KRZ-SWD Stiftung Kirchliches Rechenzentrum Südwestdeutschland

Einführung eines SAP-Workflows zur Rechnungsverarbeitung mit intelligenter OCR-Erkennung

Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung in SAP von inPuncto Unternehmensgröße: ca. 125 Mitarbeiter

Branche: IT

Land: Deutschland (Eggenstein-Leopoldshafen)

Herausforderung: Einführung der elektronischen Rechnungsverarbeitung in SAP

Verwendete Module für die Realisierung der Lösung: biz²Scanner, biz²ScanServer, biz²DocumentControl, biz²Archiver

Betreffende Abteilungen: Buchhaltung, Rechnungswesen, Finanzen

Projektbeschreibung: Zur Realisierung des automatischen Workflows von Papier– und E-Mail-PDF-Rechnungen wurden die Scanner-Software biz²Scanner, der Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer, das Workflow-Tool biz²DocumentControl sowie ein vollständig eingerichteter OCR-Trainingsarbeitsplatz in das bereits vorhandene SAP-System der Stiftung KRZ-SWD implementiert. Dadurch wurde eine schnelle und genaue Erfassung der täglich eintreffenden Papier- und E-Mail-Rechnungen verschiedener Arten (FI-Rechnungen ohne Bestellbezug, Rechnungen mit Bestellbezug und beliebig vielen Rechnungspositionen sowie weitere Rechnungsbelege) und die Einbeziehung aller Entscheider in den SAP-Workflow zur Rechnungsfreigabe ermöglicht.

Nutzen: Sichere, schnelle und fehlerfreie Rechnungsbearbeitung, Einbindung von Prozessbeteiligten in den Freigabeworkflow (Validierung, Prüfung, Freigabe von Rechnungsbelegen) auch via E-Mail.

Unternehmensbeschreibung: Die Stiftung KRZ-SWD wurde 1982 von den evangelischen Landeskirchen Baden, Württemberg und Pfalz, der Erzdiözese Freiburg und den Diözesen Rottenburg-Stuttgart und Speyer, sowie den jeweiligen Landesverbänden der Diakonischen Werke und Diözesan-Caritas-Verbände errichtet. Zweck der Stiftung ist der Betrieb eines Rechenzentrums für kirchliche Körperschaften und kirchliche, diakonische und caritative Vereine, Werke und Einrichtungen. Die Stiftung gehört zu den führenden IT-Dienstleistungsunternehmen für Kirche, Diakonie und Caritas.

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