GoBD: Elektronische Archivierung und die rechtlichen, technischen und praktischen Anforderungen
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, welche Anforderungen die Finanzverwaltungen von Bund und Ländern an eine ordnungsgemäße IT-gestützte Buchhaltung sowie an die revisionssichere elektronische Archivierung steuerrelevanter Aufzeichnungen hat und wie diese durch die Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Rechnungen in Papierform gelten nach § 416 ZPO als Urkunde, müssen sicher vor Manipulationen sein und außerdem – entsprechend der jeweiligen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen – als Original aufbewahrt werden. Eine Vernichtung des Originals ist zulässig, allerdings muss dieses Verfahren GoB-konform sein, es muss entsprechende innerbetriebliche Kontrollen geben und das Verfahren muss selbstverständlich auch dokumentiert werden.
Rechtliche Anforderungen an elektronische Dokumente
Auch an elektronische Dokumente gibt es ebenfalls rechtliche Anforderungen, z.B. an E-Mails mit PDF-, EDI- oder ZUGFeRD-Rechnungen. Diese sind in den GoBD festgehalten: Ist die E-Mail (analog zum Briefumschlag) lediglich ein reines Transportmittel, dann muss diese nicht aufbewahrt werden, sind in der E-Mail allerdings wichtige Daten enthalten, dann können Sie diese zusammen mit der elektronischen Rechnung mithilfe der inPuncto-Software ebenfalls revisionssicher archivieren. Bei der Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen ist ein GoB-konformes Verfahren notwendig, es muss innerbetriebliche Regelungen und Kontrollen geben und das Verfahren muss dokumentiert werden. Dies ist ebenfalls in den GoBD festgelegt.
In unserem Video zur ordnungsgemäßen elektronischen Archivierung erklären wir Ihnen auf verständliche Weise die rechtlichen Anforderungen nach den neuen GoBD sowie die Unterschiede zu den Anforderungen an Papierdokumente bzw. Papierrechnungen.
Die GoBD hat aber auch verschiedene technische Anforderungen an ein System. Hier spielt die Nachvollziehbarkeit eine große Rolle, also die Frage, wie mit älteren Versionen und Systemen umgegangen wird, eine Beschreibung der programmtechnischen Lösung und die technische Protokollierung jeder geänderten Version.
Praktische Anforderungen an revisionsicheres System
Praktische Anforderungen der GoBD an ein revisionssicheres System sind Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit des Gesamtverfahrens, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Sicherung vor Verlust, Nutzung nur durch Berechtigt, Einhaltung der Aufbewahrungsfristen, Dokumentation des Verfahrens, Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit.
Was genau sich hinter diesen Punkten verbirgt, was die Inhalte und der Aufbau einer Verfahrensdokumentation und wie sich mit unsere Software die gesetzlichen Anforderungen gemäß der neuen GoBD an die elektronische Archivierung umsetzen lassen erklären bzw. zeigen wir Ihnen detailliert in unseren Videos.