Über Revisionssicherheit

Was ist Revisionssicherheit?

Ein elektronisches Archivsystem wird als revisionssicher bezeichnet, wenn bestimmte handels- und steuerrechtliche Anforderungen nach deutschen Gesetz erfüllt werden.

Der Begriff Revisionssicherheit wurde 1992 von Ulrich Kampffmeyer geprägt und 1996 vom VOI in einem „Code of Practice“ allgemeingültig veröffentlicht.

Die Revisionssicherheit orientiert sich am Verständnis der Revision und bezieht sich deshalb nicht auf Einzelkomponenten sondern auf gesamte Lösungen. Sie ist wesentlicher Bestandteil für Compliance von Informationssystemen.

In der Praxis bedeutet Revisionssicherheit eine verfälschungssichere langzeitige Archivierung elektronischer Informationen.

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Laut HGB bezieht sich die Revisionssicherheit auf:

1. Ordnungsmäßigkeit: Ein einheitlicher Archivierungsprozess soll definiert werden.

2. Vollständigkeit: Alle im Original vorhandenen Informationen sollen archiviert werden.

3. Sicherheit des Gesamtverfahrens: Es handelt sich hier um Ausnahmeregelungen und Protokollierung.

4. Schutz vor Veränderung und Verfälschung: Es soll sichergestellt werden, dass die digitale Kopie mit dem Original
deckungsgleich ist.

5. Sicherung vor Verlust: Die digitale Kopie soll bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist in einer lesbaren Form den Finanzbehörden zur Verfügung stehen.

6. Nutzung nur durch Berechtigte: Ein strenggeregelter Zugriff soll Verlust und Verfälschung verhindern.

7. Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Es soll sichergestellt werden, dass alle archivierten Dokumente 10 Jahren oder länger lesbar sind.

8. Dokumentation des Verfahrens: Es sollen nicht nur Rechnungen und Geschäftsbriefe aufbewahrt werden, sondern auch ein Protokoll darüber – wer diese Dokumente wann bearbeitet hat.

9. Nachvollziehbarkeit: Alle Aktivitäten sollen nachvollziehbar sein.

10. Prüfbarkeit: Es soll jederzeit möglich sein, die einwandfreie Funktion des eingesetzten Archivs zu überprüfen.

Revisionssicherheit mit inPuncto ECM-Software

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Beispiele der Revisionssicherheit mit inPuncto ECM-Software:

  • Systemgestützte Regeln zur Rechnungsprüfung und -Freigabe (AO) Ihre Unterschriftenregelung mit verschiedensten Kompetenzen wie Sach-, Objekt-, Projekt-, Finanzkompetenz etc. wird klar nachvollziehbar in SAP gepflegt. Gemäß dem Charakter der Rechnung durchläuft diese den hierfür definierten, eindeutigen Weg. ⇒
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Weitere Beispiele der Revisionssicherheit mit inPuncto ECM-Software:

Mit allen Erinnerungs-, Eskalations- und Vertreterregelungen zur Sicherstellung des Prozessdurchlaufes. Mehr über die Lösung „Automatische Rechnungsprüfung unterschiedlicher Belegarten“

  • Nachvollziehbarkeit (GoBD) Der Prozess, wer in welcher Rolle zu beteiligen ist, ist via SAP geregelt. Der gesamte Prozess der Freigabe/Genehmigung von z.B. Rechnungen oder ausgehenden Bestellungen wird protokolliert. Sie haben jederzeit im Hinblick, wo sich das zu genehmigende Dokument befindet, welchen Status es hat, und wie der weitere Weg des Prozesses ist.
  • Revisionssicherheit der Archivierung (GoBD) Die Archivierung erfolgt über die Standardschnittstellen und Protokolle von SAP. Schnittstellen: SAP-HTTP-ContentServer (auch HTTPS), SAP-RFC(s), ABAP, ABAP-OO. Wenn die Daten dann auf worm-fähigen Medien gespeichert werden sowie optional eine Crypto-Technik von inPuncto verwendet wird, sind wichtige Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung erfüllt.

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Compliance-Anforderungen & Revisionssicherheit

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