XML Validator für XRechnungen selbst implementieren

KoSIT Validator zur Prüfung von XRechnungen selbst einrichten – Anleitung

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Verpflichtung zur Annahme elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich in Kraft, wodurch XML-basierte Rechnungsformate wie XRechnung (eine reine XML-Rechnung) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteter XML-Datei) erheblich an Bedeutung gewinnen.

Unternehmen sind ab diesem Zeitpunkt verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem Format zu akzeptieren, das der EU-Norm EN 16931 entspricht. Beide Formate – sowohl ZUGFERD, als auch XRechnung, basieren auf den Spezifikationen dieser Norm. Insbesondere hat sich die XRechnung in Deutschland als Standardformat für die Erstellung und den Versand elektronischer Rechnungen etabliert.

Die Verpflichtung zur Erstellung elektronischer Rechnungen in diesen Formaten ist für den B2B-Bereich erst ab 2027 vorgesehen. Im B2G-Bereich (Business-to-Government) besteht die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung hingegen bereits seit dem 27. November 2020. Dabei hat sich gezeigt, dass Rechnungen häufig abgelehnt werden, wenn die geforderten Spezifikationen nicht vollständig oder korrekt eingehalten werden.

Ein XRechnung Validator kann hier eine wertvolle Unterstützung bieten, indem er mögliche Schwachstellen in den XRechnungen identifiziert und somit dabei hilft, Fehler zu beheben oder von vornherein zu vermeiden. Er überprüft, ob XRechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und gewährleistet so die Konformität der Rechnungsstellungssysteme eines Unternehmens.

Ein Beispiel für ein solches Werkzeug ist der Open-Source-Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Diese deutsche Institution ist maßgeblich an der Entwicklung und Umsetzung von IT-Standards beteiligt, insbesondere im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung und digitaler Prozesse.

Funktionsumfang des KoSIT Validators

Mit dem KoSIT-Validator können Nutzer ihre Rechnungen eigenständig testen und sicherstellen, dass sie den gesetzlich vorgeschriebenen Spezifikationen entsprechen. Fehler lassen sich dadurch schnell erkennen und korrigieren.
Der KoSIT-Validator ist eine XML-Validierungs-Engine, die XML-Dateien in verschiedenen Formaten validiert und verarbeitet. Er führt im Wesentlichen folgende Schritte in dieser Reihenfolge aus:

• Erkennung des tatsächlichen XML-Formats
  Der Validator identifiziert das spezifische XML-Format der Datei, um sicherzustellen, dass die richtigen Regeln und Schemata angewendet werden.
• Validierung der XML-Datei
  Die XML-Datei wird anhand des bereitgestellten durch die Connecting Europe Facility (CEF) Schemas und der Schematron-Regeln überprüft, um sicherzustellen, dass sie den vorgegebenen Standards entspricht.
• Erstellung eines benutzerdefinierten Berichts / Extraktion von benutzerdefinierten Daten
  Der Validator kann spezielle Berichte generieren oder bestimmte Daten aus der XML-Datei extrahieren, je nach den Anforderungen.
• Berechnung eines Akzeptanzstatus
  Basierend auf dem bereitgestellten Schema und den Regeln berechnet der Validator einen Akzeptanzstatus, der angibt, ob die Datei den festgelegten Kriterien entspricht.
  Dieser Workflow ermöglicht eine effiziente und präzise Validierung und Verarbeitung von XML-Dateien.

KoSIT Validator für XRechnungen auf dem Rechner installieren in paar Schritten

Mit den folgenden Schritten installieren Sie den KoSIT Validator auf Ihren Rechner

Schritt 1: Notwendige Dateien für den XRechnung-Validator lokal herunterladen:

1. Validator: https://github.com/itplr-kosit/validator/releases/tag/v1.5.0
2. Validator Configuration: https://github.com/itplr-kosit/validator-configuration-xrechnung/releases/tag/release-2024-10-31

Schritt 2: Beide Archive entpacken, wie im folgenden Beispiel im Screenshot [1] unten dargestellt:

Screenshot 1

Schritt 3: Konfigurationsdateien kopieren und in das Validator-Verzeichnis verschieben, wie in Screenhsot [2] und [3]

Screenshot 2

Screenshot 3

Schritt 4: Zwei Ordner erstellen – einen für Input (Ablageort der zu prüfenden XRechnung) und einen für Output (Ablageort des Prüfberichts) im Verzeichnis anlegen.

