Einführung „Spätes Archivieren in SAP für eingehende Lieferscheine“ bei einem deutschen Kristallglashersteller

Spätes Archivieren für eingehende Lieferscheine mit inPuncto Add-ons für SAPSAP-Add-ons der inPuncto GmbH sorgen für schnelle und revisionssichere Archivierung der eingehenden Lieferscheine

Projekt „Einführung des späten Archivierens von Lieferscheinen in SAP mit dem Barcodeverfahren“. Unser Kunde, ein deutsches Glas-Traditionsunternehmen, beschäftigt insgesamt rund 850 Mitarbeiter, wovon 650 direkt am Hauptsitz in Deutschland arbeiten. Neben dem Hauptsitz in Deutschland gibt es noch Vertriebsgesellschaften in China, Indien, Japan und Spanien.

Erweiterung des bestehenden SAP-Systems für die Barcode-Archivierung

Um das späte Archivieren in SAP für eingehende Lieferscheine zu realisieren, wurde ein Barcode-Szenario eingerichtet. Hierfür kamen folgende inPuncto-Zusatzprodukte für SAP zum Einsatz: der biz²Scanner für die Scanerfassung und der biz²ScanServer für die Dokumentenverarbeitung. Beide Lösungen wurden in das bereits vorhandene SAP-Archiv-System unseres Kunden integriert.

Für das Szenario „spätes Archivieren“ wurden Barcode-Szenarien für eingehende Lieferscheine eingerichtet. Mittels der SAP-Transaktion MIGO werden dafür zunächst SAP-Objekte erzeugt und beim anschließenden Verbuchen erfolgt eine Barcode-Abfrage. Hierfür müssen zunächst alle Lieferscheine mittels Barcode-Rolle / Label mit einem Barcode versehen werden und dieser Barcode wird wiederum mit einem Barcode-Handscanner oder im Stapel mit dem biz²Scanner erfasst. Durch die Transaktion OAM1 werden in SAP alle SAP-Objekte mit Barcode sichtbar. Der Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer separiert die Lieferscheine softwaretechnisch und überträgt sie ins Archiv. Währenddessen wird der Barcode auf dem Lieferschein ausgelesen und mit dem “wartenden” SAP-Objekt verknüpft („spätes Archivieren“).

Schnelle, revisionssichere Barcode-Archivierung in SAP

Durch den Einsatz des biz²Scanners können die Scanergebnisse schon vor der eigentlichen Massenverarbeitung kontrolliert werden. Mit der ArchiveLink Integration lässt sich außerdem das Scan-On-Demand an jedes Businessobjekt realisieren. Unser Kunde profitiert dadurch sowohl von einer fehlerfreien Rechnungserfassung als auch einer Beschleunigung der Prozesse. Die Original-Lieferscheine sind automatisch mit den entsprechenden SAP-Objekten verknüpft und revisionssicher im Archiv abgelegt.

Durch all diese Maßnahmen erzielte der Auftraggeber einen schnellen ROI und die Einführungszeit der neuen Lösungen für die revisionssichere Barcode-Archivierung waren dank der intuitiven Bedienung über die gewohnte SAP-Oberfläche sehr kurz, sodass die Mitarbeiter bereits nach kurzer Zeit sicher mit der neuen Software arbeiten konnten.