Digitale Personalakte in SAP-HCM

Digitale Personalakte in SAP: voll integriert, komfortabel und günstig

Vereinfachen Sie Ihr Personalmanagement – mit einer digitalen Personalakte in SAP! Personalakten beinhalten oft zahlreiche und verschiedenste Papiere, die sowohl eine zentrale als auch eine digitale Verwaltung und Ablage erfordern.

Das Aufsetzen eines neuen DMS-Systems für die digitale Personalakte würde sich zeit-, kosten und verwaltungsaufwändig gestalten, da eine Einrichtung und Strukturierung sowie ein ständiger Abgleich mit Ihrem zentralen SAP-System notwendig wäre.

Warum nicht stattdessen Ihr bereits vorhandenes SAP-System für die Ablage und das Management digitaler Personalakten ohne Umwege nutzen? In Zusammenarbeit mit dem Technologiepartner top flow GmbH bietet inPuncto eine komfortable, schnelle und kostengünstige Lösung an, um elektronische Personalakten in SAP direkt in HCM (HR) zu verwalten.

Da hierfür Personaldaten und Berechtigungen aus SAP übernommen werden, ist die Sicherheit sensibler Daten von Anfang an garantiert und gewohnte Zugriffsrechte werden voll berücksichtigt.

Sowohl Akten-Altbestände als auch neu eingehende Dokumente verschiedener Formate werden automatisch ins System überführt:

Die Dateien werden automatisch der jeweiligen elektronischen Personalakte in SAP angehängt – schnell und verwechslungsfrei.
Direkt aus der elektronischen Personalakte können auch unterschiedliche Personaldokumente sehr komfortabel auf Knopfdruck erstellt werden.

Funktionsüberblick

Zugriff auch via Fiori: Neben dem klassischen Zugriff über das SAP-System ist es mit dieser Software auch möglich via Fiori-basierter Browseranwendung Personalakten zu führen und zu verwalten. Sie finden die gleichen Dokumente wie in der SAP GUI und auch die Zugriffsberechtigungen sind gleich.

Akten und Dokumente suchen: Über das Cockpit können Sie nach bestehenden elektronischen Akten suchen oder mithilfe Schlagwortsuche nach Inhalten von Dateien und nach bestimmten Dokumenten suchen und dadurch beim Führen und Verwalten der eAkten Zeit sparen.

Anbindung der E-Mail-Clients Microsoft Outlook: Durch die vollständige Anbindung der E-Mail-Clients Microsoft Outlook und Notes, stehen Ihnen die Mail-Client-Funktionen zur Verfügung: z.B. Importieren, Schreiben, Beantworten, Weiterleiten, Versenden und Speichern von E-Mails, auch mit Anhang. Das Erstellen von Terminen und Aufgaben aus dem SAP-System heraus ist ebenso unterstützt.

Dokumentenvorschau und in-Place-Bearbeitung von Office-Dokumenten: Diese Funktion ermöglicht es Ihnen sich einzelne Dokumente innerhalb des (Teil)Strukturbaums als Dokumentenvorschau anzeigen lassen. Bei Bedarf können Sie Office- Dokumente einfach bearbeiten, inkl. durch die Nutzung von dynamischen Regelwerken und dabei sämtliche Änderungen durch chronologische Versionierung und inhaltlichem Versionsvergleich nachverfolgen.

Lokales Ein- und Auschecken von PDF-Dokumenten samt Kommentarfunktion.

Serienbrief-Funktion und Massendruck: Aus SAP heraus steht Ihnen die Seriendruck-Funktion zur Verfügung, wobei SAP das führende System ist. Anhand einer Vorlage können Sie personalisierte PDFs generieren. Hierfür werden dynamische, kontextabhängige Regelwerke verwendet, die Sie vorher in SAP hinterlegt haben.

Notiz-Funktion: Damit Sie beim Führen und Verwalten der Personalakten nichts vergessen, können Sie mit einem Klick auf das Notiz-Icon jeder eAkte Erinnerungen und Mitteilungen hinzufügen, bereits vorhandene Aktennotizen bearbeiten oder mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Durch diese Notizen wird die entsprechende eAkte zum gewünschten Zeitpunkt angezeigt, sodass eine pünktliche Bearbeitung gewährleistet ist. Mit dem Reiter „Terminverfolgung“ können Sie sich zudem alle anstehenden Fälligkeiten anzeigen lassen.

Dokumente umhängen: Einzelne Dokumente können Sie per Drag & Drop schnell und unkompliziert umhängen bzw. in ein anderes Register verschieben

Datums-Funktion: Alle Dokumente werden mit einem Entstehungsdatum und einem Ablagedatum abgespeichert, wodurch sich Personalakten leichter führen und verwalten lassen.

Verknüpfung und Integration weiterer Akten (Akte-in-Akte-Prinzip) – z.B. Stellen- und Bewerberakte, Absprung von SuccessFactors

Aktencontrolling: Für jede elektronische Personalakte können Sie ein komplettes Protokoll zu sämtlichen Änderungen und Bearbeitungen erstellen lassen.

Die Vollständigkeit einer Akte lässt sich über Customizing, aber auch programmatisch steuern.

Personalakten weitergeben (Ausleihe): Manchmal ist es nötig Personalakten zum Führen und Verwalten an andere Mitarbeiter weiterzugeben. Um einen optimalen Datenschutz zu gewährleisten, können Sie deshalb einzelnen Mitarbeitern temporäre Einsichtsrechte in bestimmte Akten gewähren.

Über Workflow gesteuerte Eintritts- und Austrittscheckliste lässt sich der On- und Offboarding Prozess optimal beherrschen.

Die Personalakte selbst können Sie außerdem ganz oder teilweise (z.B. nur die bewerbungsrelevanten Dokumente) drucken. Um eine unerwünschte Vervielfältigung zu vermeiden, lässt sich die Druck-Funktion über eine SAP Berechtigungssteuerung schützen.

Verwaltung Ihrer digitalen Personalakte mit der
inPuncto ECM-Software

Verwaltung Ihrer digitalen Personalakte mit der inPuncto ECM-Software

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Vorteile der Verwaltung Ihrer digitalen Personalakte mit der inPuncto Lösung

  • Geringere Bearbeitungszeit dank der bis zu 90% kürzeren Zugriffs- und Ablagezeiten.
  • Höhere Sicherheit dank rollenbasierter Zugriffe auf die elektronische Personalakte.
  • Kein Drittsystem erforderlich: direkt in SAP-HCM (SAP ERP oder SAP S/4HANA) integriert.
  • Investitionssicherheit: Mehrwert für Ihr bestehendes System.
  • Schneller ROI: z.B. Reduzierung von Raumkosten und Suchzeiten sowie parallele Zugriffe auf digitale Personalakten durch berechtigte User.
  • Definition individueller Löschfristen zur Einhaltung der DSGVO-Richtlinien.
  • Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, kurze Projekteinführungszeiten, einfache Bedienung, etc.

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