Was macht der Verarbeitungssoftware biz²ScanServer eigentlich?
Der Verarbeitungssoftware biz²ScanServer für SAP ist eine Art digitaler Postverteiler für Unternehmen. Er nimmt alle Dokumente entgegen, egal ob sie auf Papier eingehen oder elektronisch – zum Beispiel als PDF, E-Mail-Anhang oder XML-Datei. Anschließend sorgt er dafür, dass diese Dokumente automatisch erkannt, sortiert und in die richtigen Geschäftsprozesse weitergeleitet werden.
Man kann ihn sich wie einen sehr fleißigen, gut organisierten Mitarbeiter vorstellen, der:
- Alle Arten von Dokumenten einsammelt
– gescannte Papierstapel, E-Mails, Dateien und viele andere Formate.
NEU: Nahtlose Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk. Eingehende elektronische Rechnungen – beispielsweise im UBL-XML-Format – werden aus dem PEPPOL-Netzwerk ebenso automatisch eingesammelt, ausgelesen, validiert und verarbeitet.
2. Den Inhalt automatisch liest
– dank OCR/ICR-Texterkennung.
NEU: Bei eRechnungen: PDF-Visualisierung der Prüfergebnisse und automatische Validierung.
Die länderspezifischen Anforderungen (z. B. spezielle Formate und Portale) werden berücksichtigt.
3. Dokumente automatisch zuordnet und verarbeitet
– ohne dass jemand vorher sortieren muss.
4. Passende Arbeitsabläufe (Workflows) startet
– z. B. den Prozess für Eingangsrechnungen, Lieferscheine oder Auftragsbestätigungen.
5. Die Ergebnisse automatisch an das SAP übergibt.
Wie funktioniert das in der Praxis?
- Stapel mit Rechnungen werden gescannt → der Verarnbeitungsserver erkennt sie → liest die Inhalte → startet den Rechnungsprozess.
- Ein anderer Stapel enthält Lieferscheine → wird ebenfalls automatisch erkannt → an den passenden Workflow geschickt.
- Eine E-Mail trifft ein mit mehreren Anhängen → der Verabeitungsserver erkennt, wie viele Anhänge es gibt und welche → und verarbeitet jeden einzelnen korrekt (z. B. via OCR oder XML-Auswertung).
- Alle Dokumente können gleichzeitig bearbeitet werden – ohne manuelle Vorsortierung.
Kurz gesagt:
Der biz²ScanServer sorgt dafür, dass Unternehmen ihren gesamten Posteingang digital, schnell und automatisch verarbeiten können – ohne unnötige Handarbeit. Das spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt viele interne Abläufe.
Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Schnellere Prozesse, weil Dokumente automatisch erkannt und weiterverarbeitet werden
- Zentrale, serverbasierte Steuerung aller Dokumenten-Workflows
- Flexible Verarbeitung vieler Formate (Scans, PDFs, E-Mails, UBL-XML-Format, XML usw.)
- Wenig Wartungsaufwand, da die Prozesse zentral eingestellt werden
- Automatische Weitergabe an das SAP-System
- Beschleunigung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse
- Einsatz in verschiedensten Eingangsszenarien möglich
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