E-Rechnungen rechtssicher: GoBD-Konformität der inPuncto Archivierungssoftware
Die umsatzsteuerrechtlichen Änderungen durch das Wachstumschancengesetz stehen vor der Tür. Die neuen Anforderungen im Rahmen der e-Rechnungspflicht erfordern umfassende Anpassungen in den Rechnungsstellungsprozessen, einschließlich der Archivierung von E-Rechnungen, wobei strikte Vorgaben zur Prüfbarkeit und Revisionssicherheit eingehalten werden müssen. Die inPuncto Archivierungssoftware für SAP bietet eine optimale Lösung für die rechtssichere Archivierung von elektronischen Rechnungen in SAP. Hier sind die fünf wesentlichen Vorteile im Überblick:
1. Revisionssicherheit und gesetzliche Vorgaben
Die inPuncto Software garantiert, dass alle elektronischen Rechnungen den Compliance-Anforderungen und den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) entsprechen. Von der Rechnungserfassung über den Workflow bis zur Archivierung werden sämtliche gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Die von Wirtschaftsprüfern zertifizierte Software sichert die Ordnungsmäßigkeit, Sicherheits- und Kontrollanforderungen und sorgt dafür, dass alle Verarbeitungsaktionen lückenlos protokolliert werden. Für jeden Rechnungsworkflow wird ein PDF-Protokoll generiert, das automatisch mit der Rechnung verknüpft wird. So wird nicht nur die Revisionssicherheit, sondern auch die Transparenz der Prozesse gewährleistet. Die E-Rechnungen werden ausschließlich elektronisch verarbeitet und im Originalformat aufbewahrt.
2. Rollenbasierter und schneller Zugriff
Die inPuncto Software ermöglicht eine schnelle und effiziente Auffindbarkeit der archivierten E-Rechnungen durch strenge rollenbasierte Zugriffskontrollen. Dank der umfassenden SAP-Logik für die Benutzerverwaltung haben nur autorisierte Benutzer Zugang zu bestimmten Daten.
3. Nahtlose Integration und Benutzerfreundlichkeit
Die Software lässt sich mühelos in bestehende SAP-Systeme integrieren und unterstützt die aktuellen Prozesse, ohne dass zusätzliche Schulungen für Mitarbeiter notwendig sind. Dadurch wird die Implementierung beschleunigt und der Aufwand minimiert. Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, die XML-Daten im Sichtbeleg darzustellen, was die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Informationen erhöht.
4. Aufbewahrungsfristen
E-Rechnungen müssen wie bisher bei Papierrechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, wobei die Archivierung sicherstellen muss, dass die Dokumente während der gesamten Frist in einem maschinenlesbaren Format aufbewahrt und gegen nachträgliche Veränderungen geschützt sein.
Die inPuncto Archivierungssoftware erfüllt dabei alle gesetzlichen Anforderungen: E-Rechnungen bleiben über die gesamte Aufbewahrungsdauer unveränderbar und vollständig abrufbar. Zudem wird der rechtzeitige Übergang in den Archivierungsprozess sichergestellt, um Verluste oder Manipulationen zu verhindern. So können Unternehmen darauf vertrauen, dass ihre E-Rechnungen sicher und gesetzeskonform archiviert sind.
5. Langfristige Kostenersparnis
Durch die Automatisierung der Archivierungsprozesse und die Reduzierung des manuellen Aufwands profitieren Unternehmen von signifikanten Kosteneinsparungen. Die inPuncto Software hilft Ihnen, Ihre Archivierungsprozesse für E-Rechnungen effizient und gesetzeskonform zu gestalten – eine wertvolle Investition für die Zukunft.
Möchten Sie mehr erfahren? Das inPuncto-Sales-Team steht Ihnen gerne zur Verfügung, um alle Ihre Fragen zum e-Rechnungs-Archiv zu beantworten und Ihnen bei der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen zu helfen.
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