisiert!

Automatisierung der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen in SAP bei unserem Kunden

Insgesamt haben wir folgende inPuncto-Lösungen eingesetzt: Den Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer, den Scan-Client biz²Scanner und das Workflow-Tool biz²DocumentControl.

Die Rechnungen treffen bei unserem Kunden entweder in Papierform oder per Mail mit PDF-Anhang ein. Die Digitalisierung der Papierrechnungen und der Rechnungsanhänge erfolgt über einen lokalen Scanner oder über ein Multifunktionsgerät mit dem biz²Scanner. Von dort aus werden die Rechnungscans an den biz²ScanServer weitergeleitet. Rechnungen, die per Mail eintreffen, werden direkt an den biz²ScanServer weitergeleitet. Das Auslesen der Rechnungen (ohne Anhänge) erfolgt per OCR, wobei sowohl ESR- als auch zukünftig QR-Codes erkannt werden können.

MM-Belege werden automatisch geprüft, mit den Daten in SAP abgeglichen und wenn alles in Ordnung ist freigegeben und gebucht. Sollten Werte abweichen, erfolgt die Freigabe mittels Workflow betragsabhängig entweder von den Spartenleitern, CFO oder CEO. Die Bearbeiter werden per Mail auf Workflow-Aufgaben aufmerksam gemacht und können die Anfragen über die SAP-GUI beantworten. Ein Teil der Nutzer hat außerdem die Möglichkeit die Anfragen über die Weboberfläche oder eine mobile Anwendung zu bearbeiten. Rechnungen lassen sich mit wenigen Klicks an Lieferanten zurückweisen.

Modulare Lösung für SAP mit der Möglichkeit zur Erweiterung

Da unsere SAP-Add-ons je nach Bedarf miteinander und untereinander kombiniert werden können und sich die einzelnen Produkte an die individuellen Bedürfnisse der Kunden anpassen lassen, ist auch eine spätere Erweiterung des Funktionsumfangs möglich. So können beispielsweise auch Papierpersonalakten mit dem biz²Scanner und biz²ScanServer ins SAP-System übertragen werden.

Projektabschluss in Rekordzeit

Aufgrund der sehr guten Kommunikation der beiden Teams sowie der bevorstehenden Zusammenlegung der Buchungskreise funktionierte die Zusammenarbeit so gut, dass das Projekt nicht nur extrem schnell, sondern auch vor der Deadline abgeschlossen werden konnte. In nur 7 Wochen haben wir die Zusatzsoftware installiert, konfiguriert, getestet und produktiv gesetzt. Unser Kunde ist von der schnellen Projektumsetzung genauso begeistert wie von den neuen Funktionen, die die Rechnungsbearbeitung schneller und sicherer machen!