Optimierung der Dokumentenprozesse bei einem führenden deutschen Hersteller
Ein führender deutscher Hersteller im Bereich Fertigungstechnik mit über 120-jähriger Tradition hat durch den Einsatz der inPuncto-Software für SAP seine Produktionsprozesse entscheidend optimiert. Ziel war es, die papierbasierten Fertigungsaufträge nahtlos und effizient in SAP zu digitalisieren und zu archivieren, um manuelle Arbeitsschritte zu minimieren und Fehlerquellen zu reduzieren.
Die Herausforderung: Papierloser Fertigungsauftrag einführen
Vor der Umstellung wurden die Fertigungsaufträge ausschließlich in Papierform verwaltet. Diese lagen oft mehrseitig und beidseitig bedruckt vor, mit der Fertigungsauftragsnummer sowohl als Barcode als auch in Klartext auf der ersten Seite. Der Kunde suchte nach einer Lösung, um:
- Fertigungsaufträge zu scannen und digital zu archivieren.
- Automatische Zuordnung der digitalisierten Aufträge zu den jeweiligen SAP-Fertigungsaufträgen zu ermöglichen.
- Den gesamten Prozess zu beschleunigen, transparenter und fehlerfreier zu gestalten.
Eine schnelle Implementierung der Lösung war entscheidend, um produktionsbedingte Verzögerungen zu vermeiden.
Die Lösung: Automatisierte Integration mit inPuncto-Software
Mit der flexiblen inPuncto-Lösung für SAP konnte der Kunde die papierbasierten Prozesse vollständig digitalisieren und in SAP integrieren. Der Einsatz des biz²ScanServers ermöglichte eine effiziente und automatisierte Verarbeitung:
- Digitalisierung und Barcode-Auswertung
Die Fertigungsaufträge werden stapelweise über ein Multifunktionsgerät gescannt und an den Massenverarbeiter biz²ScanServer übermittelt. Der Server separiert die Dokumente anhand der 7-stelligen Fertigungsauftragsnummer, die im Barcode enthalten ist. Andere Barcodes auf den Dokumenten werden dabei ignoriert. - Automatische Zuordnung in SAP
Der Barcode dient gleichzeitig als Dokumentenkennzeichnung und zur Identifikation der SAP-Fertigungsauftragsnummer. Nach der Verarbeitung werden die digitalisierten Dokumente automatisch in das SAP-Archiv übertragen und via SAP ArchiveLink mit dem entsprechenden Fertigungsauftrag verknüpft. So können die archivierten Dokumente direkt über die Anlagenliste im SAP aufgerufen werden. - Optimierte Dokumentenverarbeitung
Später wurde die Software so erweitert, dass aufeinanderfolgende Seiten mit identischem Barcode zu einem PDF zusammengeführt werden können. Bei abweichenden Barcodes wird automatisch ein neues PDF erstellt, welches ebenfalls korrekt archiviert wird.
Ergebnisse: Mehr Effizienz und Transparenz
Die Implementierung der inPuncto-Software hat den gesamten Workflow der Fertigungsauftragsbearbeitung grundlegend verändert:
- Zeiteinsparung: Manuelle Arbeitsschritte entfallen, und der Prozess läuft vollständig automatisiert ab.
- Fehlerreduktion: Die Barcode-basierte Zuordnung eliminiert Verarbeitungsfehler.
- Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle archivierten Dokumente sind direkt in SAP verfügbar und übersichtlich in der Anlagenliste strukturiert.
- Flexibilität für zukünftige Anforderungen: Anpassungen, wie die Zusammenführung mehrerer Seiten zu einem PDF, konnten schnell und unkompliziert umgesetzt werden.
Ein wichtiger Schritt Richtung papierloser Fertigung
Durch die nahtlose Integration der Fertigungsaufträge in die SAP-Prozesse hat das Unternehmen seine Produktionsplanung und -überwachung erheblich optimiert. Die digitale Abwicklung steigert nicht nur die Effizienz, sondern senkt auch Kosten – ein wesentlicher Vorteil in einem wettbewerbsintensiven Markt.
Info zum Kunden:
Der Kunde ist ein renommierter deutscher Hersteller mit einer 120-jährigen Tradition. Das Unternehmen fertigt maßgeschneiderte Anlagen, die individuell entwickelt und schlüsselfertig installiert werden. Mit diesen End-to-End-Lösungen bietet das Unternehmen höchste Qualität „Made in Germany“.
Haben Sie Fragen? Das inPuncto-Sales-Team steht Ihnen gerne zur Verfügung, um alle Ihre Fragen zum Thema „Fertigungsauftrag-Dokumente erfolgreich in SAP integrieren“ zu beantworten.
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