Hohe Akzeptanz der schlanken Lösung zur Rechnungsverarbeitung von inPuncto
Bei dem SAP S/4HANA-Einführungsprojekt hat sich ein deutsches Unternehmen aus dem Agrarsektor inPuncto als Systempartner an die Seite geholt
Im Rahmen einer Greenfeld-Strategie zur Einführung von SAP S/4HANA hat sich unser Kunde zum Ziel gesetzt, parallel zur kompletten Neuinstallation des SAP-Systems, die Purchase-to-Pay Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Zu diesem Zweck sollten alle Prozesse in Erwägung gezogen und neu bewertet werden. Nach gründlicher Systemanalyse und in Anbetracht der Standard-Möglichkeiten des einzuführenden S/4HANA, hatte er beschlossen, sich an einen Systempartner zu wenden, der seine spezifischen Anforderungen umsetzen konnte. Es wurde nach einer schlanken Lösung zur Rechnungsverarbeitung gesucht, die eine hohe Akzeptanz finden kann und dennoch auch für weitere ähnliche Projekte zukünftig anwendbar wird und somit einen Zusatznutzen mit sich bringt.
Bei der Ausgangssituation handelte es sich um die Bearbeitung von kreditorischen Rechnungen, die früher händisch in das SAP-System an einem Zentralort erfasst wurden, was mit sehr hohem Zeitaufwand verbunden war. Zukünftig sollten die Erfassungsprozesse automatisiert und die digitalen Dokumente in einer strukturierten Form in das SAP-System übernommen werden.
Modulübergreifende und flexibel erweiterbare Add-ons
Der Kunde hat sich schnell von der inPuncto SAP-Lösung überzeugt, da diese sehr schlanke modulübergreifende und flexibel erweiterbare Add-ons mitanbietet. Die schnelle und einfache Umsetzung war ebenso von großem Vorteil. Die Einführung des Projektes zur elektronischen Rechnungsverarbeitung in SAP zum parallellaufenden SAP S/4HANA-Einführungsprojekt erfolgte in zwei Phasen.
In der ersten Installationsphase wurde der Standard der inPuncto-Software implementiert. Hierzu gehörte das Scannen von Papierrechnungen sowie die OCR-Verarbeitung inkl. Bestellnummern- und Lieferantenerkennung.
Die erste Einführungsphase fand innerhalb der Buchhaltung statt und konnte, dank der übergreifenden Nutzbarkeit der Software, sehr schnell in Betrieb genommen werden. Durch die Software-Komponenten: Workflow-Management-Tool biz²DocumentControl, die Scanner- Software biz²Scanner, Posteingangs-Dokumentenverarbeiter biz²ScanServer und SAP-Archivsystem biz²ArchiveServer wurde eine vollumfängliche Automatisierung ermöglicht, die im Rahmen der Standardausführung von der inPuncto Software bereits einen Großteil der zu optimierenden Prozesse abdeckte.
Unterstützung von qualitätsrelevanten Prozessen
Jährlich fallen ca. 15.000 Rechnungen an, die dann über einen Twain-fähiges Mufug gescannt und über den biz²Scanner nach SAP übertragen werden. Elektronische Rechnungen werden direkt mit dem biz²ScanServer ins SAP importiert. Da die Belege einen unterschiedlichen Aufbau haben, werden sie mittels freeform OCR/ICR Texterkennungstechnologie ausgelesen, mit SAP-Stammdaten automatisch abgeglichen und in den inPuncto SAP-Workflow gemäß der jeweiligen Rechnungsbelegart übergeben.
In der zweiten Projektphase wurden die kundenspezifischen Erweiterungen und Anforderungen umgesetzt, die die Workflow-Anbindung der Fachbereiche umfassen. Die Archivierung von aus SAP erzeugten Belegen, wie z.B. Ausgangsrechnungen und Lieferscheine wurden auch in das Projekt integriert.
Die parallellaufenden Projekte zusammen mit dem SAP S/4HANA Einführungsprojekt konnten sehr gut aufeinander abgestimmt werden und das Ergebnis ist sehr gut gelungen: Die Erhöhung des Automatisierungsgrads hat die Durchlaufzeiten der dokumentenbasierten Verarbeitungsprozesse in SAP in erheblichem Maße reduziert und dem Unternehmen neue Kapazitäten für die Hauptaufgaben freigesetzt.
Unser Kunde ist ein traditionsreiches, mittelständisches Unternehmen und Marktführer auf dem Gebiet von Kulturpflanzenproduktion.