Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V.

Automatisierte Rechnungsbearbeitung in SAP für Rechnungen ohne Bestellbezug

Caritas München bearbeitet Rechnungen in SAP mit inPuncto-SoftwareUnternehmensgröße: ca. 7.200 feste Mitarbeiter und ca. genauso viele Ehrenamtliche in über 350 regionalen Einrichtungen und Diensten

Branche: Sozialwesen

Land: Deutschland (München)

Herausforderung: Automatisierung der Rechnungsbearbeitung anhand von Überweisungsaufträgen (mit und ohne elektronische Freigabe)

Verwendete Module für die Realisierung der Lösung: biz²Scanner, biz²ScanServer, biz²DocumentControl

Betreffende Abteilungen: Rechnungswesen

Projektbeschreibung: Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising nutzt bereits seit 2013 die SAP-Zusatzsoftware von inPuncto, um Papier- und E-Mail-PDF-Rechnungen ohne Bestellbezug automatisch zu bearbeiten. Um die Workflows zu automatisieren wurde der Scanner-Client biz²Scanner, der Posteingangsverarbeiter biz²ScanServer mit OCR-Erkennung sowie das Workflow-Tool biz²DocumentControl in das bereits vorhandene SAP-System implementiert. Die Rechnungsfreigabe erfolgt nach einer Freigabematrix gemäß Rechnungsbetrag und dem 4-Augen-Prinzip. Es können sowohl SAP-User als auch nicht SAP-Spezialisten (z.B. via E-Mail) in den Freigabeprozess einbezogen werden. Die Validierung kann auch Offline erfolgen.
Eine Besonderheit beim Caritasverband der Erzdiözese München und Freising ist die automatische Aktivierung und Zuordnung von unterschriebenen SEPA-Formularen zum entsprechenden Debitor.

Nutzen: Eingehende Papier- und E-Mail-Rechnungen können einzeln oder im Stapel erfasst, via OCR ausgelesen und durch den Barcode dem entsprechenden Business-Objekt zugeordnet werden. Die Rechnungsbearbeitung ist dadurch deutlich schneller und die einzelnen Bearbeitungsschritte können im SAP-Rechnungseingangsbuch mit Cockpit jederzeit nachvollzogen werden. Kann eine Rechnung keinem Kreditor zugeordnet werden, dann lässt sich dieser mit der Transaktion FK01 direkt anlegen. Nach der Freigabe des Überweisungsauftrags und der Buchung erhält der zuständige Freigeber zusätzlich eine Infomail.

Projektpartner: ZALARIS Deutschland AG

Unternehmensbeschreibung: Der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. wurde 1922 von den katholischen Elisabethenvereinen, Vinzenzvereinen und Fürsorgeeinrichtungen gegründet, um gemeinsam Menschen in Not besser helfen zu können. Heute ist der Caritasverband der Erzdiözese München und Freising e.V. als Träger- und Spitzenverband der katholischen Kirche der größte soziale Arbeitgeber in der Erzdiözese München und Freising (Oberbayern). Die festen und ehrenamtlichen Mitarbeiter bieten in den über 350 Einrichtungen und Diensten vielfältige soziale Dienstleistungen für Menschen aller Altersklassen, gesellschaftlichen Schichten und Konfessionen an.

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