SAP-Archivierungssoftware im Einsatz – stabile Performance und reduzierte Kosten
Kunde & Ausgangssituation
Der Kunde ist ein multinationaler Elektronikkonzern mit über 100 Tochtergesellschaften in rund 30 Ländern. In einer komplexen SAP-Vertriebsumgebung setzt das Unternehmen die Archivierungslösung von inPuncto – das Softwarehause, das seit über 25 Jahren SAP-Partner ist- ein, um ausgehende und eingehende Geschäftsdokumente zentral, revisionssicher und skalierbar zu archivieren.
Archiviert werden unter anderem Auftragsbestätigungen und Rechnungen inklusive EDI-Nachrichten. Ergänzt wird dies durch komfortable Funktionen wie den Massennachdruck archivierter Belege direkt aus SAP über Mehrfachselektionen. Die Lösung ist auf hohe Datenvolumina und langfristige Skalierbarkeit ausgelegt. Bereits bei der Einführung wurden rund 11 Millionen Altdokumente migriert und indiziert. Heute arbeiten mehrere hundert SAP-User mit der Lösung, die sowohl on-premises als auch in der Cloud betrieben werden kann und flexibel für zusätzliche Dokumentarten oder einen weltweiten Roll-out erweiterbar ist.
Herausforderung: Hohe Lastspitzen im operativen Betrieb
In großen Unternehmensumgebungen mit zeitkritischen SAP-gestützten Geschäftsprozessen treten regelmäßig kurzfristige Lastspitzen auf – insbesondere während parallel laufender Batchprozesse.
Zu definierten Zeitpunkten im Tagesgeschäft kam es zu einer großen Anzahl nahezu gleichzeitiger Schreibzugriffe. Diese Lastspitzen führten vereinzelt zu erhöhten Antwortzeiten bei Datenbankanfragen. Die Analyse zeigte jedoch klar:
Nicht die Datenbank selbst war der Engpass, sondern die Steuerung und Koordination paralleler Zugriffe bot Optimierungspotenzial.
Lösung: Performance schnell und nachhaltig stabilisieren
Dank der modularen Architektur der inPuncto SAP-zertifizierten Archivierungssoftware konnten gezielte Optimierungen schnell umgesetzt werden. Ziel war es, die Archivierungsprozesse so weiterzuentwickeln, dass sie auch bei sehr hoher kurzfristiger Auslastung stabil, performant und skalierbar ausgeführt werden können.
Transparenz über die Systemauslastung
Ein erweitertes Monitoring schafft seitdem Transparenz über die aktuelle Auslastung der Datenbankverbindungen. Diese Grundlage ermöglichte eine fundierte Bewertung der Lastsituation und eine ressourcenschonende Feinjustierung der Systemparameter.
Skalierbare Steuerung paralleler Zugriffe
Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse wurden die verfügbaren Verbindungskapazitäten gezielt erweitert. Dadurch können auch kurzzeitige Lastspitzen im Batchbetrieb zuverlässig abgefedert werden. In der Praxis bleibt der Betrieb selbst bei hoher Parallelität stabil – die Skalierung greift genau dann, wenn sie benötigt wird.
Technologische Basis: SAP-zertifizierter Archiv biz²ArchiveServer von inPuncto
Im Einsatz ist der biz²ArchiveServer, eine SAP-zertifizierte Archivierungssoftware, die sich nahtlos in bestehende SAP-Systemlandschaften integriert. Die Lösung unterstützt unter anderem SAP ArchiveLink und SAP ILM und ermöglicht eine revisionssichere, gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten und Daten. Der Archiv entlastet SAP-Systeme nachhaltig, verwaltet große Datenmengen effizient und bietet durch seine modulare Architektur eine hohe Flexibilität für unterschiedliche Performance- und Skalierungsanforderungen.
SAP ILM: Nächste Stufe der Prozessoptimierung
Als weiterer Schritt der kontinuierlichen Optimierung wurde das SAP ILM Modul erfolgreich eingeführt und ist heute bereits in 80 Tochterunternehmen in 10 Ländern im Einsatz. Ziel war es, die Systemlandschaft im Zuge der Migration auf SAP HANA zu verschlanken und gleichzeitig Compliance- sowie Fachbereichsanforderungen effizienter zu unterstützen.
- Durch den Einsatz von ILM-Richtlinien konnte ein erheblicher Teil der Daten aus der SAP-Datenbank ausgelagert werden. Das Ergebnis:
- Spürbare Einsparungen bei HANA-Speicherkosten
- Deutlich schnellere Monatsabschlussprozesse
- Automatisierte, revisionssichere Verwaltung personenbezogener Daten über den gesamten Lebenszyklus
Zusätzlich profitieren die Rechtsabteilungen von einem direkten, revisionssicheren Zugriff auf archivierte Dokumente – ohne Einbindung der IT. Fachliche Prozesse wurden entlastet und Durchlaufzeiten weiter reduziert.
Auch aus Performance-Sicht bietet SAP ILM messbare Vorteile:
- Schnellere transaktionale Verarbeitung durch reduzierte Datenbankgrößen
- Effizienteres Reporting sowie schnellere Batch- und Hintergrundverarbeitungen
Mehrwert auf einen Blick
- Stabile Batchläufe auch bei sehr hoher Parallelität
- Reduzierung von Timeouts und Lastspitzen
- Transparente Steuerung der Systemauslastung
- Einsparungen bei Infrastruktur- und Betriebskosten
- Zukunftssichere, international skalierbare Archivierungsarchitektur
Effizienz, Kosten und Compliance im Einklang
Der Anwenderbericht zeigt, wie der Elektronikkonzern mit der SAP-zertifizierten Archivierungssoftware von inPuncto Performance-Herausforderungen gezielt gelöst, seine SAP-Systemlandschaft strategisch optimiert und gleichzeitig Compliance, Kosten und Fachbereichsanforderungen nachhaltig in Einklang gebracht hat.
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