6 Schlüsselmerkmale für effiziente Rechnungsverarbeitung in SAP
In sozialen Einrichtungen wie Altenpflegeheimen, Hilfsorganisationen, Wohlfahrtsorganisationen und Stiftungen sind täglich zahlreiche Aufgaben zu bewältigen, die oft nicht direkt zu den Hauptaufgaben gehören. Die Verarbeitung z.B. von Papier- und E-Mail-Rechnungen gehört zu den manuellen, wiederholenden und fehleranfälligen Tätigkeiten, die ähnlich wie in Unternehmen aus anderen Branchen erledigt werden müssen. Von der Rechnungsabwicklung bis zur Archivierung von Dokumenten gibt es hier viel zu tun. Doch gerade hier liegt ein großes Potenzial, um Prozesse zu optimieren und Routineaufgaben effizienter zu gestalten.
Die Digitalisierung und Prozessautomatisierung sind auch im Sozialwesen von entscheidender Bedeutung, um Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und mehr Raum für die eigentlichen Tätigkeiten zu schaffen.
Basierend auf Kundenerfahrungen im Sozialwesen spielen die folgenden 6 Merkmale eine Schlüsselrolle bei der erfolgreichen Automatisierung von Workflow-Prozessen in SAP zur Rechnungsbearbeitung, Freigabe und Archivierung:
1. Automatische Datenextraktion und SAP-Integration
Die Lösung von inPuncto ermöglicht eine automatische Datenextraktion und Integration in SAP, wodurch sowohl Belegkopfdaten als auch Positionsdaten automatisch ausgelesen werden können. Dadurch wird die Überprüfung und Validierung von Rechnungen erheblich erleichtert, und der Abgleich mit den SAP-Stammdaten erfolgt viel schneller.
2. ICR/OCR-mit KI-Technologie
Ein entscheidender Bestandteil dieser Lösung ist die Verwendung führender OCR/ICR-Technologie (Optical Character Recognition/Intelligent Character Recognition) in Verbindung mit KI-Methoden. Diese ermöglicht nicht nur das Auslesen strukturierter Daten aus vorgegebenen Vorlagen, sondern auch die Verarbeitung unstrukturierter Daten in einem Dokument, insbesondere von Rechnungen. Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) werden die Genauigkeit und Geschwindigkeit der Prozesse weiter optimiert. Selbst die komplexesten Dokumente stellen keine Herausforderung mehr dar und können mit hoher Präzision verarbeitet werden.
3. Nahtlose Anbindung an SAP für Datenschutz und Sicherheit
Die direkte Anbindung an SAP bietet einen wesentlichen Vorteil, da eine nahtlose Datenübertragung gewährleistet ist, ohne dass separate Einbindungen erforderlich sind. Datenschutz und Sicherheit haben höchste Priorität und sind durch die Integration in SAP sichergestellt.
4. Unterstützung verschiedener Rechnungsformate
Die inPuncto-Lösung unterstützt verschiedene Rechnungsformate – von Rechnungen in Papierform (gescannte Rechnungen) über Rechnungen für Datenaustausch (EDI), E-Mail/PDF-Rechnungen bis hin zu den elektronischen Rechnungen im XML-Format, wie beispielsweise XRechnung, ZUGFeRD und weitere E-Rechnungsformate.
5. Benutzerfreundliches Eingangsbuch-Cockpit
Ein benutzerfreundliches Eingangsbuch-Cockpit bietet einen besseren Einblick in die Rechnungsabwicklung und gewährleistet höchste Transparenz und Kontrolle über alle Rechnungsworkflows. Eine Vielzahl von Eingriffs- und Auswertungsmöglichkeiten stehen ebenso direkt in Ihrem System zur Verfügung!
6. SAP-Archivierung mit Option zur Information Lifecycle Management (ILM)
Die Archivierung der Dokumente mit der SAP-zertifizierten Archivierungssoftware von inPuncto gewährleistet die gesetzeskonforme Aufbewahrung von Rechnungen und weitere Dokumente, sodass die Anwender jederzeit revisionssicher und datenschutzkonform agieren können. Mit einem geringen Implementierungs- und Anpassungsaufwand erweist sich die schlanke Software besonders effizient.
inPuncto – Ihr kompetenter Partner für die Digitalisierung auch im Sozialbereich
Als führender Softwareentwickler im Bereich des Dokumentenmanagements in SAP ist inPuncto der ideale Partner, der mit Kompetenz, benutzerfreundlichen Tools und anpassungsfähigen Lösungsansätzen zur Seite steht. Durch die Automatisierung von Dokumentprozessen können soziale Organisationen viele Vorteile genießen: Zeit sparen, Papierberge minimieren, gesetzliche Vorschriften einhalten und sich vor allem auf ihre eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren.
Erfahren Sie in unseren Referenzen (Gesundheits-& Sozialwesen), wie andere soziale Einrichtungen bereits von unseren Lösungen profitiert haben.