E-Rechnungen, Fristen & praxisnahe Handlungsempfehlungen
Mit der Einführung der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich setzt Deutschland einen weiteren Meilenstein in der Digitalisierung des Rechnungswesens. Während der Empfang elektronischer Rechnungen seit Januar 2025 verpflichtend ist, gelten für die elektronische Rechnungsstellung gestaffelte Übergangsregelungen bis 2027 bzw. 2028.
Für Unternehmen stellt sich damit die Frage: Wie lassen sich die Fristen sinnvoll nutzen – ohne spätere Risiken oder unnötige Mehraufwände?
Die elektronische Rechnungsstellung: Was gilt ab wann?
Die gesetzlichen Regelungen unterscheiden klar zwischen Empfang und Versand von E-Rechnungen:
- Seit Januar 2025
Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. - Übergangsregelung für den Versand (2025–2026)
Rechnungen dürfen weiterhin:
– als Papier
– oder als PDF (mit Zustimmung des Empfängers) versendet werden. - Ab 2027 / 2028
– 2027 gilt eine Übergangsregelung für Unternehmen mit ≤ 800.000 € Umsatz,
– ab 2028 ist die elektronische Rechnungsstellung für alle Unternehmen verpflichtend.
Praxis bestätigt: Vorausschauendes Handeln rechnet sich doppelt
Viele Unternehmen sehen die Übergangsregelung als Möglichkeit, die Einführung der E-Rechnung aufzuschieben. In der Praxis birgt das jedoch Risiken:
- Kurzfristiger Umsetzungsdruck kurz vor Fristende
- Höhere Projektkosten durch Zeitmangel
- Unzureichend integrierte Insellösungen
- Fehlende Grundlage für zukünftige Anforderungen wie Echtzeit-Reporting
Wer frühzeitig plant, sichert nicht nur regulatorische Konformität, sondern realisiert messbare wirtschaftliche Vorteile.
inPuncto als strategischer Partner für die E-Rechnungsprozesse
E-Rechnung ist kein isoliertes Einzelszenario, sondern ein durchgängiger Prozess – vom Rechnungseingang bis zum Rechnungsausgang. Die Herausforderung liegt darin, regulatorische Anforderungen, technische Standards und SAP-Prozesse übergreifend zu harmonisieren. Der Mehrwert entsteht durch Lösungen, die E-Rechnungsprozesse ganzheitlich abbilden und nachhaltig in bestehende Systeme integrieren.
Ganzheitlicher Ansatz statt punktueller Lösungen
inPuncto verfolgt einen Full-Service-Ansatz für E-Rechnungsprozesse. Statt einzelner technischer Bausteine erhalten Unternehmen eine durchgängige, SAP-integrierte Lösung, die den gesamten Lebenszyklus der elektronischen Rechnung abdeckt – vom Setup bis zum laufenden Betrieb.
Der Vorteil: Unternehmen können sich auf ihre Fachprozesse konzentrieren, während komplexe technische und regulatorische Aufgaben zentral übernommen werden.
Entlastung über den gesamten E-Rechnungsprozess hinweg
Mit der inPuncto E-Rechnungslösung entfallen zahlreiche aufwändige Einzelschritte, die andernfalls intern oder mit mehreren Dienstleistern koordiniert werden müssten.
Typische Aufwände, die durch inPuncto-Lösungen reduziert oder vollständig übernommen werden:
- Einrichtung technischer Verbindungen
Anbindung von Geschäftspartnern, Plattformen oder Netzwerken erfolgt strukturiert und zentral. - Mapping auf gesetzeskonforme E-Rechnungsformate
Umsetzung und Pflege der erforderlichen Formate wie XRechnung, ZUGFeRD oder EDI (CEN-Format) – abgestimmt auf SAP-Beleglogiken. - Testphase und produktiver Go-Live
Koordinierte Testszenarien, Validierungen und ein kontrollierter Übergang in den Echtbetrieb. - Nahtlose SAP-Integration
Direkte Einbettung in bestehende SAP-Prozesse ohne Medienbrüche oder parallele Datenhaltung. - Automatische Rechnungsvalidierung
Einrichtung von Routinen zur Prüfung auf Format- und Inhaltskonformität (z. B. EN 16931). - Fehleranalyse und -behebung
Schnelle Identifikation und Korrektur technischer oder fachlicher Abweichungen. - Wartung und Updates
Laufende Anpassungen an gesetzliche Änderungen, neue Versionen und internationale Anforderungen.
Mehr als Compliance: Grundlage für zukünftige Anforderungen
Durch den ganzheitlichen Ansatz entsteht nicht nur eine gesetzeskonforme E-Rechnungsstellung, sondern eine zentrale Plattform für Rechnungs- und Steuerdaten.
Diese reduziert Datenredundanzen und schafft eine konsistente Datenbasis – ein entscheidender Vorteil mit Blick auf:
- internationale Plattformmodelle
- PEPPOL-Anbindungen
- zukünftige Echtzeit-Reporting-Pflichten an Finanzbehörden
Fazit: Übergangsregelung strategisch nutzen – mit dem richtigen Partner
Die Übergangsregelung zur elektronischen Rechnungsstellung bietet Unternehmen die Chance, strukturiert und nachhaltig auf die kommenden Pflichtphasen vorbereitet zu sein.
Mit inPuncto als strategischem Partner profitieren Unternehmen von:
- einem End-to-End-Ansatz
- tiefer SAP-Integration
- reduziertem Projektaufwand
- hoher Zukunftssicherheit
So wird die E-Rechnungsstellung nicht nur umgesetzt, sondern strategisch genutzt. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit inPuncto die E-Rechnung und das künftige Echtzeit-Reporting strategisch nutzen können.