Output Management: Dokumentenerstellung in SAP

Output-Management: Automatische Dokumentenerstellung mit SAP-Daten in MS-Office

Die Erstellung von Dokumenten aus SAP kann viel Zeit beanspruchen. Das muss aber nicht sein, denn mit der Zusatzsoftware von inPuncto lassen sich Microsoft Word-Dokumente für das Output-Management mit wenigen Klicks automatisch erstellen und direkt mit aktuellen Daten aus SAP befüllen. Nach der Erstellung haben Sie außerdem die Möglichkeit die Dokumente individuell weiter zu bearbeiten.

Was ist Output-Management?

Unter Output-Management versteht man den Prozess der Erzeugung, Erstellung und Verteilung von (physischen und elektronischen) Dokumenten an bestimmte Empfänger (Personen oder Unternehmen) mit dem Ziel, diese Prozesse zu optimieren und dadurch Zeit und Kosten zu sparen. Das Output-Management ist ein Teilbereich des Enterprise Content Managements (ECM).

Wie funktioniert das Output-Management mit den inPuncto-Add-ons?

Sie benötigen für die automatische Dokumentenerstellung zunächst ein SAP-System, das die Daten, Strukturen und Logiken enthält, mit denen Sie arbeiten möchten. Außerdem ein Ablage- bzw. Archivsystem, in dem Sie die veränderbaren Dokumente zwischenspeichern können, z.B. unseren biz²Archiver und dann benötigen Sie natürlich noch unseren Client biz²OfficeForms für Microsoft Office, um die Vorlagen und Dokumente für das Output-Management zu erzeugen und bearbeiten.

Startpunkt für die Dokumentenerzeugung ist ein beliebiges Business Objekt, aus dessen Kontext Sie später verschiedene Dokumentvorlagen und damit die Dokumenterzeugung aufrufen können. Mittels SAP-Funktionsbausteine werden repräsentative Datensätzen aus SAP bereitgestellt.

Das können z.B. bei Business Objekten aus HR/HCM Personalnummern, Namen, Adressen und weitere personalspezifische Kriterien sein.

Die Vorlagenerstellung findet im SAP-Add-on biz²OfficeForms mit der gewohnten Microsoft Word-Oberfläche statt. Über ein zusätzliches inPuncto-Menü können Sie in MS-Word Formularelemente und deren Datensätze bequem per Drag&Drop in die Vorlage einfügen.

Sie können aber auch Textbausteine, z.B. für ein Anschreiben, modellieren und innerhalb eines Textblocks verschiedene Textbausteine verschachteln und mit individuellen Regeln versehen.

Auch Tabellen, z.B. für eine Angebotserstellung aus SAP heraus, können ganz einfach hinzugefügt werden. Hierfür muss lediglich die erste Tabellenzeile modelliert werden – die restlichen Daten werden dann direkt aus dem SAP-System gezogen und die Tabelle damit befüllt. MS-Word fungiert hier als Vorlagendesign-Tool inkl. der Elemente und deren Regeln. SAP liefert strukturiert die Daten.

Das direkte “WYSIWYG” (what-you-see-is-what-you-get) überzeugt im Handling und in der Transparenz der Modellierung. Sie sehen dadurch nämlich exakt wie das künftige Dokument aussehen wird.

Wenn Sie die Vorlage erzeugt haben, dann speichern Sie die Word-Vorlage als veränderbares Dokument in SAP ab.

Die Vorlagenverwaltung für das Output-Management findet komplett in SAP statt und nicht in Microsoft oder lokal! Das hat den Vorteil, dass die Vorlagen über die inPuncto-Lösung jederzeit für alle Beteiligten verfügbar und immer auf dem aktuellsten Stand sind. Versionen, Gültigkeiten und Berechtigungen runden das gesamte Verwaltungsthema der Vorlagen in SAP ab.

Das Besondere: Vorlagen können auch (z.B. für Übersetzungen) ohne SAP-Integration exportiert und unabhängig vom SAP System bearbeitet, optimiert und nachträglich wieder im SAP-System gespeichert/importiert werden.

Die erstellte Vorlage inkl. der Elemente und deren Regeln werden jetzt bei der Dokumentenerzeugung aus dem SAP-Kontext heraus aufgerufen. Dabei wird sowohl die Vorlage als auch die hierfür vorgesehenen SAP-Daten an dem inPuncto Client biz²OfficeForms gesendet. Dort findet dann die eigentliche Dokumentenerstellung statt: Aus der Vorlage wird daten- und regelbasiert das Dokument erzeugt.
Der große Vorteil der inPuncto-Lösung: Die erzeugten Dokumente können Sie jederzeit weiter finalisieren, ergänzen etc. Die Verwaltung der (noch änderbaren) Dokumente findet wieder in SAP statt. Erst nach der Finalisierung des Dokuments findet dann die Erzeugung als PDF statt. Die durch das Output-Management bereitgestellten Dokumente können dann via SAP z.B. per E-Mail versendet und natürlich über inPuncto revisionssicher archiviert werden.

VIDEOS:

Videos über die automatische Dokumentenerstellung und Ihre Vorteile:

Ihr Ansprechpartner

Ihr inPuncto Team

E-Mail: kontakt[at]inpuncto.com
Telefon: +49 (0) 711 66 188 500

Automatische Dokumentenerstellung:
Anwendungsbeispiele & Vorteile

Automatische Dokumentenerstellung: Anwendungsbeispiele & Vorteile

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Anwendungsbeispiele für die automatische Dokumentenerstellung

Die intelligente Dokumentenerzeugung von inPuncto lässt sich besonders gut im Personalbereich (Arbeitsverträge, Arbeitsbescheinigungen, Arbeitszeugnisse, Mitarbeiteranschreiben, Freigaben von Urlaubs- und Reiseanträgen, Prämienanschreiben etc.) oder im Student-Lifecircle-Management (individueller Studienverlauf von Studierenden anhand kontextbezogener Inhalte) einsetzen. Aber auch bei der Erstellung von Anschreiben, Formularen, Reports, Angeboten, Lieferscheinen, Preislisten, Vertragsdokumenten etc. lässt sich die Lösung gewinnbringend nutzen.

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Ihre Vorteile mit der intelligenten Dokumentenerzeugung von inPuncto

  • Integration der Dokumentenerzeugung in SAP.
  • Vorlagen für die Dokumentenerstellung lassen sich ohne Programmierkenntnisse und ohne kompliziertes Scripting erstellen (what-you-see-is-what-you-get bzw. WYSIWYG).
  • Hohe Flexibilität dank der einfachen Bearbeitung mit der MS-Office-Oberfläche.
  • Zeitersparnis (und somit auch Personalkostenersparnis) bei der Dokumentenerstellung in Masse oder der individuellen Dokumentenerstellung dank intelligentem Vorlagenmanagement und Daten aus SAP.
  • Die erstellten Vorlagen lassen sich jederzeit individuell über die Office-Oberfläche bearbeiten.
  • Vorlagen und SAP-Textbausteine für die Dokumentenerstellung sind durch die zentrale Verwaltung immer auf dem neuesten Stand und entsprechen dem Corporate Design.
  • Revisionssichere Archivierung der erzeugten Dokumente.
  • Senkung der Betriebskosten (Wegfall von Papier-, Toner- und Portokosten).

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Dokumentenerstellung mit geprüfter Software von inPuncto

Geprüfte Revisionssicherheit für Ihre dokumenten-basierte Prozesse mit inPuncto ECM-Software

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