Universitätsmedizin Göttingen

Automatisierung der Erfassung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen in SAP

Unternehmensgröße: ca. 7000 Mitarbeiter

Branche: Gesundheitswesen

Land: Deutschland (Göttingen)

Herausforderung: Verkürzung der Bearbeitungszeit von Lieferentenrechnungen, damit alle Rechnungen innerhalb der Skontofrist bezahlt werden können.

Verwendete Module für die Realisierung der Lösung: biz²DocumentControl, biz²Scanner, biz²ScanServer

Betreffende Abteilungen: Rechnungswesen, Einkauf

Projektbeschreibung: Die UMG nutzt bereits seit 2007 die SAP-Add-ons von inPuncto, um die Bearbeitungszeit von Lieferentenrechnungen zu beschleunigen. Hierfür wurde zunächst die Rechnungserfassung automatisiert indem die Rechnungsdaten mit dem Rechnungseingangsverarbeiter biz²ScanServer via OCR ausgelesen und anschließend mit den in SAP hinterlegten Bestelldaten abgeglichen werden. So lassen sich auch mehrere Bestellungen einer Rechnung zuordnen. Zur Automatisierung der Rechnungsbearbeitung mit dem Workflow-Management-Tool biz²DocumentControl wurde unter Berücksichtigung der existierenden SAP Business Logik ein Prüf- und Freigabe-Workflow eingerichtet (Freigabe auf Rechnungs- und Rechnungspositionsebene möglich). Die Rechnungsfreigabe kann jetzt auch nach dem 4-Augen-Prinzip mit voreingeschalteter sachlicher Prüfung erfolgen und enthält die Möglichkeit eines Eskalationskonzeptes. Rechnungsfreigaben können sowohl über SAP als auch über E-Mail (Outlook) vorgenommen werden. Die revisionssichere Archivierung der gescannten Papierrechnungen findet unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften im bereits vorhandenen File-Net Archiv statt.

Nutzen: Kostenvorteile durch Ausnutzen von kürzeren Skontofristen, Beschleunigung des Bearbeitungsprozesses.

Unternehmensbeschreibung: Zur Universitätsmedizin Göttingen gehören die Medizinische Fakultät der Georg-August-Universität und das Universitätsklinikum Göttingen. Durch die enge Zusammenarbeit werden Krankenversorgung, Lehre und Forschung organisatorisch verankert. Die Geschichte der Universitätsmedizin Göttingen geht bis ins Jahr 1390 zurück, als das Hospital St. Crusis am Geismartor gegründet wurde. 1752 wurde das Hospital dann von der Universität Göttingen übernommen und 1793 in ein Lehrkrankenhaus der medizinischen Fakultät umgewandelt. Im Laufe der Jahre kamen immer mehr Kliniken mit verschiedenen Schwerpunkten hinzu. Heute gehören über 40 Kliniken mit zahlreichen Polikliniken und Spezialsprechstunden zur UMG, welche eine große Bandbreite an Spezialdisziplinen in Diagnostik und Therapie abdecken. Die UMG ist außerdem ein zentraler Knotenpunkt in der medizinischen Krankenversorgung der Region Südniedersachsen und dort auch der größte Arbeitgeber. Träger ist die Stiftung Öffentlichen Rechts (Universitätsmedizin Göttingen).

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