Stiftungsverwaltung Freiburg

Automatisierte Rechnungs­eingangsverarbeitung in SAP: Erfassung und Verarbeitung von PDF-Rechnungen in SAP S/4HANA

Unternehmensgröße: 500 Mitarbeiter

Branche: Sozialwesen

Land: Deutschland (Freiburg)

Herausforderung: Buchungskreis­übergreifende Buchungen, SAP S/4HANA

Verwendete Module für die Realisierung der Lösung: biz²Archiver, biz²Scanner, biz²DocumentControl, biz²ScanServer

Betreffende Abteilungen: Rechnungswesen

Projektbeschreibung: Gemeinsam mit unserem Partner ZALARIS Deutschland AG haben wir für die Stiftungsverwaltung Freiburg den Rechnungseingangsworkflow für Rechnungen ohne Bestellbezug unter SAP S/4HANA automatisiert. Der Kunde hat sich für die inPuncto-Lösung entschieden, da unsere Software auf den Rechnungseingangsworkflow spezialisiert ist und im Gegensatz zu breit angelegten SAP ECM-Lösungen mit dem SAP Workflow-Container arbeitet. Dies ist besonders bei buchungskreisübergreifenden Buchungen interessant, da so die Prozesse flexibel sind und nicht zwischendurch gestoppt, storniert und neu aufgesetzt werden müssen. Die Erfassung der PDF-Rechnungen, die per E-Mail eingehen, erfolgt mittels OCR/ICR. Die ausgelesenen Daten werden dann mit den in SAP hinterlegten Stammdaten abgeglichen und der Workflow zur Validierung, Prüfung, Freigabe von Rechnungsbelegen gestartet. Eine kundenspezifische Anpassung betraf die Erzeugung von Mails für zurückgewiesene Rechnungen an den jeweils einscannenden Bearbeiter. Die Archivierung wurde mit dem inPuncto-Archiv biz²Archiver realisiert.

Nutzen: Da wir mit dem SAP Workflow Container arbeiten müssen buchungs­kreis­übergreifende Buchungen nicht gestoppt, storniert und neu aufgesetzt werden, sondern sind flexibel und durchgehend. Ein weiterer Nutzen ist die Einbeziehung aller Prozessbeteiligten in den Rechnungsworkflow.

Projektpartner: ZALARIS Deutschland AG

Unternehmensbeschreibung: Um 1800 vereinigte der städtische Archivar Ferdinand Weiß die damals über 100 einzelnen Stiftungen in einer Verwaltung, um die Mittel entsprechend dem Stiftungszweck einzusetzen. Die einzelnen Stiftungen blieben dadurch aber rechtlich und wirtschaftlich selbstständig. Heute werden sechs eigenständige Stiftungen durch die Stiftungsverwaltung Freiburg verwaltet. 500 Mitarbeiter kümmern sich um die Verwirklichung der Stiftungszwecke (Kinder-, Jugend- und Altenhilfe, Promotions- und Ausbildungsförderung, Weinbau) und die Administration. Die Stiftungsverwaltung Freiburg gehört zu den größten Trägern sozialer Einrichtungen und Fördermaßnahmen in Freiburg.

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