Schritt 5: Falls Sie kein Java auf ihrem Rechner haben, müssen Sie diesen auch installieren: https://www.java.com/en/download/

Jetzt geht’s los: Der KoSIT Validator steht ab sofort zur Verfügung und ist einsatzbereit.

XRechnung Test mit dem KoSIT Validator durchführen

Nachdem Sie alle notwendigen Dateien für den Validator heruntergeladen haben, können Sie ihn über einen Terminal-Befehl starten. Dabei sind die folgenden Parameter zu übergeben:

• path_to/java: Pfad zur Java-Laufzeitumgebung (wenn nötig).
• -jar path_to/validationtool-1.5.0-standalone.jar: Pfad zur Validator-JAR-Datei.
• -r ./path_to/ validator-1.5.0: Pfad zur Validierungsdateien (notwendig ab Version 1.5.0)
• -s ./path_to/scenarios.xml: Pfad zur Datei mit den Validierungsszenarien.
• -h ./path_to/XRechnung.xml: Pfad zur XRechnung-Datei, die validiert werden soll.
• -o ./path_to/output: Pfad zum Ausgabeverzeichnis für die Validierungsergebnisse.

Der vollständige Befehl sieht wie folgt aus. Dabei müssen die Platzhalter durch die tatsächlichen Pfade Ihrer Verzeichnisstrukturen ersetzt werden:

Hinweis: Achten Sie darauf, dass die angegebenen Pfade korrekt sind und alle Dateien und Verzeichnisse existieren. Wenn die Pfade korrekt angegeben sind, führt der Validator die Validierung der XRechnung durch und legt die Ergebnisse im definierten Ausgabeverzeichnis [output] ab.

Testergebnisse des KoSIT Validators

Bei den Testergebnisse des KoSIT-Validierungstool enthält alle Fehler aus sämtlichen Validierungsschritten sowie zusätzliche Informationen, wie zum Beispiel:

• den Zeitpunkt der Validierung,
• die verwendete Engine,
• das angewandte Szenario und
• eine Dokumentenkennung.

Im Allgemeinen werden alle Fehler in die folgenden Kategorien eingeteilt:

1. Warnung (warning): Hinweise auf mögliche Probleme, die die Verarbeitung nicht zwingend verhindern.
2. Fehler (error): Probleme, die behoben werden müssen, damit das Dokument als gültig angesehen wird.
3. Schwerwiegender Fehler (fatal error): Kritische Probleme, die die Validierung vollständig abbrechen oder unmöglich machen.

Wenn der Prüfbericht in Ordnung ist, erscheint die Meldung, wie im Screenshot [4] mit:

Screenshot 4

Konformitätsprüfung: das geprüfte Dokument enthält weder Fehler noch Warnungen. Es ist konform zu den formalen Vorgaben.
Bewertung: Es wird empfohlen das Dokument anzunehmen und weiter zu verarbeiten.

Das KoSIT Validator eignet sich perfekt für Unternehmen, die lokal auf dem Rechner XRechnungsvalidierung durchführen möchten. So können sie Zeit sparen, Kosten reduzieren und Risiken in der Kommunikation mit Geschäftspartnern minimieren. Schließlich kann die XRechnung vom Empfänger angenommen und z. B. mithilfe des Verarbeitungsservers biz²ScanServer durch individuelles XML-Parsing ausgelesen und an SAP übergeben werden. Dabei wird in den biz²ScanServer ein Tool in den Prozessablauf integriert, sodass eine separate Überprüfung künftig entfällt.