SAP ILM für DSGVO-konforme Datenarchivierung

SAP-ILM für DSGVO-konforme ArchivierungKurzbeschreibung des SAP-Information Lifecycle Management und die innovativen Funktionen der DSGVO- konforme Datenarchivierung der inPuncto Archivierungssoftware

Information Lifecycle Management

Das SAP ILM ergänzt die SAP-Standardauslieferung um die Fähigkeit, den Lebenszyklus produktiver und archivierter Daten und Dokumente aufgrund von Regeln zur erweiterten Datenarchivierung und Datenvernichtung zu verwalten. ILM besitzt die Kontrolle über die Daten, von der Erstellung bis zur endgültigen Löschung. Sobald die Daten nicht mehr im täglichen Betrieb benötigt werden, werden sie archiviert, um das Datenbankvolumen zu reduzieren.

Die Anwendung im Unternehmen

Das Tool wird als Maßnahme in Bezug auf die gesetzlichen Vorgaben der am 25. Mai 2018 in Kraft getretene EU-DSGVO empfohlen. Unternehmen sind nach der Datenschutzgrundverordnung verpflichtet, deren Regeln in ihren IT-Systemen abzubilden.

Der neue inPuncto biz²ArchiveServer unterstützt neben der SAP HTTP Content Server Schnittstelle auch die SAP WebDAV ILM Schnittstelle. Dabei wird das Konzept der ausschließlichen Nutzung durch und mit SAP beibehalten. Damit verbunden ist u.a. auch der bewusste Verzicht auf eine separate Benutzerverwaltung.

Eine Säule des SAP ILM ist das Information Retention Management (IRM). Es steuert Funktionen für die Datenaufbewahrung, das Anlegen und Vernichten von Daten. Es beinhaltet verschiedene Werkzeuge und Methoden zur Verwaltung aller elektronischen Daten und kann im SAP an das Archiv angebunden werden.

Mit folgenden Funktionen erleichtert das Information Retention Management die Verwaltung der in SAP hinterlegten Informationen:

  • ILM-Regeln festlegen: Sie können selbstständig ILM-Regeln, z. B. Aufbewahrungsregeln und -Zeiträume definieren, um die gesetzlichen Vorgaben in SAP korrekt ab zu bilden und diese Vorschriften sowohl auf produktive als auch bereits archivierte Daten anzuwenden. Entsprechend dieser Vorgaben und Prozesse können die Daten schließlich automatisiert archiviert werden.
  • Sperren von Daten: Daten können gegen vorzeitiges Löschen gesperrt werden, beispielsweise, wenn diese für Rechtsfälle relevant sind oder wenn sie gegen Zugriffe bestimmter SAP-Anwender bzw. Mitarbeiter blockiert werden sollen.
  • Löschung von Daten: Unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben oder rechtsbedingter Sperrung lassen sich Daten regelkonform löschen.

Weitere Vorteile

Neben der Möglichkeit mit dem ILM Tool Information Retention Manager (IRM) den Lebenszyklus von Informationen über Regeln und Richtlinien zu steuern, bringt SAP ILM weitere Mehrwerte mit sich – nicht nur zur Erfüllung der DSGVO, sondern auch zur Reduzierung des Datenwachstums.

Voraussetzungen und technische Anforderungen beim Einsatz von SAP ILM

Vor dem Projektanfang der technischen Umsetzung ist das Vorliegen einer rechtlich abgesicherten Sperr- und Löschkonzept unabdingbar. Die Ergebnisse dieser Vorphase werden mit der inPuncto Technologie abgebildet:

Die Archivierungssoftware von inPuncto stellt die von SAP modifizierte, bzw. spezifizierte WebDAV ILM Schnittstelle für die Nutzung durch SAP-Systeme bereit. Die dahinter liegende Ablage der Archivierungssoftware biz²ArchiveServer findet über einen Konnektor statt – hier steht derzeit eine erste Ausprägung zur Ablage in Dateisystemen statt.

Die zusätzliche Komponente im Archivsystem sorgt dafür, dass Abhängigkeiten von personenbezogenen Daten und Dokumenten abgebildet und in den gesetzlich erforderlichen Zeiträumen auch gelöscht werden können. Unser biz²ArchiveServer ist User- sowie Viewer, Daten- und Dokumenten-Volumen-unabhängig.

Wir haben Ihr Interesse an SAP ILM und inPuncto biz²ArchiveServer-ILM geweckt?
Dann wenden Sie sich gerne an das inPuncto Team! Wir beantworten Ihnen auch gerne Fragen zu den neuen Funktionen der Archivierungssoftware biz²ArchivServer.

SAP ILM: Voraussetzungen & technische Anforderungen (PDF) >>