Elektronische Personalakte anlegen – Inhalt & Aufbau

Durch den Aufbau der elektronischen Personalakte als Dokumentenbaum finden Sie dort alle Akten, die in Zusammenhang mit einem bestimmten Mitarbeiter stehen. Bereits kurze Zeit nach der Einführung der digitalen Personalakte werden Sie sich darin intuitiv zurechtfinden und können die Akten sicher bedienen. Dank dem übersichtlichen Aufbau der Personalakten-Registerstruktur in SAP sparen Sie sich zudem das lästige Suchen nach einzelnen Dokumenten. Durch den logischen Aufbau der Aktenstruktur können Sie nämlich schnell Unterlagen von einzelnen Mitarbeitern finden oder Inhalte mit der Filterfunktion durchsuchen. Dies ist vor allem bei umfangreichen Personalakten-Inhalten hilfreich.

Die Mitarbeiterakte von inPuncto und sumarum AG starten Sie innerhalb der SAP GUI, wodurch Sie sich nicht nur die Anschaffung eines teuren Drittsystems sondern auch das Synchronisieren der Daten mit SAP sparen. Je nach SAP-Zugriffsberechtigung stehen unterschiedliche Inhalte zur Verfügung, wie z.B. nur personenbezogene Unterlagen oder nur Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen etc. Dadurch ist der sensible Personalakten-Inhalt vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Personalakten anlegen

Wenn Sie sich für die Einführung digitaler Personalakten entschieden haben, dann haben Sie verschiedene Möglichkeiten die Personalakten anzulegen:

Direktes Einscannen von einzelnen Personalakten

Bei dieser Methode werden die Personalakten angelegt, indem die Personalmitarbeiter die vorhandenen Papierdokumente einscannen. Dazu werden zunächst die Dokumentart sowie andere Parameter festlegt, die das digitalisierte Dokument später haben soll und anschließend wird das Papierdokument mit der Scanner Software biz²Scanner eingescannt. Die gescannten Unterlagen können verschlagwortet werden, sodass sie bei einer Stichwortsuche leicht auffindbar sind. Das digitalisierte Dokument wird anschließend im Archivsystem der Personalakten in SAP gespeichert (z.B. in der Archiv-Software biz²Archiver).

Zentrales Einscannen von Personalakten-Stapel via Barcode-Verfahren

Eine weitere Möglichkeit eine Personalakte anzulegen besteht darin die einzelnen Dokumente mit einem Barcode zu versehen und entsprechend zuzuordnen aber erst später an zentraler Stelle mit der Scanner Software biz²Scanner einzuscannen. Die Personalakten-Inhalte, die mit einem Barcode versehen wurden, werden dann als angekündigtes Dokument für die entsprechende Mitarbeiter in SAP vorgemerkt („offener Barcode“) und nach dem Massenscan an zentraler Stelle entsprechend dem Aufbau der Personalakte dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet.

Stapelscannen von Personalakten via Barcode-Vorblatt

Die dritte Möglichkeit Personalakten anzulegen ist das Stapelscannen via Barcode-Vorblatt. Das Barcode-Vorblatt ist entweder ein Papierausdruck oder ein elektronisches Dokument, das anhand der Personalnummer generiert wird, um Dokumente beim späteren Stapelscannen via die Scanner Software biz²Scanner automatisch der richtigen Personalakte zuzuordnen. Nachdem die Dokumente eingescannt wurden lassen sie sich anschließend mit einem Klick zur elektronischen Personalakte in SAP hinzuzufügen.

VIDEOS:

Inhalt & Aufbau von Personalakte, Video-Tutorial für Sie:

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Weitere Lösungen zur elektronischen Akte in SAP: eAkte

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