Elektronischer Datenaustausch über PEPPOL & nationale Plattformen

E-Rechnungen über PEPPOL & nationale Plattformen – Praxiswissen kompakt

Elektronische Rechnungen revolutionieren die Arbeitsprozesse von Unternehmen und tragen maßgeblich zu effizienteren Abläufen bei. Das PEPPOL-Netzwerk spielt eine zentrale Rolle im B2G- und B2B-Bereich, ergänzt durch nationale Plattformen in einigen Ländern.

Elektronischer Datenaustausch über PEPPOL in Deutschland und Europa

In Deutschland dient PEPPOL als zentrales Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden (B2G). Öffentliche Auftraggeber sind seit dem 1. Oktober 2023 verpflichtet, an das PEPPOL-Netzwerk angebunden zu sein, was die Nutzung von XRechnung und anderen PEPPOL-konformen Standards voraussetzt.

Das PEPPOL-Netzwerk wurde ursprünglich für den öffentlichen Sektor (B2G) entwickelt, wird aber in vielen Ländern inzwischen auch im B2B-Bereich aktiv genutzt. Besonders in Ländern wie Belgien, Norwegen, Schweden, Finnland, den Niederlanden, Dänemark, Italien und zunehmend auch Frankreich und Deutschland wird PEPPOL als Standardnetzwerk für den Austausch strukturierter E-Rechnungen verwendet.

PEPPOL spielt somit eine zentrale Rolle im grenzüberschreitenden elektronischen Datenaustausch innerhalb Europas, da es einheitliche technische Spezifikationen (z. B. PEPPOL BIS Billing 3.0) bereitstellt.

Elektronischer Datenaustausch über nationale Plattformen

Ergänzend übernehmen in einigen Ländern nationale Plattformen eine wichtige Funktion bei der Umsetzung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Sie stellen sicher, dass Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, und erleichtern Unternehmen den Empfang und die Weiterverarbeitung der Daten. Solche EU-länder mit bestehenden nationalen E-Rechnungsplattformen sind z.B. unter anderen:

• Deutschland (ZRE / OZG-RE – Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes)
• Italien (SDI – Sistema di Interscambio)
• Frankreich (Chorus Pro / künftig PDP-System – Plateforme de Dématérialisation Partenaire)
• Rumänien (RO E-Factura)
• Kroatien (Servis e-Račun za državu – Staatliche E-Rechnungsplattform für öffentliche Auftraggeber)

Praxiswissen kompakt

In diesem Abschnitt erfahren Sie kompakt, wie das PEPPOL-Netzwerk funktioniert, welche Aufgaben nationale Plattformen erfüllen und wie Unternehmen E-Rechnungen effizient empfangen und verarbeiten können, um Zeit und Kosten zu sparen.

Mehr über PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein internationales Netzwerk für den strukturierten Austausch elektronischer Dokumente. Es verbindet Unternehmen, Behörden und Dienstleister über sogenannte Access Points – zertifizierte technische Schnittstellen.
Wichtig:

• PEPPOL bietet keine klassischen Portale, sondern einen reinen technischen Austausch über das AS4-Protokoll (regelt den sicheren und nutzdatenunabhängigen Austausch von Dokumenten im B2B).
• Es ist ein One-Way-Transportnetzwerk – Rückmeldungen oder Ablehnungen sind nicht Bestandteil des Kernsystems.

Mehr über die nationalen Plattformen

In manchen Ländern existieren staatliche oder zentrale Plattformen, die parallel oder zusätzlich zu PEPPOL arbeiten. Diese Plattformen können:

• den Empfang von Rechnungen regeln
• zentral weiterleiten
• Rückmeldungen ermöglichen

Sie sind jedoch nicht Teil des PEPPOL-Kerns und arbeiten meist mit eigenen Prozessen und Protokollen. Beispiele sind nationale Lösungen wie Italiens SDI.

E-Rechnungsempfang über PEPPOL vs. nationale Plattformen

Rechnungsempfang über PEPPOL

Damit Unternehmen Rechnungen über PEPPOL empfangen können, sind einige Schritte erforderlich:
1. Registrierung bei einem PCSP (Peppol Certified Service Provider) – Jeder Rechnungsempfänger muss im PEPPOL-Netzwerk registriert sein.
2. Vergabe einer PEPPOL-ID (Beispiel: 9930:DE123456789) – Diese eindeutige ID dient zur Adressierung im Netzwerk.
3. Empfang und Weiterleitung – Der PCSP empfängt die Rechnungen und leitet sie an den Kunden weiter.
4. Rechnungsverarbeitung – Formatspezifische Beleglesung und Validierung

Prinzip PEPPOL vs. nationale Plattformen

PEPPOL:

• Prüft nur die technische Übertragung (Syntax, Format, Zertifizierung des Access Points).
• Inhaltliche Validierung (z. B. Pflichtfelder, steuerliche Anforderungen) erfolgt beim Empfänger.
• Bei technisch gültigen, aber inhaltlich fehlerhaften Rechnungen (z. B. falscher Betrag, fehlende Bestellnummer, falscher Ansprechpartner, doppelte Rechnung) gibt es keinen standardisierten Rückkanal im PEPPOL-Netzwerk. Rückweisung oder Ablehnung  muss extern erfolgen (z. B. E-Mail oder Lieferantenportal).

Nationale Plattformen (z. B. OZG-RE in Deutschland, KSeF in Polen, Chorus Pro in Frankreich):

• Übernehmen häufig eine Vorab-Validierung der eingehenden Rechnungen.
• Die Validierung kann technische Prüfungen (XML-Format, Pflichtfelder) und in einigen Ländern auch rechtliche/steuerliche Prüfungen umfassen.
• In einigen Ländern, wie Italien mit dem zentralen SDI-Portal, bestehen zudem strukturierte Rückkanäle. Dort können Rechnungen auch nach technischer Annahme automatisiert abgelehnt werden. Diese Rückmeldungen erfolgen direkt über das Portal – nicht per E-Mail.

💡Unser Tipp: Als E-Rechnungsspezialist übernimmt inPuncto alle notwendigen Schritte rund um den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen – egal, ob über das PEPPOL-Netzwerk oder nationale Plattformen.

E-Rechnungen effizient meistern – mit inPuncto an Ihrer Seite

Im Rahmen von Partnerprojekten mit zertifizierten PEPPOL Access Point Providern oder Access Point Providern für nationale Plattformen wird die vollständige Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk bzw. an die nationale Plattform realisiert – von der technischen Integration und Datenübertragung bis hin zum sicheren Empfang und der automatisierten Weiterleitung der E-Rechnungen. Über den inPuncto Webservice, API oder FTPs werden z.B. die eingehenden PEPPOL-Rechnungen direkt an den inPuncto SAP Add-on biz²ScanServer übergeben. Dort werden die Rechnungen automatisch ausgelesen, bei Bedarf die strukturierten XML-Daten visualisiert und anschließend in die Workflowprozesse zur weiteren Verarbeitung eingebunden – etwa zur Freigabe, Buchung und Archivierung. So wird der gesamte Prozess – von der Übertragung bis zur Verarbeitung – vollständig digital, sicher und effizient abgebildet.

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