Rechnung per Mail automatisch in SAP verarbeiten

E-Mail Rechnungen formatunabhängig & sicher: 4 Vorteile, die Ihren Arbeitsalltag spürbar erleichtern

Ganz gleich, ob eine Rechnung als klassisches PDF (im B2B nur noch in Übergangsfristen gültig) im E-Mail-Anhang, als ZUGFeRD-Rechnung mit unsichtbar eingebetteten Daten oder als XRechnung ganz ohne visuelle Ansicht eintrifft: Mit der richtigen Automatisierung landet sie zuverlässig, korrekt und ohne manuellen Aufwand direkt in SAP.

1. Rechnungen genauso einreichen, wie sie bei Ihnen ankommen

Nicht jede Rechnung kommt gleich ins Haus – deshalb passt sich der inPuncto Massenverarbeiter biz²ScanServer flexibel an Ihre Situation an. Je nachdem, wie eine Rechnung eintrifft, stehen drei Wege zur Verfügung, damit sie automatisch weiterverarbeitet wird:

• Drag & Drop – für die schnelle Einzelprüfung: Sie öffnen die E-Mail, werfen einen kurzen Blick auf die Rechnung und ziehen den PDF-Anhang per Maus in einen festgelegten Ordner. Das System erkennt die Datei sofort und startet automatisch die Bearbeitung. So behalten Sie die Kontrolle, ohne selbst etwas erfassen zu müssen.
• E-Mail weiterleiten – für mehrere Rechnungen auf einen Schlag: Stecken mehrere Rechnungen in einer E-Mail, leiten Sie diese einfach an eine feste System-Adresse weiter. Das System zieht sich automatisch alle Rechnungen heraus und archiviert zusätzlich die komplette E-Mail – inklusive Nachweis, falls später einmal Rückfragen kommen.
• Feste Lieferantenadresse – für den vollautomatischen Rechnungseingang: Sendet ein Lieferant regelmäßig Rechnungen im gleichen Format, kann er diese direkt an eine feste System-Adresse schicken. Die Verarbeitung läuft dann komplett automatisch, ohne dass Sie überhaupt noch eingreifen müssen – und schafft so maximale Entlastung für Ihr Team.

ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen gehen genau denselben, unkomplizierten Weg per E-Mail. Eine visuelle Vorabprüfung entfällt hier sogar ganz, da das System diese Formate automatisch validiert – ein weiterer Zeitgewinn für Sie.

2. Alle Rechnungen jederzeit im Blick

Egal auf welchem Weg eine Rechnung eingereicht wurde: Sie landet im Cockpit des biz²DocumentControl – einem zentralen digitalen Posteingang für die gesamte Buchhaltung. Statt in verschiedenen Postfächern oder Ablagen zu suchen, sehen Sie alle Rechnungen übersichtlich an einem Ort. Jede Rechnung erhält zusätzlich automatisch einen eigenen Barcode, vergleichbar mit einem Aktenzeichen – so lässt sie sich jederzeit eindeutig und schnell wiederfinden.

3. Prüfung, Buchung und Freigabe – jetzt mit weniger Aufwand

Für die Prüfung, Buchung und Freigabe sorgt der inPuncto biz²DocumentControl dafür, dass Ihnen möglichst wenig Handarbeit bleibt. Am Beispiel einer PDF-Rechnung zeigt das Video den kompletten Ablauf:

• Rechnung lesen: Das System liest Rechnungsnummer, Datum, Gesamtbetrag und jede einzelne Position mit Menge, Preis und Mehrwertsteuer automatisch aus – ganz ohne Abtippen.
• Prüfen: Sie werfen nur noch einen kurzen Blick darauf, ob alles korrekt erkannt wurde, statt jede Angabe manuell zu kontrollieren.
• Buchen: Per Drag & Drop ziehen Sie die erkannten Positionen direkt auf die passende Kostenstelle – schnell, intuitiv und ohne Systemwechsel.
• Kommentieren: Eine kurze Notiz für den nächsten Bearbeiter lässt sich direkt hinterlassen, sodass Informationen nicht verloren gehen.
• Freigeben: Je nach internen Regeln durchläuft die Rechnung eine oder mehrere Freigabestufen – transparent nachvollziehbar, bis sie endgültig bestätigt ist.

Das Ergebnis für Sie: deutlich weniger manueller Aufwand, weniger Fehlerquellen und mehr Zeit für die Aufgaben, die wirklich Ihre Expertise brauchen.

4. Volle Transparenz direkt in SAP

Nach der Buchung erhält die Rechnung eine reguläre SAP-Belegnummer – wie gewohnt. Unter „Anhänge“ finden Sie dort automatisch die gescannte Rechnung, die ursprüngliche E-Mail sowie eine vollständige Übersicht, wer die Rechnung wann bearbeitet hat. Langes Suchen in unterschiedlichen Systemen entfällt komplett: Alles zur Rechnung ist an einem Ort direkt in SAP hinterlegt – jederzeit nachvollziehbar, auch für Prüfungen oder Rückfragen.

Besonderheit XRechnung: Rechtssicher verarbeitet, ohne Mehraufwand für Sie

Eine XRechnung ist kein Dokument zum Anschauen, sondern reiner Datensatz. Damit dabei nichts verloren geht und Sie sich rechtlich auf der sicheren Seite bewegen, prüft das System jede XRechnung automatisch nach der europäischen Norm EN 16931. Ist alles korrekt, läuft sie genauso weiter wie eine normale PDF-Rechnung – ergänzt um eine gut lesbare Ansicht, die ursprüngliche E-Mail, die Original-Datei und ein Protokoll der ausgelesenen Daten. So haben Sie auch bei einem reinen Datensatz jederzeit volle Nachvollziehbarkeit.

Besonderheit ZUGFeRD: Gewohnte PDF-Ansicht, automatische Prüfung im Hintergrund

Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung, enthält aber zusätzlich einen unsichtbaren, eingebetteten Datensatz – Sie müssen also nichts an Ihrer gewohnten Arbeitsweise ändern. Stimmt bei der automatischen Prüfung etwas nicht, wird die Rechnung nicht angenommen, der Lieferant erhält automatisch eine Nachricht mit dem genauen Fehler und kann die Rechnung korrigiert erneut senden. Für Sie bedeutet das: weniger Rückfragen, weniger Fehler und eine spürbar zuverlässigere Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten.

Key Takeaway: Rechnungen nahtlos und automatisiert in SAP verarbeiten — unabhängig vom Format

Dieses Beispiel macht deutlich, wie nahtlos sich die automatisierte Rechnungsverarbeitung in Ihre bestehende SAP-Landschaft integrieren lässt. Möchten Sie Ihren Rechnungseingang – gleich ob PDF, ZUGFeRD oder XRechnung – zuverlässig automatisieren, bieten die inPuncto SAP-Add-Ons biz²ScanServer und biz²DocumentControl dafür eine erprobte und praxisnahe Lösung.

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