Sie fragen – Experten antworten:

unternehmenIn dem nachfolgenden Experteninterview geben wir einen tiefenren Einblick in die technischen Aspekte eines SAP-ILM Projektes, das in Zusammenarbeit mit inPuncto erfolgreich umgesetzt wurde. Unser Experte bringt fundierte Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Datenarchivierung und -verwaltung ein.
Die gestellten Fragen decken verschiedene Schlüsselthemen ab, darunter die Wichtigkeit der Definition von Belegen und Dokumenten, um ein gemeinsames Verständnis zu schaffen und die Art der archivierten Daten zu präzisieren, die Integration von SAP-ILM in bestehende Archivsysteme, die technische Schnittstellen sowie Auswertungen von archivierten Daten.
Lassen Sie uns nun die Perspektive unseres Experten erkunden und wertvolle Einblicke in die Herausforderungen, Lösungen und Erfolge dieses bedeutenden Projekts gewinnen.

Was versteht man unter einem “Beleg” und einem “Dokument” im Kontext der Datenarchivierung?

Ein “Beleg” ist ein Datenkonstrukt, das aus gesammelten Informationen besteht und sowohl visuell dargestellt als auch aus SAP-Datenbanktabellen oder später aus den Dateien der (ILM-)Datenarchivierung stammen kann. Ein Beispiel ist die Anzeige eines Buchhaltungsbelegs mit der Transaktion FB03. Im Gegensatz dazu ist ein “Dokument” eine Datei, die im Kontext der SAP ArchiveLink gespeichert wird und keine Entsprechung in der SAP-Datenbank hat. Gescannte Bilddateien, ausgehende Dateien wie erzeugte PDF-Rechnungen und Mail-Dateien sind Beispiele. Diese archivierten Dokumente werden im biz²ArchiveServer gespeichert, und SAP verknüpft sie zunächst in der SAP-Datenbank in sogenannten Verknüpfungstabellen. Im Kontext der SAP ILM Datenarchivierung werden diese Verknüpfungen auch via WebDAV im externen ILM-fähigen Ablagesystem erzeugt.

Welche technischen Schnittstellen definiert SAP für den Datenaustausch mit dem Ablagesystem?

SAP definiert zwei technische Schnittstellen für den Datenaustausch: die SAP Content Server HTTP Schnittstelle und die SAP WebDAV ILM Schnittstelle. Der Zugriff auf Daten der klassischen SAP Datenarchivierung und/oder der ILM Datenarchivierung erfolgt stets aus einem SAP System, einem Retention-Warehouse-System, o.ä. Die inPuncto Archivierungssoftware biz²ArchiveServer bietet auch hier eine schlanke Lösung an. Externe Zugriffe ohne die Unterstützung durch SAP Software sind nicht geplant, und Anwendungen von Drittanbietern, die sich auf diese Schnittstellen verlassen, werden weiterhin gemäß SAP Zertifizierung bedient.

Wie gestaltet sich der Zugriff auf archivierte Daten bei der (ILM-) Datenarchivierung?

Bei der (ILM-) Datenarchivierung werden Informationen zu SAP Belegen aus den Datenbanktabellen gesammelt und quasi in Datendateien exportiert, die dann ggf. archiviert werden. Der Zugriff aus den üblichen SAP Transaktionen (wie zum Beispiel FB03) auf die archivierten Daten ist je nach SAP Applikation unterschiedlich implementiert. Manchmal spürt der Anwender kaum den Unterschied zwischen Daten der SAP Datenbank und aus Datendateien, während in anderen Fällen der Zugriff eher technischer Art ist und nicht für den einfachen Sachbearbeiter geeignet ist. Eine Aufbereitung der Daten aus der (ILM-) Datenarchivierung zur Suche und Darstellung ist nicht die primäre Aufgabe eines Ablagesystems wie dem biz²ArchiveServer. Gegebenenfalls können die Anforderungen auch ohne zusätzliche Add-ons erfüllt werden, beispielsweise durch Verwendung der SAP Transaktionen SARE und SARI. Hierzu sind weitere Beratungen durch einen Spezialisten im Bereich Datenarchivierung notwendig.

Wie erfolgen Auswertungen von archivierten Daten und welche Rolle spielt das Ablagesystem dabei?

Die Auswertungen mit den SAP Standardreports lesen Daten der (ILM-) Datenarchivierung. Das Ablagesystem (z.B. biz²ArchiveServer) stellt die von SAP Systemen definierten Daten/Dateien über die definierten Schnittstellen einfach wieder zur Verfügung. Es bietet selbst keine Analysewerkzeuge an, da dies nicht Teil seines Aufgabenbereichs ist. Die Anpassung der SAP-Archivobjekte ist Teil der höheren Ebene in der SAP Lösungsarchitektur und nicht der darunter liegenden Archivierungsebene. Das Ablagesystem bietet vor allem Funktionalitäten für die ordnungsgemäße Ablage, Aufbewahrung, etc. der Daten/Dateien.
Bei weiteren Fragen und Anregungen bzgl. technischer Umsetzung eines SAP-ILM Projektes, können Sie sich gerne an unseren Experten wenden. Jetzt Kontakt aufnehmen!