Rollout der elektronischen Rechnungsverarbeitung von inPuncto
Die automatische Rechnungsverarbeitung in SAP mit inPuncto Lösungen umfasst alle Schritte – vom Eingang der Rechnung bis hin zur Verbuchung, einschließlich Rechnungsprüfung, Rechnungsfreigabe und der Integration in die Finanzbuchhaltung (FI) sowie die Materialwirtschaft (MM). Auf den Rechnungsprozess bzw. Rechnungsworkflow wirken dabei verschiedene Abhängigkeiten.
Einer davon sind die Organisationseinheiten in SAP oder der sogenannten Buchungskreisen, die eine rechtlich eigenständige Einheit bilden. Jede Finanztransaktion, einschließlich der elektronischen Rechnungsverarbeitung, wird einem bestimmten Buchungskreis in SAP zugeordnet. Dies stellt sicher, dass die Transaktion in der richtigen Bilanz erfasst wird. Diese Strukturen können im Rahmen der inPuncto-Lösung für die elektronische Rechnungsverarbeitung bei Bedarf spezifisch angepasst werden. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit mehreren rechtlichen Einheiten oder internationalen Strukturen. Es ermöglicht, neue Geschäftseinheiten hinzuzufügen, bestehende zu konsolidieren oder Prozesse für unterschiedliche geografische oder geschäftliche Einheiten zu optimieren. In S/4 wurde das zusätzliche Konzept der „Geschäftsbereiche“ erweitert. Mit Schwerpunkt auf die individuelle Berichtserstattung, bietet die SAP hier erweiterte Möglichkeiten zur Abbildung organisatorischer Anforderungen.
Rechnungsverarbeitung in SAP auf Buchungskreisebene
Die Zuordnung einer Rechnung wird mit dem inPuncto biz²ScanServer automatisch ausgeführt. Er prüft unter anderem, welcher Buchungskreis für die Rechnung zuständig ist. Gemäß der Prozessdefinition wird dann jeder Rechnung ein spezifischer Workflow für die digitale Rechnungsprüfung in SAP gestartet.
Da der SAP-Buchungskreis eine rechtlich eigenständige Einheit ist, müssen bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung buchungskreisspezifische Anforderungen berücksichtigt werden. Zum Beispiel kann die Mehrwertsteuerregelung zwischen Buchungskreisen je nach Land erheblich variieren. Insbesondere hinsichtlich gesetzlicher, steuerlicher und technischer Vorgaben sind diese besonders zu beachten.
Diese Anpassungen können die folgenden Aspekte betreffen:
- Steuerliche Anforderungen: Jedes Land hat spezifische Anforderungen an die Darstellung und Verarbeitung von Steuerinformationen (z. B. Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern). Buchungskreise müssen entsprechend angepasst werden, um die korrekte steuerliche Behandlung elektronischer Rechnungen sicherzustellen.
- Rechnungsformate: Viele Länder schreiben spezifische E-Rechnungsformate vor, z. B. ZUGFeRD und XRechnung in Deutschland, FatturaPA in Italien oder ebInterface (Österreich). Sie alle basieren jedoch auf den europäischen Standard nach EN16931. Bei den Buchungskreisen muss sichergestellt werden, dass die technischen Systeme diese Formate erzeugen und verarbeiten können.
- Plattformanbindung: In einigen Ländern ist die Anbindung an nationale Rechnungsportale oder Plattformen obligatorisch, z. B. Peppol oder lokale Regierungsportale wie SDI in Italien. Es kann erforderlich sein, dass für entsprechende Buchungskreise spezielle Schnittstellen implementiert werden müssen, um den reibungslosen elektronischen Versand von Rechnungen sicherzustellen.
- Rechtliche Vorschriften: E-Rechnungen müssen länderspezifischen Vorschriften entsprechen, wie etwa der Pflicht zur digitalen Signatur, Archivierung oder Fristen für den Rechnungsaustausch. Diese Anforderungen können buchungskreisspezifische Anpassungen in den SAP-Prozessen und Workflows erforderlich machen.
- Sprache und Datenfelder: Je nach Land können unterschiedliche sprachliche Anforderungen und Datenfeldvorgaben bestehen, die in der Rechnungsdarstellung berücksichtigt werden müssen. Beispielsweise müssen Rechnungen in der jeweiligen Landessprache oder mit spezifischen Währungsangaben ausgestellt werden.In diesem Zusammenhang sind die länderspezifischen Anpassungen essenziell, um sicherzustellen, dass die SAP-Buchungskreise den gesetzlichen und technischen Anforderungen der elektronischen Rechnungsverarbeitung entsprechen.Diese Anpassungen betreffen sowohl die Systemkonfiguration als auch die organisatorischen Prozesse in den jeweiligen Buchungskreisen.
Die inPuncto Software für die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet ein breit gefächertes Funktionsangebot und kann in den verschiedenen Ausprägungen umgesetzt werden, unter Berücksichtigung der Organisationsstrukturen, Stammdaten sowie länder- und kundenspezifischer Anforderungen. Dabei werden alle gesetzlichen Vorgaben problemlos und effizient umgesetzt, was Unternehmen entlastet und ihnen ermöglicht, sich auf ihre Kernprozesse zu konzentrieren.
Haben Sie Fragen? Das inPuncto-Sales-Team steht Ihnen gerne zur Verfügung, um alle Ihre Fragen zum Thema “Effiziente SAP-Implementierung von Rechnungsverarbeitung in Konzernstrukturen” zu beantworten.