Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung des inPuncto Ticket-Supportportals stattfindet.

I. Allgemeine Informationen

1. Verantwortlicher 

Name und Anschrift der Verantwortlichen:

inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Deutschland
Tel.: +49 (0)711 / 66188500
E-Mail: kontakt@inpuncto.com
Website: www.inpuncto.com

Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten:

Jürgen Müller
Am Kirchert 6
72622 Nürtingen
Deutschland
Tel.: +49 (0)173 3115137
E-Mail: juergen.mueller@dsb-mueller.com

2. Hosting / Auftragsverarbeitung

Das Ticketsystem wird auf einem Server in Deutschland betrieben. Mit dem Hosting-Dienstleister besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Es findet keine Datenübermittlung in Drittländer statt. Die Kommunikation mit dem Ticketsystem erfolgt über eine TLS-verschlüsselte Verbindung.

II. Bereitstellung von Zugang zum inPuncto Ticket-Supportportal

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
inPuncto Ticket-Supportportal dient zum Austausch von Informationen mit Kunden und Partnern.

Verantwortlicher
Die Verantwortung obliegt der inPuncto und ggfs. dem Kunden/Partner für die Daten, die er selbst auf dem dem Ticket-Supportportal bereitgestellt hat.

Umfang der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung/Austausch von Informationen und Daten zwischen inPuncto und dem Kunden/Partner über einen funktionsfähigen und sicheren Webinterface ist.
Folgenden personenbezogene Daten werden verarbeitet, um das interne Usermanagement zu betreiben:

(1) Benutzername
(2) Passwort bei der Erstanlage
(3) Die vom Nutzer übermittelten Dateien, Anhänge, Ticketinhalte

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage (beispielsweise steuerliche Nachweispflichten).

Dokumentation bei Vertragsstreitigkeiten

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

Technische Verwaltung des Portals

• Speicherung von Login-Daten, um Zugang zu ermöglichen.
• Schutz vor unbefugtem Zugriff (IT-Sicherheit).

Kundensupport und Kommunikation

• Verarbeitung von Kontaktdaten, Supportanfragen, Servicehistorie, um Anfragen effizient zu bearbeiten.
• Nachverfolgung von offenen Tickets, um Kundenzufriedenheit sicherzustellen.

Sicherheitsüberwachung

• Erkennung von Missbrauch, Betrugsversuchen oder Hackerangriffen.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Über das Ticket-Supportportal werden Anfragen und Anliegen von Kunden oder Partnern koordiniert und bearbeitet. Die Auftragnehmer stellen über die Weboberfläche Informationen zu den Anfragen bereit, einschließlich relevanter Dokumente:
zum Zwecke der Vertragserfüllung:

• Bearbeitung von Supportanfragen
• Bereitstellung von Login-Zugang
• Rechnungsstellung, etc.
• Benachrichtigungen zu Sicherheitspatches, neue Features, wichtige Hinweise zur Software-Nutzung etc.

4. Dauer der Speicherung
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.

Da die Tickets auch für die Abrechnung mit den Kunden verwendet werden, beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gemäß Abgabenordnung mindestens 10 Jahre (§ 147 AO).

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist zum Zwecke der Vertragserfüllung und daher bestehen keine Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit. Hinsichtlich der Verarbeitung aus betrieblichem Interesse haben Sie die Widerspruchsmöglichkeit. ​

III. Erstellung von Logfiles

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf der inPuncto Ticket-Supportportal erfasst das System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden hierbei erhoben:
(1) Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
(2) Das Betriebssystem des Nutzers
(3) Die IP-Adresse des Nutzers
(4) Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung des Ticket-Supportportals und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung von inPuncto Ticket-Supportportal ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.
Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.

Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung von inPuncto Ticket-Supportportal und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb des Systems zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

IV. Verwendung von Cookies

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
inPuncto Ticket-Supportportal verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht.

Das Portal setzt folgende Cookies ein:

• Essenzielle Cookies (technisch notwendig)

Wir verwenden das technisch notwendige Session-Cookie, um die Sitzung des Nutzers während der Nutzung des Portals aufrechtzuerhalten. Es enthält eine zufällig generierte ID und wird beim Schließen des Browsers gelöscht. Das Cookie ist erforderlich, um die Funktionalität des Portals sicherzustellen.

First-Party-Cookies „PHPSESSID“

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

3. Zweck der Datenverarbeitung
Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unseres Ticket-Supportportals können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird. Die durch technisch notwendige Cookies erhobenen Nutzerdaten werden nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Speicherung und Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserem Ticket-Supportportal übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für inPuncto Ticket-Supportportal deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen des Ticket-Supportportals vollumfänglich genutzt werden.

V. Rechte der betrofenen Personen

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Auskunftsrecht: Sie können von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden und das Recht auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.

Recht auf Berichtigung: Sie haben ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung gegenüber dem Verantwortlichen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind.

Recht auf Löschung und Einschränkung der Verarbeitung: Sie können von dem Verantwortlichen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben verlangen, dass Sie betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

Recht auf Unterrichtung: Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht, ist dieser verpflichtet, allen Empfängern, denen die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt wurden, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden.

Widerrufsrecht: Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Widerspruchsrecht: Sie können der künftigen Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen.

Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde: Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Hausanschrift:
Lautenschlagerstr. 20
70173 Stuttgart

Postanschrift:
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart

Tel.: 0711/615541-0
Fax: 0711/615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Website: https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/