Digitale Personalakten führen und verwalten in SAP

Mit unserem SAP-Add-ons stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zur Verfügung um elektronische Personalakten zu führen und zu verwalten.

Funktionsüberblick: Personalakten führen und verwalten leicht gemacht

Zugriff auch via Web GUI: Neben dem klassischen Zugriff über das SAP-System ist es mit unserer Software auch möglich via Web GUI Personalakten zu führen und zu verwalten. Über die Web GUI finden Sie die gleichen Dokumente wie in der SAP GUI und auch die Zugriffsberechtigungen sind gleich.

Dokumente suchen: Mithilfe der Schlagwortsuche können Sie nach Inhalten von pdf-Dateien und nach bestimmten Dokumenten suchen und dadurch beim Führen und Verwalten der eAkten Zeit sparen.

Serienbrief-Funktion und Massendruck: Aus SAP heraus steht Ihnen der Befehl Dokumentengenerierung in Masse (Seriendruck-Funktion) zur Verfügung, wobei SAP das führende System ist. Anhand einer Vorlage können Sie personalisierte PDFs generieren. Hierfür werden dynamische, kontextabhängige Regelwerke verwendet, die Sie vorher in SAP hinterlegt haben.

Notiz-Funktion: Damit Sie beim Führen und Verwalten der Personalakten nichts vergessen, können Sie mit einen Klick auf das Notiz-Icon jeder eAkte Erinnerungen und Mitteilungen hinzufügen, bereits vorhandene Aktennotizen bearbeiten oder mit einem Fälligkeitsdatum versehen. Durch diese Notizen wird die entsprechende eAkte zum gewünschten Zeitpunkt angezeigt, sodass eine pünktliche Bearbeitung gewährleistet ist. Mit dem Reiter „Terminverfolgung“ können Sie sich zudem alle anstehenden Fälligkeiten anzeigen lassen.

Personalakten weitergeben: Manchmal ist es nötig Personalakten zum Führen und Verwalten an andere Mitarbeiter weiterzugeben. Um einen optimalen Datenschutz zu gewährleisten, können Sie deshalb einzelnen Mitarbeitern temporäre Einsichtsrechte in bestimmte Akten gewähren. Die Personalakte selbst können Sie außerdem ganz oder teilweise (z.B. nur die bewerbungsrelevante Dokumente) drucken. Um eine unerwünschte Vervielfältigung zu vermeiden, lässt sich die Druck-Funktion zusätzlich mit einem Kennwort schützen.

Dokumente umhängen: Einzelne Dokumente können Sie per Drag & Drop schnell und unkompliziert umhängen bzw. in ein anderes Register verschieben.

Dokumentenvorschau: Diese Funktion ermöglicht es Ihnen sich einzelne Dokumente innerhalb des (Teil)Strukturbaums als Dokumentenvorschau anzeigen lassen.

Datums-Funktion: Alle Dokumente werden mit einem Entstehungsdatum und einem Ablagedatum abgespeichert, wodurch sich Personalakten leichter führen und verwalten lassen.

Aktencontrolling: Für jede elektronische Personalakte können Sie ein komplettes Protokoll zu sämtlichen Änderungen und Bearbeitungen erstellen lassen. Ein weiteres Feature für das Aktencontolling ist die Musterakte. Diese dient beim Führen und Verwalten der Personalakte als Checkliste und erkennt automatisch, wenn bestimmte Dokumente in der HR-Akte fehlen. Dadurch sparen Sie beim Führen und Verwalten der Personalakten viel Zeit, da Sie nicht mühsam einzelne Dokumente durchsehen müssen, sondern dies von unserer Software erledigt wird.

VIDEOS:

Elektronische Personalakten führen & verwalten, Video-Tutorial für Sie:

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Weitere Lösungen zur elektronischen Akte in SAP: eAkte

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