Stadtwerke Aalen

Eingangsrechnungsmanagement optimieren und E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format verarbeiten

Unternehmensgröße: ca. 350 Mitarbeiter

Branche: Energie- und Wasserversorgung

Land: Deutschland

Herausforderung: Elektronische Rechnungsverarbeitung, schnelle und unkomplizierte Einführung von ZUGFeRD-Rechnungen für die Umsetzung der E-Invoicing

Verwendete Module für die Realisierung der Lösung: biz²Scanner, biz²ScanServer, biz²DocumentControl, biz²ArchiveServer

Betreffende Abteilungen: Einkauf, Finanzen

Projektbeschreibung: Eingehende Rechnungen werden zentral über ein einziges mandantenunabhängiges Verzeichnis in den biz²ScanServer eingespeist. Dank der vorherigen Buchungskreiserkennung über OCR erfolgt die Mandantenzuordnung, inkl. OCR-erkanntes Rechnungsende automatisch und präzise. Die Einhaltung der E-Rechnungsverordnung für die öffentlichen Auftraggeber ist durch die Nutzung von inPuncto Produkten ebenso abgedeckt. Mit XML-Parsing Erweiterungsmodul der biz²ScanServer wird die die Einrichtung der Eingangskanal für ZUGFeERD-Rechnungen gestaltet. Der Posteingangsverarbeitungsserver biz²ScanServer sorgt dafür, dass die Rechnungen analysiert, erkennt und dann diese in den erforderlichen Verarbeitungsprozess eingeleitet (hier z.B. durch das formatspezifisches XML-Parsing) werden. Durch das spezifische XML-Connector werden die definierten Rechnungs-Profile (z.B. ZUGFeRD) nahtlos integriert. Dabei kann die Hinzunahme von weiteren XML-Rechnungsformate, wie z.B. XRechnungen bei Bedarf auch recht kurzfristig erfolgen.

Nutzen: Optimierung der Finanzprozesse und Einhaltung der E-Rechnungsverordnung.
Eingehende Papier- und E-Mail-Rechnungen können sowohl einzeln als auch im Stapel erfasst, per OCR ausgelesen und mittels Barcodes dem entsprechenden Business-Objekt zugeordnet werden. Dadurch wird die Rechnungsbearbeitung erheblich beschleunigt, und die einzelnen Bearbeitungsschritte sind im SAP-Rechnungseingangsbuch mit Cockpit jederzeit nachvollziehbar. Die Einhaltung der E-Rechnungsverordnung ist durch die Nutzung von inPuncto Produkte ebenso abgedeckt. Durch das zusätzliche Modul von dem Posteingangsverarbeitungs-Server biz²ScanServer werden ZUGFeRD-Rechnungen geparst und die ausgelesene Rechnungsdaten an SAP zur weiteren Verarbeitung übergeben. Der nahtloser Finanzprozess zwischen den internen Abteilungen wird sichergestellt.

Unternehmensbeschreibung: Die Stadtwerke Aalen sind ein kommunales Dienstleistungsunternehmen mit 150 jähriger Tradition. Mit rund 350 engagierten Mitarbeitern versorgen sie die Bürger der Region zuverlässig mit Strom, Erdgas, Wärme und Trinkwasser. Zusätzlich sorgen die Stadtwerke Aalen für die umweltgerechte Entsorgung des Abwassers und stehen für Nachhaltigkeit und Verantwortung gegenüber der Umwelt.

Success Story: Erfolgreiche E-Invoicing-Implementierung [PDF]

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